Cómo mantener tu productividad a la hora de revisar mails con pasos simples

¿Te has puesto a pensar cuántas veces revisas tu correo electrónico? Probablemente no estés contando la cantidad de veces que visitas tu bandeja de entrada, pero vas a sorprenderte sobre el tiempo que pierdes haciéndolo y como se vé afectada tu productividad.

Puede que ahora estés pensando: “Esto es exagerado, ¿cuánto puede tomarme revisar los  mails?”

Aunque no lo creas, estás perdiendo mucho de tu tiempo que podrías implementar en otras tareas y asuntos más productivos. En estudios realizados por Gloria Mark, profesora de informática en la Universidad de California, Irvine, se ha descubierto que…

una persona revisa su correo electrónico al menos 77 veces al día. (Incluso hubo casos en los que la gente revisaba sus bandejas de entrada 373 veces al día).

Es decir: vas a revisar tu bandeja de entrada más de una vez por hora. Y luego debes considerar el tiempo que te toma leer cada uno de esos mensajes.

Entonces…

¿Qué puedes hacer para estar al día con los correos que recibes diariamente, sin perder productividad y sin “saltarte” los mensajes realmente importantes?

Es una realidad: revisar la cantidad de correos que recibimos a diario se hace cada vez más difícil. Y el solo hecho de abrir tu casilla de correo y ver tantos emails de remitentes que ni siquiera conoces, puede hacer que te sientas algo abrumado.

(Sabes que si revisas cada uno de ellos, pasarás todo el día leyendo correos por lo que tu productividad se verá nula gracias a la revisión de mails).

¿Y lo peor?

Es que muchas veces te pierdes información o mensajes que sí estabas esperando.

Para que esto no te suceda necesitas configurarlo correctamente o contar con la ayuda de personas encargadas de revisarlo.  De esta manera, evitarás que un correo electrónico importante de un potencial cliente reciba la misma prioridad que el siguiente correo basura de alguien o de algo que no te interesa.

El correo electrónico es un jugador importante para la comunicación comercial solo tienes que aprender a gestionarlo.

Obviamente, no puedes dejar de abrir tu correo porque lo necesitas para comunicarte con tus clientes, proveedores, e incluso con tu equipo de trabajo…

Pero para que este no te quite productividad (y pierdas horas enteras revisando tus correos) puedes tomar dos acciones concretas.

Acción # 1: Contar con los servicios de un asistente virtual que sea capaz de revisar y filtrar los correos electrónicos importantes.
Acción # 2: Debes (semi) procesar manualmente los correos “basura” y dejar aquellos que realmente demandan tu atención.

Muchas aplicaciones están diseñadas para combatir este problema (y veré algunas de ellas en este artículo), con el fin de que puedas sacar el máximo provecho a esta herramienta sin perder productividad.

1º Cancelar la suscripción a los boletines que nunca lees .

Mientras investigaba para este artículo, descubrí un servicio que puede cancelar tu suscripción rápidamente a todos esos boletines inútiles que no has leído en meses y los elimina rápidamente. Se llama  Unroll.me .

Puede liberar hasta 86 suscripciones que hubieran requerido tiempo y esfuerzo para eliminarlas manualmente.

2º Crear filtros / paquetes para correos electrónicos según su prioridad.

Si no deseas darte de baja por completo de un boletín en particular, al menos pónlo en el fondo de tu mente y fuera de tu bandeja de entrada principal para que no pierdas productividad tratando de seguir esa información que no es tan importante. Puedes hacerlo agrupando ese remitente en una sección de “baja prioridad” de tus correos electrónicos.

