3 métodos de gestión de tiempo para organizar proyectos

3 métodos de gestión de tiempo para organizar proyectos

El tiempo es un recurso que no se puede comprar. Independiente de lo que hagas a lo largo del día, él siempre tendrá 24 horas. El factor tiempo es siempre un desafío para quien tiene una agenda completa y se ocupa de muchos proyectos y actividades todos los días. Hecho muy común para quien tiene una carrera y aún necesita cuidar de su casa también. Algunas personas logran organizarse bien y hacer todo lo que necesitan, mientras otras tienen más dificultad en el asunto de gestión de tiempo.

Indiscutiblemente, todos necesitan saber lidiar con él y planificarlo a su favor para dar cuenta de las actividades del día a día. Para ayudar en este desafío, hay algunos métodos de gestión de tiempo para organizar proyectos que puedes aplicar fácilmente en tu rutina. Aquí aprenderás tres de ellos, probados y comprobados, y podrás comenzar a manejar tus tareas pendientes con más facilidad. Para empezar, conoce la técnica Pomodoro.

Método Pomodoro: elimina la ansiedad y gana tiempo

La Neurociencia explica muchas cosas sobre el comportamiento humano, la motivación y el potencial productivo. Una de ellas, ya comprobada, es que la ansiedad entorpece. Cuando tienes un día con muchos compromisos, es normal estar ansioso y solo con eso estás perdiendo un tiempo precioso, ya que estás reduciendo tu eficiencia. Lo mismo vale para tareas largas y que demandan muchas horas para ser completadas. Cuanto más tiempo te quedas atrapado, más ansioso te quedas y, por lo tanto, menos eficiente.

El Método Pomodoro trabaja justamente la ansiedad. Fue creado por el italiano Francesco Cirillo en 1980 y tiene como base el uso de pausas frecuentes para aumentar la productividad del cerebro y gastar menos tiempo en cada tarea. Funciona así:

  • Haz un listado de tus tareas de la más urgente para la menos urgente;
  • Comienza por la tarea con un plazo más corto y ajusta un cronómetro para despertar en 25 minutos;
  • Sigue el flujo normal hasta que la alarma suene;
  • ¿Sonó? Entonces, haz una pausa corta, de alrededor de 3 a 5 minutos;
  • Vuelve a la tarea y cronometra 25 minutos de nuevo;
  • Después de cuatro ciclos de 25 minutos, es decir, cada hora de actividad enfocada, haz una pausa mayor, de al menos 15 minutos.

Según Francesco, esas pausas ayudan a reducir la ansiedad y 25 minutos es el tiempo en que el cerebro logra mantener su concentración sin dispersarse. Después de eso, él necesita parar, distraerse y volver. Francesco cree que así es posible mantener el foco y ser más productivo en los 25 minutos de actividad que si te quedas una hora directa haciendo la tarea sin parar.

Método Kanban: categoriza para hacer más y mejor

Además de ayudar a ganar tiempo, el Método Kanban funciona para administrar cada etapa del proyecto. Es muy utilizado en grandes empresas y se basa en la división de la tarea en cuadros que definen tu status. Este control se puede hacer manualmente con el uso de cuadros y post-its, por ejemplo, o por software de gestión, como el Evernote y el Wunderlist.

La metodología fue creada por los japoneses de Toyota, siguiendo la técnica de Just In Time (JIT), que se basa en el aumento de la eficiencia de la producción, a través de la optimización del sistema de control de demandas, ganando más capacidad de resolución de tareas. Una acción sólo comienza cuando otra necesariamente vinculada a ella termina. Es una reacción en cadena. Para utilizarla debes:

  • Crear un cuadro online o físico con al menos tres divisiones: realizar, en curso y finalizado. Puedes tener otras categorizaciones como “en aprobación” o “para ajuste”, dependerá de la dinámica del proyecto;
  • Obtén post-it o crea tarjetas virtuales con marcas distintas para identificar cada tarea;
  • Escribe la tarea en estas tarjetas o post. Haz una breve descripción de la actividad, así como también establece tu plazo y personas involucradas (en caso de que no sea sólo tu responsabilidad);
  • Ahora realiza la organización de las tareas de acuerdo con el status.

Es importante tener en cuenta que los proyectos con muchas tareas y personas involucradas deben tener un Kanban exclusivo para ellos, siguiendo la misma lógica de división por cuadros. La metodología puede ser aplicada para equipos o individualmente.

En los softwares, por ejemplo, puedes crear cuadros para diferentes equipos, invitar a cada miembro a inscribirse en la plataforma y hacer la división de tareas ya indicando plazos y responsables. Generalmente, es más eficiente crear este control online que físico, pero muchas empresas prefieren tener el cuadro a la vista de todos los empleados y utilizar el momento de actualización para crear interacción. Opta por lo que funciona mejor en tu realidad.

Método GTD: no acumular lo que se puede hacer ya

Las tareas parecen interminables. Cuando estás logrando una, ya aparece otra. La metodología GTD viene justamente del supuesto de Getting Things Done, es decir, haz que suceda. En otras palabras, no vayas acumulando y potenciando tareas. Resuelvelas y listo. Su creador es el consultor estadounidense David Allen y sus técnicas pueden ser aplicadas para actividades domésticas o profesionales. Observa cómo aplicarla:

  • Especifica las tareas que tienes en mente, transfiriéndolas a un papel o sistema de organización, como Trello o Google Notes;
  • Analiza las actividades y haz inmediatamente aquellas que lleven menos de dos minutos, como responder un correo electrónico, mensaje o enviar un archivo;
  • Define cuándo y cómo vas a realizar cada tarea pendiente y empieza a realizarlas;
  • ¿Ha llegado una nueva solicitud? Colócala en la fila y revisa la lista diariamente;
  • Siempre que llegue una tarea pendiente de menos de dos minutos, despáchala inmediatamente;
  • Intenta cronometrar el tiempo que te toma cada tarea para poder organizar mejor tu día.

Para David, cuando realizas la gestión de tiempo de esta manera estás reduciendo la sensación de carga sobre los hombros y reduciendo la cantidad de actividades pendientes acumuladas. De esta forma, se reduce el estrés, resulta más fácil mantener el foco y se trabaja con más claridad y control. La técnica mejora la autoestima, la calidad de vida y aumenta la productividad y el rendimiento.

Definir lo importante y organizarlo

Independiente de la metodología que aplicarás, cabe destacar que, todos tienen la organización como punto de partida. Elige la que sea más acorde con tu rutina y úsala para llevar adelante la gestión de tiempo, así tendrás oportunidad de hacer cosas nuevas y se generará más control sobre tu agenda. ¡Organízate y hasta luego!