Qué debe tener en cuenta el área de RRHH para sumar freelancers a la compañía

Así como tantas cosas han cambiado en el pasado, hoy nos encontramos con que el concepto de trabajo también que se encuentra bajo el microscopio. En este mundo casi 100% digital, y con la inserción al mercado de los millennials, el trabajo ya no es tanto un lugar a donde vamos, sino que es “eso” que elegimos hacer para desarrollarnos.

– ¿No vas a trabajar hoy?

– Sí, estoy trabajando.

Esta visión no solamente impacta en los trabajadores sino que necesariamente transforma a las organizaciones. 

Las empresas son cada vez más conscientes de que los recursos son limitados y que los proyectos son infinitos. A la hora de encarar nuevos proyectos existe también la necesaria contraparte de no sobredimensionar estructuras con proyectos que se resuelven cada vez más en función de hitos y plazos determinados, y que muchas veces pueden durar hasta una semana. 

Métodos alternativos para potenciar sus equipos internos

Los cambios que estamos viviendo en plena transformación digital, obligan a las organizaciones a buscar métodos alternativos, cambiar la forma en que se encaran los proyectos.

Aquí es donde la agilidad que ofrecen las plataformas como Workana pueden transformarse en herramientas a través de la cual reorganizar los recursos existentes, enfocándolos en proyectos con impacto directo en los objetivos; mientras se canalizan tareas más operativas a profesionales externos. También les permite acceder a profesionales con conocimientos que pueden requerirse sólo una vez, ya capacitados y con experiencia previa; listos para llevar el proyecto adelante.

Las búsquedas que hemos realizado para empresas son de lo más diversas: ingenieros mecánicos, marketing, programación, videos corporativos, etc. y no dejan de sorprendernos y las dudas que suelen tener nuestros clientes pueden estar relacionadas con no saber de qué es capaz un freelancer y que tipo de perfiles podemos encontrar o de qué manera y en qué proyectos pueden elegir avanzar con esta opción.

La realidad es que hay una variedad de perfiles increíble: desde profesionales senior con muchos años de experiencia, que quieren sumar nuevos desafíos y potenciar sus ingresos hasta profesionales que recién están empezando, ansiosos por poner sus conocimientos y experiencias en juego.

¿Qué debe mirar RRHH?

Ante todo, qué conocimientos necesitan que tenga el profesional. Estas pueden centrarse en habilidades técnicas específicas: programador, diseñador, traductor , o habilidades más blandas como ser: manejo de idiomas, habilidades comunicacionales, empatía, curiosidad, entre otras.

Algunos otros puntos a tener en cuenta:

  • Debe tener en claro una fecha de inicio y de finalización del proyecto (al menos estimada)
  • Definir qué tipo de entregables espera (si aplica al proyecto) y en qué condiciones espera recibirlos. Ejemplos: código fuente, manual de marcas, editables, etc.
  • Canal de comunicación: es muy importante mantener la comunicación a través de Workana de manera fluida, estableciendo horarios y modalidades preferidas. 
  • Presentación de avances: es importante acordar anticipadamente, frecuencia y horario en que se espera que el profesional presente los avances. Esto ayuda a hacer correcciones de curso, de ser necesario. 
  • Demanda horaria para el proyecto: mínimo de horas requeridas semanales, si es necesario que trabaje en un horario específico para tener un horario en común y evacuar consultas, atender el chat de clientes, recepcionar llamados, reuniones, etc. 

¿Y qué debe tener resuelto?

Antes de comenzar con la búsqueda, la organización debe realizar un ejercicio de reflexión e intentar tener cubiertos la mayoría de los siguientes requisitos.

  • Es importante tener un breve brief del proyecto que abarca qué es lo que se tiene, qué es lo que se espera, cómo se espera llegar a ese punto, para cuándo y con qué presupuesto. Ese brief debe ser una imagen lo más clara posible, no sólo para ayudar a definir qué perfiles son los indicados para el proyecto sino que será un documento sobre la cual tanto el cliente como el profesional podrán empezar a trabajar.
  • Definir si prefiere llevarlo adelante como un proyecto fijo, con entregables definidos o si la modalidad de horas se adapta mejor, porque esperan que se cumplan tareas específicas, las cuales pueden cambiar a lo largo de un proyecto. Este artículo te podrá ayudar: Proyecto fijo o por horas: cuál es la mejor modalidad de trabajo con freelancers?
  • Material de trabajo: debe tener disponible y definido el material que se entregará al profesional para llevar el proyecto delante, para optimizar tiempos y calidad del trabajo. 

Preguntas frecuentes que realizan los equipos de RRHH a Workana

Las preguntas más frecuentes suelen estar relacionadas con temores y preocupaciones frente a una modalidad de trabajo que desconocen. ¿Cuántas de estas preguntas te realizas?

1. Cómo pueden controlar lo que hace un freelancer que no se encuentra trabajando de manera presencial en sus oficinas.

Las metodologías de control pueden ser varias, dependiendo el tipo de proyecto, unas se adaptan mejor que otras. 

La primer metodología de control es la comunicación, establecer un canal claro y directo con el freelancer es un punto fundamental. A su vez, pactar una reunión semanal o quincenal es recomendable sobre todo para proyectos grandes. 

