Tips para organizar prioridades

Trabajas como freelancer y sabes lo crítico que resulta cumplir con todos los proyectos en tiempo y forma. Tanto en tu profesión como en la vida cotidiana, muchas veces ocurre que tienes múltiples tareas para concretar, te sientes desbordado y ni siquiera sabes por dónde comenzar.

Entre las responsabilidades que implica llevar la relación con los clientes, negociar pagos, generar nuevos proyectos y contactar proveedores si fuere necesario, ¡cuánto más difícil resulta bajar la velocidad y sentarse a analizar por dónde seguir y cuánto tiempo dedicarle!

Lista de prioridades

Empieza por armar una lista con las prioridades que se te vengan a la mente. Es clave verlas plasmadas en un papel, te aseguramos que hace a la diferencia pasarlas del plano mental a la hoja 🙂 Haz el listado a conciencia, considerando todos los proyectos que tienes abiertos y el resto de las gestiones en las que estés inmerso (puede que todavía no sean proyectos activos pero que definitivamente requieran de tu atención y tiempo). Trata de ser abarcativo, pero no detallista al extremo porque esto tampoco te resultará esencial (de nada sirve incluir sub-tarea por sub-tarea; eso lo irás resolviendo cuando te aboques a resolverlas). Cuando estés listando las tareas, empieza a identificar lo importante de lo urgente (la diferencia estará en el tiempo que tengas para concretarlas; si es algo que tendrías que haber resuelto “para ayer” sin dudas entra en la categoría de “urgente” :D).

Nivel de impacto

Ya con un primer listado de tareas frente tuyo, e identificadas las de importancia y las urgentes, haz una revisión general para asegurarte que no has dejado ninguna relevante de lado, y luego comienza a analizar qué tan crítico sería que la llevaras a cabo, qué impacto tendría en tu trabajo diario y en las entregas prometidas a los clientes. Aquí hay algo que no debes pasar por alto: los deadlines que has acordado para cada uno de tus proyectos. Si el deadline es muy próximo, seguramente esa tarea revista carácter de urgente. Recuerda que si hay desfasaje con algún paso intermedio esencial podrías no llegar a tiempo con la concreción del proyecto.

Tiempo ganado

Otra clave que debes tener en cuenta al momento de priorizar tareas es cómo cada una de ellas se interrelaciona con otras, e incluso lo que necesitarás de otros para poder concretarlas. Gana tiempo anticipando tareas. Quizás haya una tarea en la que no puedas avanzar porque necesitas feedback de otros, información, o incluso deliverables. En este caso focalízate en conseguir esos recursos, porque sin ellos no habrá mucho que puedas hacer al respecto. Mientras tanto, si bien no accionas directamente sobre ese pendiente, vas ganando tiempo gestionando por otro lado 😉

Análisis de prioridades

También resulta fundamental que puedas identificar cuánto tiempo podría insumirte una tarea, y lo que es más importante todavía, de cuánto tiempo dispones tú para dedicarle. Analiza objetivamente cómo viene tu agenda y tus tiempos y en base a ello define las prioridades. Qué ejecutar primero dependerá de cada caso particular. Un consejo, que puedes optar por poner en práctica: muchas veces ocurre que por ejemplo tienes dos tareas a concretar super relevantes y otras diez menores, que puedas resolver en 20 minutos. Quizás en primera instancia te convenga abocarte a esas diez para luego dedicarte de lleno a la concreción de las tareas macro. Una vez más, todo dependerá del carácter de urgente vs importante, los deadlines, tu propio tiempo disponible, lo críticas que resulten esas tareas y cuánto puedan aportarte otros para que puedas avanzar, entre otros factores. Evalúalo caso por caso.

Lista actualizada

Si ya has podido delinear una lista mucha más clara de prioridades (seguro ya tienes por dónde comenzar ;)) sumérgete de lleno en la ejecución. Eso sí, es importante que la mantengas actualizada porque permanentemente surgen nuevos pendientes, y las prioridades por lógica se reacomodan. Considera actualizarla cada dos o tres días, o semanalmente, como te resulte más práctico.

Con el detalle en mano, ya ejecutando tareas, organizando tu tiempo, mejorando tu productividad . . . qué bien se siente ir tachando los pendientes del listado, ¿verdad? 😀

12 Comentarios
  1. […] Prioriza actividades: si tienes en la cabeza muchas actividades a realizar y ni sabes por dónde empezar, puede que entres en crisis. Evita la desesperación y organiza tu día con un listado de prioridades. Agrupa las actividades similares (por ejemplo, realizar todas las llamadas telefónicas que tengas pendientes, incluso sobre diversos temas) y saca lo mejor de tu tiempo. Así resultará más sencillo cambiar de una actividad a la otra, teniendo en claro cómo viene tu día, qué tareas son críticas para poder avanzar en las demás, qué deadlines manejas y así poder ser productivo al máximo. […]

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