Como superar as distâncias ao trabalhar com equipes remotas?

Não é nenhum segredo que, nos últimos anos, o trabalho remoto e o freelancing  experimentaram um crescimento impressionante no mundo inteiro.

Esse fenômeno não ocorreu somente graças à tecnologia, mas também porque cada vez mais empresas e empreendedores se animam a crescer de forma rápida e efetiva, recorrendo a colaboradores e equipes virtuais.

Esta mudança de paradigma trouxe também seus próprios desafios. Embora qualquer equipe de trabalho – remota ou presencial – possa enfrentar eventuais desafios, no caso de colaboradores a distância, as raízes dos conflitos e a forma como são administradas podem ser um pouco diferentes.

Desenvolver habilidades e ferramentas de liderança necessárias para detectar e solucionar a tempo qualquer tipo de conflito que possa chegar a aparecer em uma equipe de freelancers deve ser uma das suas prioridades como líder de projeto.

No blog da Workana, compartilhamos vários artigos a respeito de como a tecnologia te ajuda a solucionar problemas e otimizar o rendimento de sua equipe remota. Mas hoje, vamos focar em outro grande pilar do gerenciamento do trabalho freelancer. Para isso, recorremos a dois estudos universitários que justamente oferecem dados concretos e comprovados para:

  • Construir uma equipe de trabalho remoto eficiente
  • Saber enfrentar conflitos entre as equipes de trabalho remoto
  • Melhorar a confiança em uma equipe de trabalho remoto
  • Superar os problemas de identidade de uma equipe virtual

Neste artigo, vamos analisar em conjunto as conclusões dos artigos de investigação de Chris Kimble “Construindo equipes de trabalho remoto efetivas: como superar os problemas de confiança e identidade em equipes virtuais“, e de Griffith, Mannix e Neale “Conflito e equipes virtuais” para responder algumas perguntas sobre como estão relacionados o trabalho com freelancers e os conflitos no trabalho.

Tipos de conflitos que existem em uma equipe de trabalho.

Um conflito surge quando os problemas aparecem ou não podem ser resolvidos devido a causas inerentes da configuração ou dos integrantes da equipe. Entre essas causas estão os problemas de comunicação, as dificuldades interpessoais e/ou as diferenças ideológicas entre os membros.

Sem importar em que tipo de esquema operam, normalmente existem três fontes principais de conflitos nas equipes de trabalho:

1. O conflito de relacionamento ou afetivo

Origina-se como resultado de diferenças interpessoais derivadas de personalidades incompatíveis, hostilidade ou irritabilidade. Ocasionam um grande efeito negativo no desempenho e satisfação tanto no grupo quanto individualmente. Por exemplo, um caso típico é quando um colega “adoece” por motivos que são independentes ao trabalho, e isso afeta você emocionalmente.

2. O conflito cognitivo

Normalmente, acontece quando um ou vários membros da equipe não concordam com as tarefas ou objetivos do projeto. Esse tipo de conflito pode ocasionar uma má atitude, onde efetivamente as tarefas ou objetivos não se tornam os mais  apropriados. Porém, quando é solucionado de forma assertiva, a equipe geralmente evolui e encontra um melhor equilíbrio no trabalho.

Imagine que você trabalha com uma equipe cujo objetivo é a criação de um website, e metade dos membros acha que deveria haver um espaço livre para publicidade externa, enquanto a outra metade acredita que isso afetaria a experiência do usuário.

3. Conflito processual

Tem a ver com a metodologia do trabalho, e surge quando os membros concordam com os objetivos, mas não com os meios para alcançá-los, ou ainda, não têm informações suficientes para concluir tais processos. Geralmente, esse tipo de conflito pode ser resolvido com treinamento ou diálogo.

Um exemplo clássico é quando você está inserindo todas as informações do trabalho em um  software de gerenciamento de projetos, mas um dos membros da equipe continua a alimentar o progresso do mesmo a você através de envio de mensagens.

Com muita frequência, as pessoas mal interpretam a origem do conflito em um ambiente de trabalho. Como resultado desta interpretação errônea, surgem atritos interpessoais e por isso é muito comum que os conflitos que inicialmente eram operativos ou cognitivos se tornem interpessoais. Também é possível que os conflitos interpessoais surjam desde o operativo e não sejam resolvidos em sua raiz.

Os erros de interpretação com relação às causas de conflitos são mais frequentes quando os membros da equipe não são compreendidos ou ainda existem muitas diferenças culturais ou  de comunicação.

