Guia de 7 passos para construir uma equipe de suporte remoto eficaz

A experiência do cliente se tornou um “ás na manga” das empresas que conseguem perdurar com sucesso no mercado. Por isso, contar com uma equipe de suporte remoto que garanta experiências incríveis aos seus clientes pode ser a oportunidade perfeita de fazer seu negócio crescer.

Talvez, agora você esteja pensando…

“Ok, ter uma equipe de suporte e atenção ao cliente é uma boa ideia… Mas isso implica novos gastos que não estou pronto para assumir agora.”

E você tem razão em um aspecto. Adicionar mais gente à sua equipe pode significar ter que alugar um espaço mais amplo, receber contas de luz mais caras, pagar novos salários, e outras despesas…

Porém, lembre-se que te falei sobre formar uma equipe remota! E sabe o que isso significa?

Contratar freelancers para realizar tarefas de suporte e atenção ao cliente da sua empresa!

 

Então, pode te surgir a seguinte dúvida:

Como garantir que o serviço ao cliente com uma equipe remota cumpra suas expectativas?

Construindo uma equipe de suporte remoto com base em um plano que cumpra todos os requisitos funcionais para a sua empresa, negócio ou projeto! Por exemplo:

  • Estabelecendo com clareza e antecedência quais serão suas funções;
  • O que você deseja que a sua equipe de suporte remoto tenha?
  • Que tipos de trabalho eles deverão realizar?
  • Quais serão os canais de atenção ao cliente que deverão cobrir?
  • E qual será o trato e os serviços que você espera oferecer aos seus clientes através destes canais?

Construir uma equipe de suporte remoto a partir do zero te permitirá garantir que o serviço de suporte e atenção ao cliente estará preparado para fazer sua empresa dar o “próximo passo”. E você poderá fazer isso contando com as pessoas mais indicadas para esta função e sem ter que investir grandes quantidades de dinheiro.  

Para te ajudar a ter sucesso na consolidação da sua equipe remota de atenção ao cliente, preparamos um guia de implementação rápida para começar a procurar as pessoas que formarão o seu “time perfeito”.

1. Crie uma lista das qualidades que você deseja encontrar nos membros da sua equipe remota

O trabalho remoto pode não ser indicado para todo mundo… Para desenvolver esse tipo de trabalho, é preciso ter um alto compromisso e grandes habilidades de comunicação.

Geralmente, as pessoas que tem experiência em trabalhar como freelancer são capazes de:

  • Trabalhar de maneira independente;
  • Resolver problemas;
  • Priorizar tarefas;
  • Fomentar el espírito empreendedor;
  • Força de vontade e esforço aplicado para ser parte de um projeto de muito sucesso!

É por tudo isso que você desejará formar sua própria equipe de trabalho remoto com freelancers!

Porém…

… recomendamos que você defina claramente quais qualidades deseja encontrar nos integrantes da sua equipe de suporte remoto. E antes de decidir contratar, você pode orientar sua busca pelos melhores profissionais pelas seguintes habilidades:

  • Domínio da arte de comunicar;
  • Atitude positiva e vontade de crescimento;
  • Disponibilidade de recursos tecnológicos;
  • Capacidade de auto-motivação e disciplina para trabalhar de forma independente;
  • Experiência (ou seja: já ter trabalhado remotamente, colaborado em projetos empresariais, etc.)

2. Crie uma descrição detalhada do trabalho a realizar

Na hora de procurar freelancers para formar sua equipe de atenção ao cliente remota, será necessário que eles sintam que, ao cumprir suas tarefas, estarão não só colaborando numa parte essencial  para o crescimento da empresa, mas também demonstrando suas capacidades e evoluindo como profissionais.

