Formas de trabajar más rápido (parte I)

Sea cual sea el rubro en que el uno se desarrolla profesionalmente, poder trabajar más rápido es una ventaja. Claro que esto no significa sacrificar calidad ni dejar de disfrutar del proceso: es crucial que uno pueda vivir calmadamente cada momento y que el resultado final sea lo mejor que podamos dar.

Sin embargo, poder trabajar a gran velocidad es una enorme ventaja ya que nos permitirá cumplir con los tiempos prometidos al cliente, hacer más trabajo en menos tiempo y por ende que las horas rindan mejor económicamente.

Hay varias cosas que uno puede hacer para que trabajar nos lleve menos tiempo:

Planificar (¡incluso las tareas chicas!)

Saber con antelación qué es lo que uno tiene que hacer es vital para luego no perder tiempo tratando de recordar qué nos falta y por dónde seguir. Esto aplica para proyectos grandes pero también es muy útil hacer pequeñas listas de 3 o 4 pasos para las tareas más simples. Por ejemplo, al trabajar en el desarrollo de un sitio web, podemos armar una pequeña hoja de ruta para la instalación del WordPress:

  1. Generar la base de datos. Tomar nota de nombre, usuario, contraseña y ubicación
  2. Crear directorio en el servidor
  3. Descargar WordPresss
  4. Actualizar el archivo wp-config.php
  5. Subir todo al servidor
  6. Ejecutar instalación
  7. Crear un usuario para el cliente
  8. Enviarle los datos de acceso

Para cualquiera que haya instalado WordPress varias veces, estos pasos salen de memoria. Aún así, sigue siendo útil para tenerlos como guía y, al finalizar, para asegurarse de que no nos salteamos ningún paso (como enviarlo los datos al cliente, por ejemplo). Instalar un WordPress es cosa de 10 minutos, pero eso no implica que no sea útil tener el paso a paso planificado.

Además, al planificar una tarea podemos darnos cuenta de que faltan algunas condiciones. En el ejemplo anterior, sobre WordPress, al planificar podemos darnos cuenta de que necesitamos acceso FTP al servidor y también al PHP MyAdmin o similares, o bien que alguien genere la base de datos y suba los archivos. En definitiva, el objetivo de este punto es tener un panorama completo de cómo será el desarrollo de la tarea y poder prever tiempos e incluso posibles complicaciones.

Formas de trabajar más rápido

Preparar todo lo que se va a necesitar antes de comenzar

En cocina esto se llama “mise en place”, en donde implica dejarse a mano los ingredientes, cuchillos, recipientes y otras herramientas de modo tal que al momento de cocinar sólo haya que hacer eso y no estar revolviendo muebles para encontrar un cucharón. Aplicado a otros rubros, básicamente consiste en tener todo preparado y a mano antes de comenzar con una tarea para que luego sea sólo cuestión de ejecutarla en lugar de estar buscando algo en el medio y frenar todo el proceso de trabajo.

Esto puede aplicarse tanto a cosas técnicas como genéricas: por ejemplo, puede implicar ya tener abierto el Illustrator, la carpeta en donde están los archivos que debemos abrir, un café ya servido… todas cosas que hagan que luego simplemente debamos dedicarnos a trabajar. Entrar en una racha de concentración y productividad es algo que toma esfuerzo y cada vez que uno se para a hacer café o esperar mientras abre algún software se frena todo y hay que volver a empezar.

Agrupar tareas similares

Sin importar en qué rubro uno trabaja, hay momentos en los que nos toca hacer alguna tarea repetitiva. Puede que sea simplemente copiar y pegar texto, convertir unas imágenes en botones, replicar código de varias landing pages . . . En cualquiera de los casos, algo que será de gran ayuda para acelerar el trabajo es agrupar las tareas que sean similares.

Supongamos por ejemplo que tenemos una plantilla de  newsletter en HTML y que debemos armar cinco versiones en donde cada una tenga distinto texto e imágenes y los enlaces apunten hacia distintos lugares. Una opción será abrir el primero, corregirle el texto, cambiarle las imágenes y luego modificar cada uno de los enlaces. Luego el segundo, y así . . . Sin embargo, será mucho más rápido si abrimos los cinco y agrupamos las tareas: primero modificamos en todos el texto. Luego las imágenes. Por último, los enlaces. Sucede que uno es capaz de ganar velocidad a medida automatiza un proceso, por lo que hacer las tareas que son parecidas todas juntas ayuda a esto y, en consecuencia, a terminar más rápido.

Esta nota es sólo lo primero. ¡Lee la segunda parte aquí!

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