¿Cómo superar las distancias en equipos remotos?

No es ningún secreto que el trabajo remoto y el freelancing en todo el mundo han experimentado un crecimiento abismal en los últimos años.

Pero esto no ha sido exclusivamente gracias a la tecnología: también es posible porque cada vez más empresas y emprendedores están animándose a crecer de forma rápida y efectiva recurriendo a colaboradores y equipos virtuales.

Este cambio de paradigma ha traído sus propios retos. Si bien cualquier equipo de trabajo -presencial o remoto-  va a enfrentarse eventualmente a desafíos, en el caso de los colaboradores a distancia las fuentes de conflicto y la forma en que estos se expresan son ligeramente distintas.

Desarrollar las habilidades y herramientas de liderazgo necesarias para detectar y solucionar a tiempo cualquier conflicto que pueda llegar a aparecer entre tu equipo de freelancers, debe ser una de tus prioridades como líder de proyecto.

El el blog de Workana hemos compartido varios artículos respecto a cómo la tecnología te ayuda a solucionar problemas y optimizar el rendimiento de tu equipo de freelancers. Pero hoy nos enfocaremos al otro gran pilar de management freelance. Para ello, recurriremos a dos estudios universitarios de caso que justamente nos ofrecen datos concretos y comprobados para:

  • Construir un equipo de trabajo remoto eficiente
  • Enfrentar el conflicto en los equipos de trabajo remoto
  • Incrementar la confianza en un equipo de trabajo remoto
  • Superar los problemas de identidad en un equipo virtual

En esta entrada, analizaremos en conjunto las conclusiones de los artículos de investigación de Chris Kimble “Construyendo equipos de trabajo remoto efectivos: cómo superar los problemas de confianza e identidad en equipos virtuales”, y de Griffith, Mannix y Neale “Conflicto y equipos virtuales”, para responder algunas preguntas sobre cómo se relacionan el  trabajo con freelancers y los conflictos laborales.

Tipos de conflictos que existen en un equipo de trabajo

El conflicto como tal, surge cuando los problemas aparecen o no pueden resolverse debido a causas inherentes a la configuración o integrantes del equipo. Entre estas causas están los problemas de comunicación, las dificultades interpersonales y/o las diferencias ideológicas entre los miembros.

Sin importar bajo qué esquema operen, normalmente existen tres fuentes principales de conflicto en los equipos de trabajo:

1.El conflicto relacional o afectivo

Se origina como resultado de diferencias interpersonales derivadas de personalidades incompatibles, hostilidades o irritabilidad. Tiene un gran efecto negativo en el desempeño y satisfacción tanto del grupo como del individuo.

Por ejemplo, el caso típico es cuando un compañero te “cae mal” por causas independientes del trabajo pero que te afectan anímicamente.

2. El conflicto cognitivo

Ocurre cuando uno o varios miembros del equipo no están de acuerdo con las tareas o los objetivos del proyecto. Se trata de un conflicto que puede derivar de la mala actitud, pero también de que efectivamente las tareas u objetivos no sean los más adecuados. De hecho, cuando este tipo de conflicto se resuelve asertivamente, normalmente el equipo evoluciona y encuentra un mejor equilibrio de trabajo.

Imagina que trabajas con un equipo cuyo objetivo es la creación de un sitio web, y la mitad de los miembros opinan que debe haber un espacio libre para publicidad externa, mientras la otra mitad cree que eso afectaría la experiencia del usuario.

3. Conflicto procesual

Tiene que ver con la metodología de trabajo, y surge cuando los integrantes están de acuerdo con los objetivos pero no con los medios para alcanzarlos, o, en la otra mano, no tienen la información suficiente como para realizar dichos procesos. Generalmente este tipo de conflictos puede resolverse con capacitación o diálogo.

Un ejemplo clásico es cuando estás trabajando toda la información por medio de un software de administración de proyectos, pero uno de los miembros del equipo sigue insistiendo en mandarte los avances en mensajes por correo.

Las personas con gran frecuencia malinterpretan la fuente del conflicto en un ambiente laboral. De esta interpretación errónea surgen fricciones interpersonales, y por eso es muy común que conflictos que inicialmente eran operativos o cognitivos, se vuelven interpersonales. También puede suceder que los conflictos interpersonales se quieran abarcar desde lo operativo y en consecuencia no se resuelvan en su raíz.

