Como dar feedback (positivo e negativo) para obter o melhor de um freelancer

83% dos trabalhos realizados na Workana terminam com um índice de satisfação de 5 estrelas para o freelancer. 6% terminam com uma classificação de 4 estrelas, 1% em três estrelas ou menos e apenas 9% em arbitragem.

Portanto, nossa taxa de sucesso absoluto é de 83%. Um índice muito alto!

Mas queremos aumentá-lo ainda mais e descobrimos que uma maneira de fazer isso é ajudar os clientes a dar o melhor feedback possível aos freelancers durante os projetos.

O feedback ao profissional tem toda uma técnica e não é fácil dominá-la, especialmente quando você cria equipes de trabalho remotas para expandir sua empresa sem duplicar os custos.  

Aprender a dar um bom feedback ao trabalhar com freelancers é especialmente importante para construir relações de trabalho estáveis e duradouras. Na prática:

  • Isso te ajudará a economizar muito tempo que você pode usar para fazer outras tarefas.
  • Permitirá que você gere vínculos de confiança com os freelancers da sua equipe e estabeleça relações de longo prazo.
  • E te ajudará a construir uma cultura de qualidade e comprometimento.

E tudo isso terá um impacto positivo e tangível na sua empresa.

Onde, como e quando fazer uma observação pode ser a diferença entre obter um serviço de alta qualidade e outro em que você tem que dedicar tempo extra para correções. Também entre você ganhar um aliado permanente ou ter que encontrar outro freelancer.

O feedback é um dos pilares mais importantes da melhoria constante, a eficiência dos processos e a motivação sustentada e um mecanismo que acelera o crescimento do seu negócio ou empresa.

O feedback positivo é tão relevante quanto o negativo quando se trata de melhoria, mas é mais fácil para a maioria das pessoas lidar com o primeiro tipo. Hoje vamos ver a importância de reconhecer os acertos dos seus colaboradores, mas acima de tudo, o método para dar um bom feedback negativo.

Se você não sabe como dar feedbacks para um freelancer, neste artigo você vai aprender as bases mais importantes para fazer isso de forma profissional. E se você já faz, encontrará elementos que permitirão continuar melhorando a sua técnica para dar feedback aos seus colaboradores.

Nós mostraremos como e por que o feedback pode fazer a diferença…

O especialista em desenvolvimento organizacional e colaborador da revista Forbes, Rich Lyons, diz que sua experiência o levou a reconhecer que as empresas de sucesso promovem uma cultura de feedback permanente em todos os níveis hierárquicos e isso inclui os trabalhadores que colaboram de forma ocasional, remota ou por projeto.

O John Hattie e a Helen Timperley, co-autores de “O poder do feedback“, descobriram que a retroalimentação é uma das influências mais poderosas no aprendizado e na conquista, mas dependendo do tipo de feedback, essa influência pode ser positiva ou negativa. Ou seja, dar um feedback ruim pode ser muito mais contraproducente do que não dizer nada.

De acordo com as estatísticas do officevibe, a maioria dos gerentes ou líderes de projeto não dá feedback suficiente aos seus colaboradores e quando isso acontece, eles se concentram mais no negativo ou são muito inespecíficos porque têm medo de um confronto direto. É uma pena, porque essa mesma pesquisa mostrou, entre outras coisas, que há muitas razões para dar um bom feedback:

Como não existem colaboradores perfeitos que possam ler sua mente, aprender a dar um bom feedback se torna a melhor alternativa para garantir bons resultados. Portanto, não jogue fora as seguintes técnicas que te ajudarão a dar um feedback “like a boss”.

A importância do feedback positivo

De acordo com uma pesquisa interna da empresa Gallup, os gerentes que recebem feedback positivo sobre seus pontos fortes desempenham quase 10% a mais.

O elogio assertivo serve para manter o nível de qualidade elevado e transformar o que é bom em excelente, mas não é suficiente dizer “isso está muito bom”, é necessário projetá-lo para a melhoria contínua. Por exemplo, em vez de dizer “Eu gosto muito do design minimalista que você usou”, você pode dizer: “Eu gostei do design minimalista que você usou”, eu tenho certeza que ele continuará aperfeiçoando sua técnica até que seja realmente extraordinário”.

Recorrer ao reforço positivo sempre que alguém exceder as expectativas é a melhor maneira de garantir que o profissional continue excedendo-as e, assim, construir um relacionamento baseado no comprometimento e na qualidade.

Como veremos mais adiante, o feedback positivo também é uma parte fundamental do feedback negativo, embora primeiro analisaremos quais canais usar ao dar retroalimentação.

Quais são os melhores canais para dar um feedback remoto?

