Emprendedor: ¿Ya sabes todo lo que un asistente virtual puede hacer por tu negocio?

El término trabajo remoto es uno de los más buscados por aquellos que están buscando trabajo y una de las opciones para aquellos que buscan un trabajar desde casa.

Candidatarse para un puesto de Asistente Virtual es una excelente opción, ya que es una función que está al alza y no dejan de aparecer oportunidades en este segmento.

Un asistente virtual es una persona que ofrece apoyo a las empresas de forma remota. A través de las mejoras tecnológicas, y especialmente con la calidad de Internet mejorando cada día,  y con mayor cobertura, se hizo posible compartir documentos, archivos en la nube, herramientas en línea que dispensan el papel y así hacer del trabajo remoto una realidad. 

Los asistentes virtuales son especialmente buscados por emprendedores y empresas online que necesitan ayuda, sin necesidad de tener a alguien presencialmente trabajando en el formato tradicional.  Cada vez es más común, que empresas de todos los tamaños utilicen el apoyo de asistentes virtuales, especialmente para tareas específicas y puntuales.

Pero después de todo, ¿qué hace un asistente virtual?

Para aquellos que aún no conocen esta profesión relativamente nueva, pueden pensar que un asistente virtual es la persona que organiza agendas, realiza tareas de secretariado o áreas administrativas en general. ¡Pero quien piensa que es únicamente eso se equivoca! 

¡Un asistente virtual puede realizar muchísimas actividades! E incluso podemos decir que el título para este tema podría ser: «¿Qué  no pueden hacer los asistentes virtuales por usted?» ya que hay una inmensa lista de tareas que estos profesionales pueden realizar.

Cuando le pregunto a una asistente virtual destacada en Workana, Rafaela Araújo, sobre ser asistente virtual, ella cita:

«Contratar un asistente virtual le da al emprendedor la oportunidad de innovar, así como la oportunidad de contratar sin establecer un vínculo de empleo tradicional, sin las obligaciones de las leyes de empleo, sin la burocracia correspondiente y sin el pago de otros impuestos. «

Y ahora, quiero contarte un poco más sobre las actividades más realizadas por estos profesionales. He listado 7, que son bastante comunes:

1. Tareas Administrativas

Un asistente virtual puede realizar varias funciones en su negocio como servicio telefónico de atención al cliente, gestión de citas y reuniones, gestión de agenda, reserva de viajes y todo lo que un asistente administrativo hace en persona, el asistente virtual puede hacerlo de forma remota.

2. Creación de contenido

El contenido es uno de los propulsores del Marketing Digital y esta es una de las razones por las que las empresas publican entradas en blogs con frecuencia. Ayuda a impulsar la optimización de tu website para el motor de búsqueda y aumenta el direccionamiento de tráfico para el website. Tener a alguien supervisando este proceso puede ser una gran decisión dentro de tu estrategia digital.

La creación de contenido es un proceso que requiere una atención especial ya que implica buscar temas relevantes, palabras clave, imágenes y, por último, cargar el artículo de la correctamente en el blog. Tercerizar este servicio garantizará un contenido de buena calidad.

3. Finanzas

¿Alguna vez has pensado en tener a una persona que se encargue de la finanzas de tu negocio, creando hojas de cálculo para el control de ingresos, los impuestos, la contabilidad, etc.? 

Un asistente virtual especializado en finanzas puede ayudarle y entender mucho mejor tu negocio a través de un análisis de mercado, un estudio de ventas y precios, curva ABC de productos, etc. Esta iniciativa te ofrecerá las claves para encontrar nuevas oportunidades y detectar las amenazas a tiempo para avanzar en terreno seguro.

4. Gestión de redes sociales

Otra arma poderosa en tu plan de Marketing es aumentar la presencia de tu marca en las redes sociales. Ahí es donde muchos de sus clientes potenciales podrán envolverse contigo. Sin embargo, la mayoría de las empresas parecen distantes y desconectadas de sus clientes potenciales: su presencia en las redes sociales, hecha profesionalmente, puede cambiar eso.

Un asistente virtual puede hacer este trabajo en lugar de una agencia de Marketing y, al fin de cuentas, además de tener este trabajo escalado, no será necesario que una agencia de marketing realice esta tarea por ti.

5. Análisis de mercado

El análisis de mercado es una parte esencial de la estrategia de crecimiento de cualquier empresa. Sin algunos insights, nunca vas a saber cual es la mejor forma de crecimiento.  Para el emprendedor, es muy complicado invertir horas de su tiempo en el análisis, al mismo tiempo trata de gestionar su propio negocio.

Cuando se trata de análisis, es imprescindible tener un profesional capacitado que sepa cómo aplicar, compilar los resultados y procesar los datos.

