Enviando mensajes eficientes

Si bien ya hemos hablado sobre las bases para una buena comunicación entre profesionales y clientes, en este artículo ahondaremos en particular en el intercambio de mensajes en Workana y cómo hacer esta interacción lo más eficiente posible. Después de todo, los malos entendidos y los intercambios interminables de mensajes pueden ser muy desgastantes y consumir demasiado tiempo.

Van algunas ideas concretas para lograr mensajes eficientes:

Ordena tus pensamientos

Si bien no apuntamos a demorar una hora y media en escribirle un mensaje a la otra parte, sí es útil ordenar los pensamientos y asegurarse de que lo escrito sigue cierto flujo en lugar de que se trate de varias ideas desaparramadas y sin forma. Dejar que las ideas fluyan libremente es genial como primer acción, pero luego tomarse unos minutos para ordenar ese texto será de gran ayuda.

Esto puede parecer muy antinatural al principio, pero si se convierte en un hábito no sólo ayudará a que los mensajes sean transmitidos con mayor eficacia sino que además será útil para luego tener las ideas ordenadas cuando debas revisar el caso o abordarlo en una conversación telefónica.

Mensajes eficientes

Utiliza listas, títulos, párrafos

Un mensaje de Workana o un email no es un artículo de diario, pero aún así puede aprovechar varios de los recursos que ayudan a ordenar la información.

Esto es importante cuando se trata de cosas que la otra parte debe responder o sobre las que debe actuar: es muy útil comunicarlas en un listado numerado, de modo tal que el otro pueda luego responder fácilmente cada punto o incluso referirse a él (por ejemplo “con respecto al punto c) creo que podemos encararlo la semana que viene”).

Separa claramente por tipo de contenido

Una cosa es comunicar el estado del proyecto y otra muy distinta pedirle algo a la otra parte. Lo ideal es que lo informativo esté separado de lo que necesita una respuesta, principalmente. Sobre todo si esperamos que la otra parte lleve a cabo cierta acción, es fundamental que esto esté claramente establecido en el mensaje, y no perdido entre líneas.

Para los casos en que el mensaje no requiere de ninguna acción, es útil incluir al comienzo del mensaje cosas como FYI (For Your Information) o similares.

Comunica las urgencias

Uno de los errores más comunes entre profesionales que están comenzando a trabajar es no comunicar con la suficiente gravedad los casos urgentes, como si por ejemplo cierta cuestión de servidor impide avanzar con el desarrollo de una aplicación. Lo notable es que también sucede con los clientes: a veces no especifican lo suficiente la urgencia o relevancia de un tema, con lo cual el profesional luego no actúa acorde.

Me ha pasado, en varios casos, de finalizar un mensaje con una frase como “Insisto: debemos resolver A porque si no será imposible llegar a B”. Resumir el caso en una frase simple ayuda a transmitir el concepto.

Establece fechas o estimaciones de tiempos

Ya sea lo requerido o lo que vas a hacer, siempre es útil comunicar cosas del tipo “esto lo necesitamos para el próximo miércoles” o “tendré esto listo mañana por la mañana”. De esa forma, la otra parte sabe qué esperar y la rapidez con la que se debe tratar el caso.

Responde en cuanto puedas, aunque vayas a accionar sobre el caso más adelante

Si por algún motivo no puedes encargarte de lo que dice el mensaje en lo inmediato, aún así será útil responder. Así, la otra parte sabrá que has recibido el mensaje y qué esperar en cuanto a tiempos de entrega.

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Siguiendo estos consejos simples, tus comunicaciones por mensaje o email deberían lograr mejor su objetivo, lo cual ahorrará tiempo en idas y vueltas o largas conversaciones.

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