Os conflitos são mais frequentes nas equipes de trabalho remoto?

Qualquer pessoa que já tenha trabalhado  em um escritório ou no esquema de trabalho tradicional, pode dizer por sua própria experiência que o conflito é de fato algo muito comum nas empresas. Há quem diga que a falta de convivência direta pode enaltecer os conflitos em uma equipe virtual.

No entanto, este pensamento não está errado. Não é que existam mais conflitos entre equipes de trabalho formadas por colaboradores remotos ou freelancers, senão que esse tipo de estrutura tem diferentes pontos e áreas de oportunidades.

Por exemplo, uma diferença crucial das equipes remotas em comparação às presenciais é que os conflitos tendem a estar mais relacionados a falhas na comunicação e na interdependência do trabalho, do que a problemas interpessoais ou falta de compromisso.

Segundo o estudo de Griffith, Mannix e Neale, existem menos conflitos interpessoais nas equipes remotos, a mesma quantidade de conflitos cognitivos e mais conflitos processuais se formos comparar com as equipes tradicionais. Porém, o aumento dos conflitos processuais é algo que, veremos mais adiante, podem ser solucionados se colocarmos mais atenção na comunicação.

As equipes de trabalho remoto tendem a ter diferentes integrantes entre si pela facilidade da quebra de barreira geográfica. Está comprovado que a diversidade pode ser um propulsor na criatividade e no desempenho, mas ao mesmo tempo, pode chegar a provocar problemas de comunicação.

Como construir uma equipe de trabalho remoto eficiente?

O tratamento assertivo do conflito começa desde a própria criação das equipes de trabalho. Para construir uma equipe remoto eficiente, é necessário começar quebrando alguns paradigmas clássicos do esquema de trabalho tradicional.

As equipes de freelancers aprendem e evoluem constantemente. São flexíveis, trabalham por objetivos e podem trazer inovações metodológicas mais facilmente. Por isso, um dos primeiros pontos para se construir uma equipe remoto livre de conflito é aproveitar essa diversidade e flexibilidade, no lugar de tentar que se pareça o mais próximo possível uma equipe presencial.

Quando você está formando sua equipe remoto, independentemente qual seja o seu objetivo, considere o seguinte:

  • Busque perfis com múltiplas habilidades que se complementam de forma não hierarquizada.
  • Realize pelo menos uma videoconferência individual com cada freelancer e uma com toda a equipe antes de começarem a trabalhar.
  • Tenha certeza de que cada membro possui a informação e ferramentas necessárias para gerenciar todos os processos que serão responsáveis.
  • Ressaltar as similaridades dos membros de sua equipe ao invés das suas diferenças..
  • Se o projeto exigir necessariamente interações entre todos os membros, tente contratar freelancers que tenham horários similares e que falam a mesma linguagem.

Como administrar conflitos com as equipes de trabalho remoto?

Como os grupos de freelancers podem trabalhar de muitas maneiras diferentes, gerenciá-los de forma assertiva implica ter a capacidade de dominar um amplo espectro de estratégias de comunicação, tecnologia, processos sociais que irão dar suporte ao espírito de compromisso mútuo e de integração que irá definir a equipe.

Uma particularidade típica de conflito nas equipes de trabalho remoto está relacionado com a forma que se expressam e isso pode passar desapercebido por bastante tempo e se tornar evidente somente quando provocar estragos na produtividade.

Segundo Griffith, Mannix e Neale isso se deve ao fato de que existe menos interação presencial, então o tom de voz ou a expressão das pessoas que poderiam fornecer as pistas sobre algum conflito latente não ficam tão disponíveis para o gerente de uma equipe virtual.

Por este motivo, uma das primeiras responsabilidades de qualquer líder de projeto com freelancers é justamente redobrar a atenção e o cuidado a este respeito e manter abertos os canais de comunicação e confiança que permitem transparecer qualquer tipo de conflito caso eles venham a surgir.

