¿Qué hacer y qué no hacer al trabajar con freelancers para tener una mejor experiencia?

Una de las mejores decisiones que puedes tomar para mantener a tu empresa competitiva y creciendo es la de contratar freelancers.

No importa si estás arrancando con un emprendimiento, si quieres darle proyección a tu PyME o si simple y sencillamente buscas migrar a un paradigma de trabajo más amigable en tu gran empresa. Para cualquier tipo de negocio, algunas de las principales ventajas de trabajar con freelancers son:

Crecimiento: En Workana encontrarás una gran disponibilidad del talento justo que estás buscando, lo que te permitirá armar equipos de trabajo remoto y concretar nuevos proyectos para expandirte en tiempo récord.

Ahorro: Contratar por proyecto o por horas en lugar de tener un empleado en planta te permite ahorrar mucho en costos de contratación y salarios fijos. Además, fomenta el trabajo por objetivos, que, según los consultores de Randstand, es la forma más eficiente de trabajar.

Flexibilidad: Los freelancers se mueven como peces en el agua en un entorno comercial caracterizado por el cambio y la evolución constante. Trabajan en proyectos simultáneos, tienen una experiencia más diversa y pueden ofrecerte una visión mucho más amplia y asertiva de las soluciones que necesita tu empresa.

Pese a las muchas ventajas comprobadas de contratar freelancers, algunos emprendedores y empresarios consumados aún desconfían del trabajo remoto.

En otros casos, se toma la decisión de contratar a uno o más profesionales independientes sin tener claras las buenas prácticas que hay que seguir y los errores frecuentes que hay que evitar. Esto provoca malas experiencias y que los tomadores de decisión se cierren a la posibilidad de seguir creciendo con este modelo.

Por eso, para que puedas aprovechar todos sus beneficios, es super importante que conozcas qué hacer y qué no hacer al momento de contratar freelancers.

En este artículo vamos a compartir contigo algunos de los do´s y los dont´s conclusivos de este estudio de la Universidad de Oxford. El estudio explora cómo algunas de las empresas del grupo Fortune 500 están adoptando exitosamente el uso de plataformas de freelancing.

Los “Do´s”

Comencemos con los do´s o buenas prácticas al momento de contratar freelancers:

1.- Identifica la mejor plataforma

Encontrar trabajadores remotos con las habilidades exactas que necesitas y con buenas referencias, no es fácil. Necesitas encontrar una plataforma especializada que te permita buscarlos por categoría, revisar su historial con otros clientes y proteger la inversión que realizas en cada contratación.

Workana cumple todas esas características y no solo eso, además es la plataforma de trabajo remoto más grande y confiable de Latinoamérica.

2.- Comienza de menos a más

Seguramente hay cientos de tareas y proyectos en tu empresa que podrías delegarle a un freelancer o a un equipo remoto. Identifícalos y para iniciar selecciona un proyecto pequeño de alcance moderado.

Una vez que se haya concretado con éxito, utiliza los conocimientos que te dejó la experiencia para seguir escalando poco a poco, pero de forma progresiva, hacia proyectos más ambiciosos.

Lo más importante es que des el primer paso lo antes posible, aunque sea un paso pequeño. Puedes darle un diseño más impactante a tu logo, integrar alguna funcionalidad en tu sitio web, o contratar una asistente virtual que te ayude con esa carga extra de trabajo, entre muchas otras cosas. ¿Lo mejor de todo? En Workana puedes crear un proyecto gratis y empezar a recibir propuestas de freelancers sin compromiso.

3.- Informa a todos los involucrados

Asegúrate de que tu equipo de trabajo comprenda la importancia y las consecuencias operativas y administrativas de trabajar con freelancers. Por ejemplo, hay que avisarle a finanzas y RH que vas a integrar trabajadores remotos y que necesitan hacer los ajustes en el organigrama o los pagos correspondientes. Si tienes dudas sobre algún punto o quieres conocer más, puedes ponerte en contacto con nosotros, estamos para ayudarte.

4.- Redacta tus propuestas claras y completas

Lo más importante de un buena proyecto es que tenga un objetivo muy claro y específico para que el freelancer entienda lo que necesitas. Si puedes, incluye siempre el qué, para qué, cómo y cuándo de lo que necesitas. Por ejemplo:

“Necesito rediseñar mi logo (qué) porque quiero que proyecte más vitalidad y frescura (para qué). Yo entregaría un archivo en PDF con nuestro diseño actual como referencia, pero necesito recibir un archivo editable en Photoshop (cómo). El tiempo de entrega solicitado es de tres días (cuándo)”.

Puedes ver más ejemplos de propuestas que han publicado otros clientes con un click aquí.

5.- Establece criterios de selección y filtros de antemano

Contratar un freelancer también es un proceso de reclutamiento, y, como en cualquier proceso de este tipo, establecer filtros y criterios adecuados te ayudará a ahorrar tiempo y a seleccionar el mejor perfil.

Por ejemplo, puedes incluir formularios específicos en tu propuesta, o notas para saber si el freelancer pone atención, sigue instrucciones o tiene experiencia demostrable en proyectos similares.