Los errores interpretativos con respecto a la causa de un conflicto son más frecuentes cuando los miembros del equipo no se conocen bien o existen muchas diferencias  comunicativas o culturales.

¿El conflicto es más frecuente en los equipos de trabajo remotos?

Cualquier persona que haya trabajado en una oficina con un esquema tradicional, puede decir desde su propia experiencia que el conflicto es, de hecho, algo muy común en las empresas. Hay quienes opinan, sin embargo, que la falta de convivencia directa puede exacerbar los conflictos en un equipo virtual.

Sin embargo, esta noción es errónea. No es que exista más conflicto entre equipos de trabajo conformados por colaboradores remotos o freelancers, sino que su estructura tiene fortalezas y áreas de oportunidad distintas.

Por ejemplo, a diferencia de los equipos presenciales, en los equipos virtuales los conflictos tienden a responder principalmente a alguna falla en la comunicación y a la interdependencia del trabajo, más que a problemas interpersonales o a la falta de compromiso.

Según el estudio de Griffith, Mannix y Neale, existen menos conflictos interpersonales en los equipos remotos, la misma cantidad de conflictos cognitivos y más conflictos procesuales a comparación de los equipos tradicionales. Sin embargo, el aumento de los conflictos procesuales es algo que, como veremos más adelante, puede solucionarse poniendo más atención en la comunicación.

Los equipos de trabajo remotos tienden a tener integrantes más diversos entre sí por la facilidad geográfica que implican. Está demostrado que la diversidad puede ser un impulsor de la creatividad y el desempeño, pero al mismo tiempo, podría llegar a mermar la comunicación.

¿Cómo construir un equipo de trabajo remoto eficiente?

El manejo asertivo del conflicto comienza desde la creación misma de los equipos de trabajo. Para construir un equipo remoto eficiente, es necesario comenzar rompiendo algunos de los paradigmas clásicos del esquema laboral tradicional.

Los equipos de freelancers aprenden y evolucionan constantemente. Son flexibles, trabajan por objetivos y pueden hacer virajes metodológicos con más espontaneidad.  Por eso, uno de los primeros puntos para construir un equipo remoto libre de conflicto es aprovechar esta diversidad y flexibilidad, en lugar de intentar que se parezca lo más posible a un equipo presencial.

Cuando estés armando tu equipo remoto, independientemente de cuál sea su objetivo, considera lo siguiente:

  • Busca perfiles con múltiples habilidades que se complementen de forma no jerarquizada.
  • Realiza al menos una videollamada individual con cada freelancer y una con todo el equipo antes de comenzar a trabajar.
  • Asegúrate de que cada miembro tiene la información y herramientas necesarias para manejar todos los procesos que le corresponden.
  • Resalta las similitudes de los miembros de tu equipo por encima de sus diferencias.
  • Si el proyecto requiere forzosamente interacciones síncronas, procura contratar freelancers que tengan horarios similares y el mismo idioma.

¿Cómo enfrentar el conflicto en los equipos de trabajo remoto?

 

Como los grupos de freelancers pueden trabajar de muchas maneras diferentes, manejarlos asertivamente implica la capacidad de dominar un espectro muy amplio de estrategias comunicacionales, tecnologías y procesos sociales que soporten el espíritu de compromiso mutuo y pertenencia que definen a un equipo.

Una particularidad típica de la expresión del conflicto en los equipos de trabajo remotos, es el hecho de que puede pasar desapercibido por bastante tiempo y hacerse evidente sólo cuando ya ha provocado estragos en la productividad.

Según Griffith, Mannix y Neale, esto se debe en buena medida a que hay menos interacciones cara a cara, entonces las pistas que el tono de voz o la expresión pueden dar acerca de algún conflicto latente no están tan disponibles para el gerente de un equipo virtual.

Por tal razón, una de las primeras responsabilidades de cualquier líder de proyecto con freelancers es justamente redoblar la atención y la vigilancia al respecto, y mantener abiertos los canales de comunicación y confianza que permiten al conflicto hacerse patente en cuanto surge.