En Gmail, puedes hacer esto configurando un filtro. Si quisiera poner todas las notificaciones de Workana en una sección de prioridad para no perderme ninguno de sus correos electrónicos, marcaría la casilla junto al correo electrónico, iré a ‘Más’ y luego continuaré ‘Filtrar mensajes como estos’;

En la siguiente ventana, selecciona ‘Crear un filtro con esta búsqueda’, y verás una consulta personalizada en el cuadro de búsqueda superior. Haz clic en el menú desplegable y puedes elegir qué hacer con esa consulta para los correos electrónicos existentes y futuros que coincidan.

Para una forma más automática, definitivamente debes verificar Inbox by Gmail. Inbox es básicamente una interfaz de Gmail que agiliza el procesamiento de los correos electrónicos de baja prioridad. Sus algoritmos saben lo que es un correo electrónico basura, por lo que solo tiene que habilitar el paquete de “baja prioridad” y el trabajo estará hecho.

3º Deshabilita las notificaciones de correo electrónico en tu teléfono

Con las notificaciones por correo electrónico habilitadas en el teléfono, no podrás aumentar tu productividad de mails.

Piensa en esto…

… puede que hayas decidido poner fin a tu día de trabajo y quieras ver tranquilo una película en Netflix. Pero en el instante en que te sientas, tu teléfono suena por una notificación. Un mail ha llegado a tu bandeja de entrada. Y aunque no quieres revisarlo (sabes que ha terminado tu día) no puedes vencer la curiosidad de saber quién te ha escrito.

Y decides revisar tu correo desde tu móvil. Una vez allí, estarás un buen rato viendo quien más te ha escrito. El problema es que más del 80% de esas notificaciones son pocos relevantes.

(Quizás alguien hizo un comentario de poco interés, o simplemente alguien de tu equipo modificó la tarjeta de trabajo en Trello o lo que es peor un nuevo correo basura está demandando tu atención).

Sin importar por cual de estas razones hayas recibido un correo electrónico tu necesidad de desconexión se ha visto interrumpida.

Otra razón de porqué es necesario que desactives las notificaciones de correo en tu teléfono celular es porque si estás trabajando en tu computadora, seguramente recibirás allí la notificación y no necesitas ser distraído por partida doble. Esto puede disminuir hasta un 200% tu productividad.

Ya que una vez tomas el móvil para revisar la notificación, probablemente aproveches para dar un vistazo a lo último publicado en Instagram y porque no también en Facebook. Tu atención ha sido interrumpida por un período de tiempo que podrías haber utilizado al máximo para ser más productivo.

4º Verifica tus correos electrónicos 2 veces por día

Consultar el correo electrónico siempre llevará una cantidad de tiempo determinada. Y cada mensaje abierto, lleva un poco más de tiempo.

Si en lugar de revisarlo varias veces al día, eliges consultarlo solo cuando hay suficiente mensajes para procesar, estás limitando el tiempo que te toma verificar y cambiar tareas mientras revisas tus correos electrónicos.

Tim Ferriss  (conferencista y emprendedor) recomienda  revisarlo a las 11:00 a.m. y a las 4:00 p.m., para asegurarte de que no sea lo primero que hagas cada mañana  (pasando gran parte de tu tiempo allí) y también para tener una bandeja de entrada clara y no saturada al final del día.

Si tu lista de actividades por hacer ya está desbordada, podría ser una buena idea agregar en tu agenda de Google Calendar, los dos horarios establecidos para la revisión de tu correo electrónico.

Así es como lo sugiere Tim Ferriss:

Si bien es difícil entrar en esta rutina al principio, puede que poco a poco te vayas acostumbrando a esta forma de trabajo. Recuerda que revisar tu correo de manera permanente puede afectar tu productividad.

 

5º No uses un ícono de acceso rápido porque será demasiado tentador.

Al no tener un acceso rápido a tus emails, vas a contener la tentación de revisar todo el tiempo tu correo electrónico y evitarás dejar de hacer o dedicar tiempo a las actividades diarias que realmente son importantes. Para evitar ver el globito con el número de correos recientes, no utilices una app de escritorio fácilmente accesible.