6.- Ofrece retribuciones justas

Recuerda que al pagarle a un trabajador independiente estás realizando una inversión, y esta debe de ser congruente con el servicio que esperas recibir.

Ofrecer una retribución justa significa que estás consciente del valor que el trabajo del freelancer tendrá para tu negocio, y que ajustas el rango de presupuesto en consecuencia.

7.- Busca relaciones a largo plazo y expertos que te brinden valor agregado

Cuando contrates a un freelance, hazlo con visión a futuro. Puede ser que en este momento tengas un proyecto pequeño, pero con el tiempo irá creciendo, igual que tu empresa.

Siempre es mejor ir armando un equipo de trabajadores remotos de confianza que tengan la capacidad de adaptarse y crecer contigo. Por eso, al momento de seleccionar al freelancer con el que vas a trabajar, considera el resto de sus habilidades, aunque no las necesites justo ahora.

8.- Mantente abierto al cambio y a la retroalimentación

Es muy frecuente que la experiencia de un freelancer le permita hacerte sugerencias muy útiles para mejorar tus proyectos o incluso proponerte estrategias novedosas para seguir creciendo. Aprovecha todo ese conocimiento y sácale todo el provecho que puedas.

Los Dont´s

Ahora veamos los dont´s, o lo que no debes hacer cuando integras trabajadores independientes a tus proyectos. Conocer estos detalles te ayudará a poder tener una mejor experiencia al empezar a incorporarlos en tu equipo de colaboradores frecuentes.

1.- No descuides las garantías de un buen trabajo

Existen diversas herramientas para asegurar el compromiso, motivación y responsabilidad de tus freelancers. Entre ellas destacan una revisión cuidadosa de sus referencias, una comunicación abierta y respetuosa durante todo el proyecto y la confianza mutua de que ambas partes cumplirán con sus compromisos de entregas y pago en tiempo y forma.

En Workana, nuestro modelo de pago te permite a tí proteger tu inversión y al freelancer asegurar su pago. En el caso de que, por la razón que sea, el trabajo no se entregue o no cumpla las especificaciones, te respaldamos y te reembolsamos tu dinero.

Gracias a este mecanismo de control y a otras buenas prácticas que fomentamos todos los días, el porcentaje de éxito de los proyectos que se concretan por medio de Workana es casi del 90%. Por eso es importante que manejes toda la información y los pagos con transparencia y dentro del sistema.

2.- No dejes que el precio más bajo sea tu principal criterio de selección

Aunque el esquema de trabajo freelance se caracteriza por ayudarte a ahorrar costos, eso no significa que la mejor alternativa necesariamente sea la más barata. Claro que es importante encontrar un colaborador que se adapte a tu presupuesto, pero también tienes que considerar su experiencia, las calificaciones que tiene, su disponibilidad y el resto de sus habilidades.

3.- No empieces a trabajar sin tener perfectamente claras las expectativas de ambos

Nunca debes aceptar una propuesta y mucho menos comenzar a trabajar si tú no le has dado absolutamente todas las especificaciones de entrega al freelancer.

Además, un buen freelancer te hará, junto con el presupuesto, especificaciones sobre las herramientas o la información que necesita de tu parte para entregarte en tiempo y forma.

4.- No pierdas el control de las tareas

Esto significa que hay que monitorear el trabajo del freelancer según los tiempos pautados y darle feedback en cada etapa del proyecto. Además, conviene dividir la meta en tareas más pequeñas específicas y calendarizadas. Esto permite que el proceso sea más ordenado y efectivo.

Este flujo de trabajo y la calendarización puedes establecerlo tú o pueden desarrollarlo en conjunto, lo importante es que sepas qué te van a entregar y cuándo.

5.- No agregues “detallitos” que no lo sean

Sé metódico y honesto al momento de enlistar y describir las actividades a las que se compromete el freelancer al aceptar el proyecto, y mantente sobre esa línea de trabajo, sin agregar tareas adicionales como si estuvieran incluidas en el presupuesto.

Es diferente pedirle a un freelancer que cambie un par de de detalles en una redacción, a pedirle que que integre el copy para dos apartados nuevos que no estaban contemplados en tu sitio, y por el mismo costo que manejaron al inicio.

Esta es una mala práctica muy frecuente que causa que se desgasten la motivación y la confianza. Además, si en un futuro vuelves a trabajar con ese colaborador, probablemente incremente su presupuesto, considerando que puedes volver a pedirle cosas extra sobre la marcha.

En Workana, somos pioneros de la cultura saludable del trabajo remoto en Latinoamérica, y queremos que tú también comiences a disfrutar de los incontables beneficios de adoptar este modelo de trabajo en tu empresa.

Atendiendo a los Do´s y los dont´s al momento de contratar un freelancer, te aseguras de generar una buena experiencia para ambos y de sumar un aliado valiosísimo a tus filas. Puedes empezar a trabajar con freelancers haciendo click aquí.

Escritora, redactora y entusiasta del marketing digital. Me encanta viajar, soy promotora del estilo de vida freela, y siempre que puedo ayudo a las personas a buscar una mejor calidad de vida por medio del trabajo autónomo.

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