Às vezes você só precisa dar um feedback pontual para um freelancer que pode ser feito, sem problemas, através do chat da Workana. Algo do tipo: “Em geral, a estrutura ficou ótima, só preciso que você melhore este ponto. Continue assim!”. Mas, às vezes, o feedback precisa ser um pouco mais extenso e profundo e você tem que ter muito cuidado com um fenômeno chamado “viés da negatividade“.

O psicólogo Daniel Goleman manteve uma postura um pouco pessimista, mas bastante realista: o receptor está propenso a interpretar a mensagem do emissor da pior maneira possível, especialmente quando não tem elementos de contexto.

Isso significa que, quando enviamos uma mensagem de texto ou um e-mail com um feedback que parece ser neutro para nós, na ausência do contexto emocional fornecido por elementos como tom de voz e expressões faciais, o destinatário pode considerar isso como algo negativo. E, se enviamos uma mensagem positiva, ele pode apenas considerá-la neutra.

O que você queria dizer no e-mail: Você está certo, apenas mude este detalhe.

O que o freelancer entendeu: Você está errado e tem que mudar isso.

Para evitar este tipo de coisa, sempre que você for dar uma retroalimentação crítica, use nossa ferramenta de videoconferência. Ela permitirá que você se comunique cara a cara com seu freelancer sem ter que sair da plataforma. Só não se esqueça de escrever no chat o que vocês combinaram pela câmera. Assim, tudo o que é dito é respaldado pela Workana, caso o projeto termine em mediação ou arbitragem.

O mais importante para o feedback negativo funcionar: neutralizar o estresse

O Ed Batista, coach executivo e colaborador da escola de negócios de Stanford, diz que o segredo para que o feedback negativo tenha resultados positivos é minimizar ao máximo o nível de estresse causado pelo ato de dar e recebê-lo.

Segundo ele, o feedback causa estresse porque é uma ameaça direta ao status, à certeza, à autonomia, ao vínculo e ao senso de justiça. Como qualquer ameaça, provoca respostas emocionais, físicas e cognitivas defensivas que incluem raiva, medo e ansiedade que nos predispõem a reagir mal. E não apenas em quem a recebe, mas também naquele que o dá.

É necessário incluir fatores de equilíbrio que neutralizem o estresse para que a percepção da ameaça não detone uma predisposição negativa. Neste infográfico, fizemos um resumo e uma explicação do método proposto pelo Ed Batista:

Além disso, uma das melhores maneiras de reduzir o estresse do feedback é criar um contexto de interesse genuíno, pois isso naturalmente neutraliza várias ameaças e resistências que podem surgir.

A importância de um contexto de interesse genuíno

A pesquisadora do comportamento humano em Harvard, Francesca Gino, descobriu em um dos seus estudos, que os trabalhadores tendem a se afastar e a desconfiar daqueles que lhes dão uma retroalimentação menos positivo do que a imagem que eles têm de si mesmos.

Pelo contrário, eles estão mais dispostos a ouvir as opiniões de pessoas que parecem ter um melhor conceito sobre elas. O desafio é fazer com que alguém a quem estamos dando feedback negativo não fique na defensiva e queira continuar nos ouvindo.

O feedback é muito mais eficaz quando se trata de uma pessoa que demonstrou um interesse positivo em nós como seres humanos e não apenas em como os resultados do nosso trabalho lhes afetam.

Nós estamos muito mais propensos a tomar como certas as coisas ditas por alguém que respeitamos ou gostamos e vice-versa, independentemente do conteúdo objetivo da mensagem. Ou seja, se não gostamos do nosso chefe, embora o que ele esteja dizendo seja completamente lógico, tenderemos a questioná-lo.

Esse é o resultado de um fenômeno cognitivo comprovadíssimo que muitos pesquisadores analisaram, entre eles o famoso psicólogo do comportamento e ganhador do Prêmio Nobel em Economia, Daniel Kahneman, que o chamou de priming e explicou de uma forma muito simples: é o efeito que o percebido anteriormente tem no presente, embora não haja uma causa real entre ambas coisas. Em outras palavras, você pode pensar que seu relacionamento pessoal com o funcionário não deve afastar a objetividade do feedback, mas acontece e muito.

Ou seja, se você se preocupa em ser visto como uma pessoa capaz, gentil e amável, é muito mais provável que seu colaborador sinta que está certo quando você indicar uma área de oportunidade e que tem interesses genuínos de melhorar nesse aspecto.

Um bom líder sabe que em todos os momentos deve projetar essa confiança e esse interesse genuíno, porque é em grande parte o que permitirá que, quando chegar a hora, o feedback seja dado de forma positiva.

Por que o feedback negativo falha (e como resolvê-lo)

Se, às vezes, não nos sentimos confiantes o suficiente para confrontar um funcionário que conhecemos a fundo, com maior razão, podem surgir dificuldades na hora de dizer a um freelancer que ele precisa melhorar alguns aspectos.