Lo mejor es que entierres tu aplicación de correo electrónico en la última página, en una carpeta llena de aplicaciones a las que nunca vas.

Recuerda: Jamás hagas esto:

6º Dedica tu tiempo al correo electrónico una vez

En línea con la metodología GTD ( un método de gestión de las actividades) los correos electrónicos, y cualquier otro elemento basado en tareas, deben abrirse revisarse y luego cerrarse (la eficiencia asiática tiene una gran pieza sobre esto y puedes verla aquí).

La idea es que puedas crear tu propia metodología en cuanto a los correos electrónicos que te permita mayor productividad.

Siguiendo uno de los pasos anteriores donde habíamos establecido dos horarios para leer los correos electrónicos puedes optimizar tu tiempo aún más, abriendo tu correo a las 11:00 am y eliminando los correo basura. Para que luego en la revisión de las 4:00 pm te queden los correos importantes por leer y si ha entrado alguno otro correo sin importancia puedas eliminarlo rápidamente.

Para realmente aprovechar el tiempo que estás en tu bandeja de entrada, te sugiero tener el hábito de realizar las siguientes acciones:

  • Si es procesable, haz la tarea en ese mismo momento.
  • Delega si crees que alguien más podría responder el mensaje asigna la tarea a otra persona. Puedes encontrar personas que te ayuden a resolver estas cuestiones aquí.
  • Decide hacerlo más tarde (posponerlo hasta que llegue el momento concreto).
  • Si se puede eliminar, hazlo. Siempre reduce tu bandeja de entrada.
  • Si es absolutamente  necesario, etiquetarlo y configurar un recordatorio para procesar los elementos en esa etiqueta posteriormente.

Cuando toma decisiones rápidas como estas, es fácil darse cuenta instantáneamente de cuáles de estas acciones son las que te llevan más tiempo a la hora de ordenar tus correos electrónicos. Recuerda, archiva directamente después de responder.

Recomendación extra: Usar Inbox en lugar de Gmail

Recientemente he descubierto que muchos dueños de negocios están cambiando de manera permanente de Gmail a Inbox . Podría deberse a las mejoras en el diseño, o por el hecho de que el 80% de los correos electrónicos que una persona recibe a diario, son de baja prioridad y se puede decir que Inbox funciona mucho mejor que Gmail para proteger la productividad en cuanto a los emails.

Esto son alguna de las ventajas:

  • Con Inbox, puedes archivar todos los correos electrónicos en un paquete o período de tiempo con solo un clic.
  • Puedes anclar correos electrónicos para que no se borren en el proceso de eliminación masiva.
  • Puedes agrupar correos electrónicos de determinadas fuentes (Inbox tiene un algoritmo inteligente para determinar cuáles no son de alta prioridad). Esto va un poco más allá de las promociones y pestañas sociales de Gmail, incluyendo compras, viajes y baja prioridad.
  • Se puede agregar rápidamente, recordatorios a cada correo anclado y puedes ver estos recordatorios en una ventana diferente de la aplicación.

Si esto te resulta atractivo, puedes obtener más información sobre cómo cambiar de Gmail a Inbox  aquí.

7º Usar Boxy – un cliente de escritorio para Inbox

¿Por qué usar un cliente de escritorio cuando hay versiones web?

La razón principal para mí es que no quiero tener mis correos electrónicos abiertos todo el tiempo, pero a menudo presiono Ctrl + pestaña a través de las ventanas de Chrome y no quiero tener que tabular en más ventanas de las necesarias cada vez.

Esto es de flojo. Sí, definitivamente lo es…

… Pero eso no significa que perder el tiempo distrayéndose con tu bandeja de entrada cada vez que esté explorando el navegador sea productivo.

Básicamente,  Boxy  hace todo lo que hace la versión web de Inbox by Gmail, lo cual es increíble. Pero, como tantas cosas tienen una versión web inferior (Twitter incluido), Inbox es una de esas aplicaciones.