Uma vez detectado, existem cinco formas principais de enfrentarmos o conflito:

  • Evasão: É quando os membros preferem ignorar o conflito no lugar de enfrentá-lo diretamente. Em situações muito particulares, sobretudo quando surgem temas muito complicados, deixar um determinado conflito até que tudo se acalme é a decisão mais correta. Porém, a imensa maioria das ocasiões a evasão é uma das formas menos assertivas de gerenciar um conflito e a responsabilidade do líder do projeto é de desencorajar esta postura em todas as pessoas do time.
  • Imposição : Surge quando uma das partes trata de impor perante os demais as suas condições, sem diálogo. Normalmente esta forma de enfrentar um conflito não enriquece o desempenho dos freelancers e somente devemos recorrer a ela quando o líder do projeto precisa tomar ações rápidas e imediatas. Precisamos levar em consideração que a imposição em conflitos cognitivos ou processuais muitas vezes nos leva ao conflito interpessoal.
  • Acomodação: É quando uma das partes trata de satisfazer todas as exigências das outras partes. É uma boa forma por parte do líder de se aproximar quando se trabalha com conflitos em uma equipe bem integrada com objetivos comuns e claros e demandas razoáveis, uma vez que ele lhes dá um norte para a autogestão e também aumentamos o nível de confiança.
  • Compromisso: É quando todas as partes estão dispostas a se sacrificar desde que os objetivos da equipe sejam alcançados. A vontade de se comprometer, embora não seja a maneira mais assertiva de resolver o conflito, porque implica num certo nível de insatisfação entre os membros, é o primeiro passo para alcançar uma estratégia de colaboração e integração.
  • Colaboração e integração: É a melhor forma possível de resolver um conflito e isso é possível quando as partes encontram uma solução em que todos ganham ao mesmo tempo em que se alcançam os objetivos.

Como aumentar a confiança em uma equipe de trabalho remoto?

De acordo com o estudo de Chris Kimble, a confiança entre os membros é um fator fundamental para evitar e solucionar conflitos interpessoais derivados da má interpretação a partir da fonte. Para que haja confiança, cada membro deve estar convencido da competência, integridade e boas intenções dos demais.

As primeiras impressões normalmente tem muita influência no tipo de interação que os membros de uma equipe terá de uma equipe de trabalho no futuro, por isso é importante tratar de que estas sejam mais humanas e mais amenas possíveis.

Para aumentar o nível de confiança em uma equipe remota, é importante:

  • Que cada membro tenha suas responsabilidades claras e como o seu rendimento afeta os demais.
  • Que todos conheçam de forma geral a experiência e competência dos demais membros para que possam ter confiança de que efetivamente será realizado um bom trabalho.
  • Fazer videoconferencias com frequência, onde a expressão e o tom de voz possam ser percebidos.
  • Deixar evidente todos os acordos, seja por email ou por algum software de administração de projetos.
  • Incentivar uma comunicação completamente honesta e transparente que permita identificar e expressar conflitos quando surgem.
  • Realizar com frequência exercícios para treinar as habilidades de comunicação.

Como superar os problemas de identidade em uma equipe virtual?

Conhecer a identidade das pessoas com as quais nos relacionamos é essencial para o entendimento mútuo e para desenvolver um sentimento de inclusão. Assim mesmo, quando os membros de uma equipe remoto se identificam com o projeto, aumenta a confiança geral e os conflitos cognitivos são minimizados.

Alguns pontos chaves para evitar ou gerenciar problemas de identidade em uma equipe de trabalho remoto são:

  • Deixar claro a cada membro os objetivos finais do projeto, sem dar importância qual a sua função dentro do processo.
  • Incentivar que os membros do time tenham espaço suficiente para compartilhar com os demais informações contextuais sobre si mesmo.
  • Ressaltar que os integrantes têm em comum no lugar de destacar as suas diferenças.
  • Freqüentemente deixar claro que existe uma filosofia compartilhada entre a empresa e os membros da equipe.
  • Esclarecer o significado exato dos principais termos e indicadores de desempenho que serão tratados em todo o projeto.

Na Workana, queremos oferecer a você todas as ferramentas necessárias para que você comece a crescer a sua empresa com freelancers.

Além de oferecer a você a melhor plataforma digital para encontrar colaboradores remotos de maneira segura e eficiente, te oferecemos assessoria constante e informações úteis para que você possa gerenciar um projeto com sucesso a partir da primeira contratação de um profissional autônomo ou toda uma equipe.

Crie seu projeto ainda hoje e deixe que os melhores freelancers compartilhem contigo seu talento, experiência e propostas.


Fontes:

https://www.researchgate.net/publication/275652876_Conflict_and_virtual_teamshttps://arxiv.org/ftp/arxiv/papers/1404/1404.7761.pdf

https://arxiv.org/ftp/arxiv/papers/1404/1404.7761.pdf

Escritora, redatora e estusiasta do Marketing Digital. Adoro viajar, sou promotora do estilo de vida freela, e sempre que posso ajudo as pessoas a buscarem uma melhor qualidade de vida por meio do trabalho freelance.

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