6. Servicio al cliente

Este fue uno de los primeros trabajos en contratar asistentes virtuales en masa. ¿Sabes por qué? La mayoría de las interacciones realizadas en el servicio de atención al cliente se basan en preguntas similares, las dudas son casi siempre las mismas y por lo tanto se pueden responder fácilmente a través de un manual o un script. Y si los asistentes virtuales no pueden manejar un problema determinado, pueden derivarlo a un segundo nivel de soporte.

¡Pero cuidado! Es necesario dar la formación adecuada para que este equipo pueda realmente remediar las dudas que llegan a tu SAC.

7. Gestión de correo electrónico

No es difícil que se acumulen los correos sin abrir, y responder a todos ellos, puede ser una misión casi imposible. Pero dependiendo del contenido de los correos electrónicos (especialmente si su canal de atención al cliente es por correo electrónico), deben ser respondidos en un plazo relativamente pequeño.

Es por eso que muchas empresas y emprendedores tercerizan este servicio a través asistentes virtuales. Pueden filtrar todos tus correos electrónicos, eliminar SPAMs, pueden responder a consultas y solicitudes de trabajo, preguntas generales y seguimiento, organizar y filtrar tu bandeja de entrada. Además de todo esto, también pueden realizar campañas de marketing por correo electrónico y administrar listas de email. ¿El resultado? Tener un canal de comunicación completamente funcional.

Como puedes ver, ¡es una lista interminable! De hecho, los asistentes virtuales pueden hacer prácticamente cualquier cosa, pero muchos de estos profesionales tienen tareas muy específicas basadas en sus habilidades. 

Por lo general, las personas que trabajan como asistentes virtuales pueden ser contratadas durante un período de trabajo largo o para una tarea específica. También trabajan en su gran mayoría para varios clientes y sirven a varios de ellos al mismo tiempo.

Y si quieres convertirte en un asistente virtual, necesitarás habilidades específicas para el trabajo freelance. Por ejemplo, tendrás que ser capaz de realizar multitud de tareas, especialmente si estás atendiendo a varios clientes. También tendrás que concentrate en tu ambiente de trabajo, así como tener un equipo ideal para tu home office.

¿Por qué los emprendedores necesitan un asistente virtual?

Después de mostrarte una multitud de tareas que pueden ser asumidas por un asistente virtual, cada vez más emprendedores están incorporando profesionales remotos para ayudar a gestionar su negocio, y ahora, quiero mostrarte algunas de las ventajas que estoy segura de que sorprenderán. 

 1. Sacar mayor provecho de tus recursos

Supongamos que tienes un empleado de nivel medio o senior, vas a tener que escoger entre dos opciones:

  • que desempeñe un papel activo en el liderazgo de las estrategias de crecimiento de tu negocio, o
  • ocuparlo generando diariamente informes administrativos, que forman parte de la rutina de este departamento.

¿Qué escogería tu trabajador? Las probabilidades de que elija la primera opción son enormes, ¡sin lugar a dudas! Y sólo porque es más interesante y parece más importante.

Pero eso no significa que puedas descuidar esas tareas administrativas. Si lo haces, tu negocio se desmoronaría al no realizar ese trabajo burocrático.

Entonces, ¿cómo resolvemos este callejón sin salida? Solamente existe una respuesta: contratar asistentes virtuales. ¡Pueden asumir la mayoría de estas tareas! Y lo mejor es que  pueden hacerlo de forma remota.

¿Y el resultado? Un empleado senior a tiempo completo, manteniendo el foco en asuntos estratégicos, que deben hacerse personalmente en tu oficina.

2. Reducción de gastos

Una de las principales razones por las que empresarios y empresas externalizan este trabajo es por el el costo que implica. Un asistente virtual puede ser la solución, porque puedes elegir que una persona remota trabaje apenas algunas horas o en un proyecto puntual. 

¡No creas que ese ahorro está relacionado con pagar salarios más bajos! Esa no es en absoluto la intención. 

El profesional remoto merece y debe ser bien remunerado, ya que tendrás la oportunidad de contar con mano de obra cualificada y con algunas ventajas más especiales: el ahorro deriva de que este asistente virtual no necesitará transporte o estacionamiento costeado por la empresa. La alimentación también deja de ser un costo adicional. Sin mencionar que esta persona no ocupará un lugar físico en tu oficina y este es el cuello de botella de muchas empresas (las direcciones comerciales no son elásticas, es decir, tienen una limitación de X personas dentro del mismo espacio físico).

Otro ahorro importante se da en relación con la formación. Por lo general, las empresas necesitan capacitar a su personal interno en tareas y deberes después de pasar por el proceso de contratación. Todo esto cuesta tiempo y dinero. Los asistentes virtuales son especialistas en sus áreas de actuación. De esta manera, el propietario de una empresa no necesita perder tiempo o dinero para formarlos. Pueden empezar inmediatamente.