Una vez que lo hemos detectado, existen cinco formas principales de enfrentar el conflicto:

  • Evasión: Es cuando los miembros prefieren ignorar el conflicto en lugar de enfrentarlo directamente. En ocasiones muy particulares, sobre todo cuando hay temas o situaciones muy sensibles de por medio, evadir un conflicto determinado hasta que “se calmen las aguas” es la decisión adecuada. Sin embargo, la inmensa mayoría de las ocasiones la evasión es una de las formas menos asertivas de manejar un conflicto y es responsabilidad del team leader desalentarla en todos los miembros.
  • Imposición: Surge cuando una de las partes trata de imponer a todas las demás sus condiciones, sin diálogo de por medio. Normalmente esta forma de afrontar el conflicto no enriquece el desempeño de los freelancers y sólo debe recurrirse a ella cuando el team leader necesita tomar acciones rápidas e inmediatas. Hay que tomar en cuenta que la imposición en conflictos cognitivos o procesuales suele dar pie al conflicto interpersonal.
  • Acomodación: Es cuando una de las partes trata de satisfacer todas las exigencias de las otras. Es una buena aproximación por parte del líder cuando se trabaja con conflictos en un equipo bien integrado, con objetivos en común claros y demandas razonables, ya que les brinda una guía para autogestionarse y además incrementa su nivel de confianza.
  • Compromiso: Es cuando todas las partes están dispuestas a sacrificarse por igual con tal de que se alcancen los objetivos del equipo. La disposición al compromiso, si bien no es la manera más asertiva de resolver el conflicto porque implica cierto nivel de insatisfacción en los miembros, es el paso previo para alcanzar una estrategia de colaboración e integración.
  • Colaboración e integración: Es la mejor forma posible de resolver un conflicto y se alcanza cuando las partes encuentren una solución en la que todos ganan al mismo tiempo que se alcanzan los objetivos.

¿Cómo incrementar la confianza en un equipo de trabajo remoto?

De acuerdo con el estudio de Chris Kimble, la confianza entre miembros es un factor fundamental para evitar y solucionar el conflicto interpersonal derivado de la mala interpretación de la fuente. Para que haya confianza, cada miembro debe estar convencido de la competencia, integridad y buenas intenciones de los demás.

Las primeras impresiones normalmente tienen mucha influencia en el tipo de interacción que tendrán los miembros de un equipo de trabajo en lo posterior, por eso es importante tratar de que estas sean lo más humanas y amenas posibles.

Para incrementar los niveles de confianza en un equipo remoto, es importante:

  • Que cada miembro tenga muy claras sus responsabilidades y cómo su rendimiento afecta a los demás.
  • Que todos conozcan, al menos de forma general, la experiencia y competencias de los demás, para que tengan confianza en que efectivamente harán un buen trabajo.
  • Hacer videollamadas con frecuencia, donde la expresión y el tono de voz tengan presencia.
  • Dejar evidencia de todos los acuerdos, ya sea por correo electrónico o por medio de algún software de administración de proyectos.
  • Fomentar una comunicación completamente honesta y transparente que permita identificar y expresar conflictos en cuanto surgen.
  • Acostumbrar ejercicios de capacitación constante en habilidades de comunicación .


¿Cómo superar los problemas de identidad en un equipo virtual?

Conocer la identidad de las personas con las que nos relacionamos es esencial para el entendimiento mutuo y para desarrollar un sentimiento de pertenencia. Así mismo,cuando los miembros de un equipo remoto se siente identificados con el proyecto, aumenta la confianza general y disminuyen los conflictos cognitivos.

Algunos puntos clave para evitar o manejar problemas de identidad en un equipo de trabajo remoto son:

  • Aclararle a cada miembro los objetivos finales del proyecto, sin importar cuál sea su rol en el proceso.
  • Fomentar que los miembros del equipo tengan espacios suficientes para compartir con los demás información contextual sobre sí mismos.
  • Resaltar lo que los integrantes tienen en común en lugar de resaltar sus diferencias.
  • Hacer patente de manera frecuente que existe una filosofía compartida entre la empresa y los integrantes del equipo.
  • Aclarar el significado exacto de los términos clave y los indicadores de desempeño que se manejarán a lo largo del proyecto.

En Workana, queremos darte todas las herramientas que necesitas para comenzar a hacer crecer tu empresa con freelancers.

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Fuentes:

https://www.researchgate.net/publication/275652876_Conflict_and_virtual_teams

https://arxiv.org/ftp/arxiv/papers/1404/1404.7761.pdf  

Escritora, redactora y entusiasta del marketing digital. Me encanta viajar, soy promotora del estilo de vida freela, y siempre que puedo ayudo a las personas a buscar una mejor calidad de vida por medio del trabajo autónomo.

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