Realmente, ¿qué prefieres?

Abrir Chrome para revisar tus correos electrónicos o poder consultarlos con un solo clic desde el dock (y además puedes ocultar la aplicación para eliminar la tentación de abrirlo a cada momento).

Para mí, actúa como una aplicación de iOS con notificaciones de insignia y significa que no tengo que usar Chrome como puerta de enlace. Ahora, tengo todas mis aplicaciones web. Pero para las que uso para más de un tercio de las funciones de mi trabajo, Inbox es una de ellas, prefiero mantenerlo fuera del mundo desechable y con pestañas de Gmail.

8º- Utiliza respuestas “enlatadas”

Manejar la atención al cliente en Process Street me ha enseñado el poder de las respuestas guardadas (respuestas enlatadas). Como a menudo recibimos el mismo tipo de preguntas, puedo responder con respuestas genéricas, adaptadas en caso de ser necesario.

Si recibes las mismas preguntas una y otra vez, podría valer la pena configurar las respuestas enlatadas. Suponiendo que está utilizando Gmail, deberá habilitarlos en la sección ‘Labs’ de tu configuración:

Podría valer la pena configurar respuestas del tipo:

  • “Gracias por tu correo electrónico, voy a verificar esto y volveré a contactarlo”.
  • Preguntas frecuentes
  • “¿Aún necesitas esto?” (Para correos electrónicos viejos que has descuidado pero que no tuvieron seguimiento…)

Si estás utilizando Mac, puedes implementar este sistema con cualquier cliente utilizando [TextExpander].

TextExpander te permite crear fragmentos de texto que se desencadenan mediante shortcode. Por lo tanto, si deseas crear el correo electrónico de agradecimiento genérico y utilizarlo una y otra vez, probablemente lo asignes a algo así como ‘gracias’.

Para tener un mejor beneficio y un alto índice de respuestas enlatadas puedes obtener la ayuda de un experto en email marketing que cree las respuestas que luegos vas a utilizar en tu correo electrónico.

Recuerda que estamos buscando aumentar tu productividad en emails por lo tanto contar con la ayuda de un experto te hará ganar muchísimo más tiempo.

9º Adquiere el hábito de seguir una estructura específica en tus correos electrónicos.

El tener una estructura para escribir tus correos electrónicos evitará que tengas que diseñar cad uno de ellos por separado. Lo que obviamente te restará productividad. Al igual que todo lo demás que haces, crear un proceso es una forma sólida de aumentar tu productividad. Aquí está la estructura que los expertos en email recomiendan seguir:

1. Saludo

2. Broma

3. Cómo obtuvo sus detalles y la razón del correo electrónico

4. Tema principal

  • Situación
  • Beneficios
  • Llamada a la acción

5. Línea de cierre

6. Firma

Si estás interesado en aprender más sobre esto, definitivamente debes tener los servicios de un especialista en email. Alguien que pueda pensar una secuencia completa de emails para ti.

Además, crear una estructura personalizada para cada correo electrónico que envíes puede ser una verdadera pérdida de tiempo y esfuerzo. Y tu productividad se verá enormemente afectada.

10º Aprender a determinar lo que el remitente necesita de ti, lo antes posible.

A veces solo tienes que interpretar de manera rápida lo que necesita la persona que envía el correo para poder saber qué hacer con él. ¿Lo guardo? ¿Le respondo ahora? ¿Lo elimino?

Son las preguntas que surgirán al leer tus correos electrónicos. Como el objetivo de este artículo es que realices acciones para ganar mayor productividad, te daré algunas preguntas sencillas que puedes responder inmediatamente después de leer tu correo y sabrás qué hacer con él.

  1. ¿Qué significa este mensaje para mí y por qué me importa?
  2. ¿Qué acción, si hay alguna, requiere este mensaje de mí?
  3. ¿Cuál es la manera más elegante de cerrar este mensaje y la acción anidada que contiene?