3. Ahorro de tiempo

Otra razón por la que los emprendedores deben contratar asistentes virtuales es el ahorro de tiempo. Y todos sabemos que el tiempo es dinero, especialmente en los negocios.

Por ejemplo, supongamos que tienes una empresa pequeña y que aún no tienes un departamento de recursos humanos. ¡El proceso de contratación te ocupará mucho tiempo! Tendrías que anunciar una vacante, seleccionar un currículum, realizar una entrevista…

Puedes hacer este proceso mucho más simple usando una plataforma de trabajo freelance como Workana. Aquí en Workana, en pocos pasos, publicas tu demanda y en pocos minutos recibes propuestas de freelancers especializados, dispuestos a realizar tu proyecto. 

¡Eso lo hace mucho más simple! Puedes contratar a más de un profesional para realizar un conjunto de actividades y la búsqueda de ese profesional completo que pueda realizar todo lo que necesitas se resuelve fácilmente! 

Sin mencionar, que no te limitas a buscar en tu barrio o ciudad.  Un asistente virtual capaz de llevar a cabo tu proyecto puede estar en el otro lado del país o del mundo. ¿No es genial?

Tendrás especialistas que pueden comenzar tu trabajo de inmediato, con el consecuente ahorro de tiempo, ya que no necesitan realizar una larga formación sobre cómo realizar dicha función. Y cómo pueden centrarse sólo en las tareas para las que los contrataste, harán el trabajo más rápido que alguien haciendo malabares con múltiples demandas. Es una victoria para todos los involucrados.

¿Y cómo publico mi proyecto para contratar a un asistente virtual?

Tener asistentes virtuales en tu equipo te puede ser de gran ayuda! Pueden aumentar tu productividad, ayudarte con el trabajo burocrático, ahorrarte tiempo y dinero.

Pero, ¿cómo contratar a un asistente virtual para tu proyecto? Algunas dudas son muy comunes:

  • ¿Cómo es el proceso de entrevista?
  • ¿Cómo sé que van a trabajar?
  • ¿Cómo puedo validar sus habilidades?
  • ¿Y cómo realizo el pago?

Al contratar a un profesional para Workana, haces un depósito de garantía para el trabajo y el dinero sólo se libera después de la entrega y validación del proyecto. Es decir, es una garantía para ambas partes (para ti que eres el cliente, y que recibirás el trabajo finalizado, y para el freelancer, que recibirá por el trabajo realizado). 

El control de las actividades puede ser realizado por el Workana Time Report, una herramienta que ofrecemos y que permite dar mayor visibilidad y control sobre el trabajo realizado por un profesional en sus proyectos. La herramienta registra el tiempo dedicado por un profesional a una tarea y realiza capturas de pantalla que muestran en detalle el trabajo realizado. Estas dos funciones son fundamentales para contratar a un profesional por hora, ya que permiten monitorizar su trabajo y, principalmente, utilizar este material a la hora de aprobar las horas registradas en el proyecto 🙂.

A través del perfil del freelancer, es posible comprobar a cuánto tiempo están registrados, las horas trabajadas, los tipos de proyectos realizados, la clasificación y el nivel en la plataforma, el tiempo de experiencia y la opinión de otros clientes.

Otra gran ventaja en contratar asistentes virtuales a través de Workana es que puedes validar los perfiles de freelancers profesionales a través de sus competencias y a través de las evaluaciones de clientes que ya han contratado a este profesional previamente. 

Para publicar tu proyecto, simplemente crea un usuario y comienza a recibir propuestas de los mejores asistentes virtuales de América Latina y Asia. 

Además, puedes contar con los beneficios de concentrar en la misma plataforma todas las herramientas y recursos necesarios para gestionar y dar seguimiento a los proyectos que se están completando.

El proceso es muy sencillo: ves al website www.workana.com y haga clic en PUBLICAR UN PROYECTO

Al redactar tu proyecto, es importante definir exactamente lo que estás buscando para que el asistente virtual pueda realizar su tarea sin problemas. Cuanto más detallada sea la descripción de su proyecto, mejores propuestas recibirá. 

Este proceso es rápido y sencillo. Desde el momento en que se publique tu proyecto, ya comenzarás a recibir propuestas de los asistentes virtuales que quieran trabajar para ti.

Ahora te invito a conocer a todos los asistentes virtuales de Workana, o si lo prefieres: ¡puedes crear directamente tu proyecto y empezar a recibir propuestas hoy mismo!

 

 

Consultora de Marketing y Redactora. Apasionada por el Marketing dDigital, nuevas tendencias y tecnologías online.

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