Otra metodología de control son las pre-entregas. Poder ir recibiendo contenido que adelanten la entrega final, ayuda a ir teniendo visibilidad del trabajo del freelancer. Poder tomar acciones correctivas sobre la marcha y evitar desvíos en la entrega final o demoras en el proyecto. 

Por último, el Workana Time Report (WTR). El WTR es una herramienta propia de Workana que realiza capturas de pantalla en forma aleatoria a la pantalla del freelancer, y disponibiliza esa info para el cliente. Esto permite corroborar que las horas reportadas de trabajo sean efectivas.

2. Si se podrá cumplir con los tiempos de entrega y objetivos del proyecto.

Es importante conversar de estos puntos en una reunión inicial con el freelancer. Para tener en claro esto es importante que el cliente tenga identificado para cuando necesita el trabajo y cual es el objetivo y alcance del mismo, para poder transmitirselo al freelancer en forma clara. Cruzar esta información con los controles conversados anteriormente conectan a optimizar la experiencia con el freelancer. 

3. Si tenemos profesionales idóneos para llevar adelante su proyecto.

Confiamos muchísimo en nuestra base de profesionales. Es un commodity fundamental de la plataforma, y Workana trabaja permanentemente sobre ella, para optimizar la calidad de la plataforma. Tener 2.5 millones de profesionales registrados hace que hoy en día tengamos profesionales para cualquier tipo de proyecto que queramos realizar y garantizar ese match ideal con el cliente. 

Este artículo te será útil: ¿Cómo elegir el mejor freelance para tu proyecto? 

4. Qué tipos de profesionales pueden encontrar en Workana y que tipo de proyectos pueden llevar adelante.

Workana tiene profesionales de amplia especificación. Los perfiles principales van desde habilidades IT y Programación, Marketing Digital, Diseño y Multimedia, Redacción y Traducción, Soporte Administrativo, entre otras. Pero también tenemos otras categorías que nos han solicitado como ingenieros, expertos en comunicación, perfiles de finanzas, equipos de ventas. Los requerimientos fueron varios y nuestra la base es muy buena.

En este artículo, te contamos algunas habilidades que probablemente no creías que puedes encontrar en un profesional freelance. 

5. Cómo asegurar la calidad del producto final entregado por el freelancer

La calidad en el producto final, se compone en la calidad en todo el proceso, desde tener en claro el objetivo del proyecto trasladado a un brief, seguido por la selección del recurso, conocer al mismo en una entrevista y contarle de primera mano el objetivo del trabajo. Una vez seleccionado el recurso implementar las metodologías de control y feedback, e instancias parciales de entrega y revisión de resultados acerca al freelancer y al cliente a un trabajo de calidad. 

6. Cómo pueden hacer para proteger la información que necesitan compartir con el profesional. 

El profesional dependiendo del tipo de proyecto que está realizando puede contar con información sensible, o tener acceso a ella. Si esto ocurre en el proyecto, desde Workana sugerimos que el cliente extienda un NDA para el freelancer para reforzar la confidencialidad del proyecto y sus contenidos. 

7. Cómo funciona el tema de los pagos a Workana y al profesional.

En cuanto a la metodología de pagos, Workana es el responsable del pago al profesional y siempre va a liberar el pago, cuando el cliente preste conformidad del trabajo recibido en calidad y tiempos. 

Por otro lado, Workana va a estar amoldándose a la política y formas de pagos que haya convenido con el cliente en forma previa. Emitiendo una factura bajo estas condiciones. 

Para saber más sobre el sistema de cobranzas y pagos en Workana, puedes consultar nuestra Centro de Ayuda. 

8. Si es posible llevar adelante trabajos en forma presencial.

El core de Workana es el trabajo remoto, ya que accedemos a un talento que excede la zona geográfica donde se encuentran las oficinas del cliente. En el momento que limitamos esto a una zona determinada la cantidad de profesionales es menor. Teniendo en cuenta este punto hemos hecho algunos proyectos en forma presencial, donde incurrimos en contratar un seguro para el freelancer por los días de que consta el proyecto, asumiendo el cliente el costo del seguro. 

Workana Enterprise

Como resultado de estas combinaciones, estas inquietudes y necesidades, sumada a la experiencia que tenemos en el mercado freelance, es que surge Workana Enterprise: como una forma de acercarnos a las organizaciones con el propósito de unir ambos mundos, sus necesidades y el talento freelance; poniendo a su disposición todas las herramientas que tenemos para ayudarlos a cumplir sus objetivos.

Workana Enterprise es un servicio diferencial y exclusivo donde nos encargamos de todo: búsqueda de los perfiles requeridos, coordinar las entrevistas con los profesionales preseleccionados, gestionar la cuenta del cliente en la plataforma, etc.; todo adaptado a las necesidades de cada cliente. Esto nos da la facilidad y el potencial de trabajar con las distintas áreas de una manera dinámica y ágil, alcanzando un efecto multiplicador en su perfomance.

En Workana estamos felices de dar un paso más, ayudando y acompañando a grandes empresas con sus proyectos. Sabemos que este es solo el inicio, que hay mucho camino por recorrer y esperamos poder transitar nuevos desafíos juntos. 

*Este artículo es una colaboración de Mauro Forchino y Silvia Cura, integrantes del Equipo de Workana Enterprise

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