Para asuntos que no son vitales, mientras esperas una respuesta, archiva el correo. Si recibes una respuesta, volverá a tu bandeja de entrada. Si no obtienes una respuesta, se mantendrá archivado, liberando tu bandeja de entrada y separado del correo basura.

11º Cita el correo electrónico del remitente en fragmentos, respondiendo a cada sección para evitar confusiones.

Cuando recibes un gran bloque de texto que requiere varios puntos de respuesta, lo mejor es dirigirse a cada uno de ellos por separado. Lo primero que debes hacer es copiar todo el bloque y pegarlo en tu respuesta.

Luego, poco a poco, agrega tus respuestas debajo del texto de la pregunta, convirtiendo las preguntas en citas. Esto hace que sea muy fácil para el destinatario dar sentido a tu respuesta, y evita cualquier correo electrónico de seguimiento superfluo.

12º Obtén un administrador de tareas no utilices tu correo electrónico como gestor de pendientes

Una sugerencia para ganar productividad con los mails es cortar severamente tu lista de tareas desde tu bandeja de entrada. No trates tu bandeja de entrada como una lista de cosas para hacer…

Muchas personas vuelven a su correo electrónico cada vez que necesitan verificar su lista de cosas por hacer, definitivamente esto disminuirá tu productividad de mails y te guiará por un camino de pérdida de tiempo.

Para evitar utilizar tu bandeja de entrada como un gestor de tareas, te recomiendo utilizar algún programa exclusivo para esto como:

 

13º Trate los asuntos de los correos enviados como elementos de la lista de tareas pendientes.

Con el ánimo de evitar la comunicación prolongada por correo electrónico, debes incluir en las líneas de asunto del correo saliente, los elementos de la lista de tareas pendientes. Esto te permitirá ahorrar tiempo en la redacción de tu correo.

Para una referencia rápida, aquí está la  fórmula que puedes utilizar en tu línea de asunto para dar detalles de la tarea pendiente:

‘verbo + el sustantivo + el objeto’

Por lo tanto…

… si deseas que una persona de tu equipo verifique las actualizaciones de la  hoja de cálculo, puedes configurar el asunto del correo de la siguiente manera:  

“Validar las nuevas actualizaciones en review_Q1_2016.csv”.

14º Borra tus correos electrónicos al final del día.

Hemos hablado de la importancia de revisar el correo solo dos veces al día. ¿Te acuerdas? Y si en la segunda revisión te ocupas de borrar los correos que has leido, los que no son importantes y lógicamente los correos basura, vas a tener una bandeja de entrada limpia y despejada para el dia siguiente.

De esta manera te aseguras que al salir de tu oficina o al cerrar tu computadora portátil, dejando tu bandeja de entrada en cero,  solo  tendrás cosas nuevas con las que lidiar el día siguiente.

Y si a esto le agregas la planificación de las tareas del día siguiente, la noche anterior, esta también es una excelente manera de ganar tiempo y tener mayor productividad.

Tu tiempo es valioso y no puedes perderlo haciendo las tareas que podría hacer alguien más.

En Workana vas a encontrar los profesionales independientes que pueden revisar y organizar tus correos electrónicos con el fin de que puedas mejorar tu productividad.

Si quieres tener ayuda para configurar tu bandeja de correo electrónico para que no se vea abarrotada de mails por leer que van a disminuir tu productividad, puedes hacer clic aquí y contactar con profesionales capacitados para liberarte de los correos que ocupan tu tiempo.

Otra opción es contar con la ayuda de un asistente virtual freelancer.  Encuentra aquí a la persona ideal para atender tus correos electrónico y dejarte a ti, solamente lo importante.

Soy del equipo de Content y PR de Workana. Redactora, traductora, diseñadora web, enamorada de aprender, emprender y vivir.

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