Como temos bem inculcado que: “se você não tem nada de bom para dizer, é melhor ficar calado”, deixamos o problema se tornar grande em vez de resolvê-lo na hora e isso causa os piores cenários, por exemplo, funcionários que acabam sendo excluídos do projeto sem saber o por quê e que poderiam ter melhorado consideravelmente se tivessem tido a oportunidade.

Muitas empresas fazem revisões periódicas do desempenho de seus funcionários e, no caso da Workana, você sempre pode qualificar o freelancer após a conclusão do projeto. Mas de acordo com uma análise do LinkedIn, os funcionários das novas gerações -aos quais a maioria dos trabalhadores remotos pertencem- preferem um feedback específico e por cada entrega, em vez de revisões gerais do seu desempenho a cada determinado período de tempo ou ao finalizar um projeto.

Algumas razões extras pelas quais o nosso feedback negativo pode estar falhando são:

O feedback é estruturado em torno das necessidades da pessoa que o fornece e não de quem o recebe.

Vamos ser sinceros, não obter os resultados que estamos esperando é muito frustrante e se consideramos os prazos e as possíveis despesas extras, é normal que a raiva e o desejo de expressá-la apareçam. Mas o feedback não é um momento para fazer catarse, é uma estratégia que deve focar exclusivamente na solução de um problema o mais rápido possível e dá melhor forma possível.

Solução: aprender a identificar, isolar a área de oportunidades do funcionário e não vincular a retroalimentação aos nossos problemas ou necessidades. Bem como entrar em um estado de calma e objetividade total antes de dar o feedback.

Quem recebe o feedback está muito certo de suas habilidades ou duvida da capacidade de quem o está dando.

Alguns freelancers têm dificuldade em confiar na objetividade da retroalimentação, especialmente quando têm uma maneira diferente de trabalhar ou de se posicionar.

Solução: abordar o problema diretamente: “Acho que você não confia em mim, mas peço que siga minhas instruções ou conselhos e analisaremos o desempenho em x tempo.”

A pessoa que recebe o feedback se concentra muito na parte negativa

Algumas pessoas são mais sensíveis do que outras e, embora alguns freelancers recebam um feedback negativo standard, outros podem considerá-lo como um ataque direto que os bloqueia cognitivamente.

Solução: deixar claro que ele é considerado um elemento importante dentro da equipe e que a melhoria constante faz parte da sua filosofia de trabalho, mesmo com os melhores colaboradores.

Não existe uma motivação real

Talvez o funcionário já não esteja mais interessado no projeto, ele quer ser demitido ou considera que a compensação econômica não é a melhor.

Solução: devemos abordar a questão diretamente e determinar se temos ou não as ferramentas necessárias para motivar o funcionário. Em caso de uma resposta negativa, é melhor deixar ele ir.

Uma das vantagens da contratação de freelancers na Workana é que, se algo assim acontece, nós te apoiamos e o projeto pode entrar em mediação ou arbitragem para que você não perca seu investimento.

Você faz um “shit sandwich”

Um ”shit sandwich” é, na gíria do feedback, a maneira de se referir a uma retroalimentação com essa estrutura:

Isso está bom, mas isso está péssimo, mas esse outro está muito bom.

É muito comum, que numa tentativa de diminuir o impacto negativo da crítica, encerramos com um elogio que acaba tirando o foco principal.

Solução: as retroalimentações podem começar com elogios ou um reconhecimento, mas devem ser encerradas com um compromisso e um acordo:

Isso está muito bom, mas você precisa melhorar neste ponto específico. Ok?

Conclusão

Se você está desenvolvendo sua empresa com a ajuda de freelancers, é muito importante dominar a arte do feedback, já que é algo que pode economizar muito tempo, dinheiro e mal entendidos.

Por exemplo, este gráfico indica que, em média, o cliente e o freelancer trocam entre setenta e noventa mensagens por cada projeto concretizado através da Workana:

Muitas dessas mensagens, que de uma forma ou de outra implicam em perda de tempo, correspondem a correções e dúvidas que poderiam ter sido evitadas por meio de um feedback oportuno e de qualidade.

Criar equipes de trabalho remotas com a Workana, minimizando riscos e conseguindo freelancers que já demonstraram anteriormente suas habilidades e qualidade, é muito simples. Nós te oferecemos um amplo universo de opções para que possa escolher seus melhores aliados e, depois, você só precisará se preocupar em ser claro sobre os requisitos do seu projeto e dar um feedback pontual e assertivo.

O que você achou deste artigo? Agora eu fico esperando o seu feedback!

Escritora, redatora e estusiasta do Marketing Digital. Adoro viajar, sou promotora do estilo de vida freela, e sempre que posso ajudo as pessoas a buscarem uma melhor qualidade de vida por meio do trabalho freelance.

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