Para ajudá-los a compreender a importância deste trabalho, você terá que fazer uma apresentação detalhada das funções que eles deverão desempenhar. Uma apresentação realmente atrativa, que estimule os freelancers a querer fazer parte da sua equipe remota, deverá incluir alguns pontos fundamentais, como:

  • Esclarecer quais são suas expectativas sobre esta seção da sua empresa. Deixe bem claro porque é tão importante contar com pessoas comprometidas e ofereça todos os detalhes sobre o que implica realizar esta função;
  • Ofereça um panorama mais amplo sobre a sua empresa: a cultura, o ambiente de trabalho, os produtos ou serviços que desenvolve, o que pretende conseguir e aonde quer chegar. A visão a futuro é essencial para o planejamento de toda empresa.
  • Seja muito específico na hora de apresentar os requisitos imprescindíveis para os candidatos. Inclua tudo aquilo que você considera que um profissional deve ter ou demonstrar para fazer parte da sua equipe de suporte remoto. Por exemplo: experiência na área, qualidades, habilidades específicas, domínio de outros idiomas, etc.
  • Dê instruções precisas sobre o passo a passo da sua função.

3. Tenha muita paciência na hora de recrutar profissionais

Lembre-se que você está buscando as pessoas mais indicadas para se unir à sua equipe de atenção ao cliente remota. Por isso, será vital dedicar tempo e ter paciência para encontrar e selecionar os melhores candidatos.

Com certeza, você receberá várias propostas ao publicar seu projeto. Porém, será preciso tomar o tempo necessário para analisar bem cada proposta até encontrar a(s) pessoa(s) adequada(s) para formar sua equipe!

4. Realizar uma pré-qualificação dos seus candidatos

Você precisa estar preparado para receber uma enorme quantidade de propostas e candidatos. E deve entender que, obviamente, nem todos cumprirão com os requisitos solicitados. Por isso, será essencial avaliar cada candidato e selecionar aqueles que mais se aproximem às suas expectativas e necessidades.

Na Workana, você poderá conferir os perfis de todos os candidatos, suas qualificações e as avaliações de outros pessoas que já os contrataram anteriormente.

Quando você já tenha uma lista de pré-selecionados, entre em contato com cada um deles. Informe-os que superaram a primeira etapa e foram pré-selecionados. Isso evitará que o candidato ideal para formar parte da sua equipe de suporte remoto escolha trabalhar com outros clientes e já não esteja disponível para seu projeto.

Lembre-se que, na nossa plataforma, você encontra os melhores talentos freelance,  os quais tem uma importante demanda do mercado. Essa é uma das grandes vantagens da contratação online: você pode contar com os melhores profissionais para sua equipe remota, trabalhando desde qualquer parte do mundo.

5. Teste as habilidades de comunicação dos melhores candidatos

No momento de selecionar uma pessoa para se incorporar à sua equipe de atenção ao cliente remota, é crucial considerar não apenas suas experiências, referências e seu currículo, mas também as suas habilidades de comunicação à distância.

Para conhecer estas habilidades, será preciso incluir, no seu processo de seleção, um contato direto com cada candidato pré-selecionado. Você pode realizar uma chamada de vídeo ou usar o chat da Workana onde é possível manter conversas separadas com cada freelancer.

A ideia é que você consiga descobrir quais candidatos possuem  uma habilidade bem desenvolvida de comunicação. Porque este é o “segredo” para que sua equipe de suporte remoto seja bem sucedida e funcione perfeitamente.

Ao contatar cada freelancer pré-selecionado, será importante descobrir:

  • Se seus valores pessoais “combinam” com a missão e a visão da sua empresa;
  • Se compreendem perfeitamente qual será o serviço que deverão prestar;
  • E se estão dispostos a comprometer-se 100% com fazer parte da sua equipe.

Um conselho extra: inclua estas duas perguntas determinantes nas suas entrevistas para reunir as pessoas ideais para formar sua equipe de atenção ao cliente remota.

  1. Por que você quer trabalhar para (NOME DA SUA EMPRESA)?
  2. Como você acredita que suas habilidades e experiências podem ajudar nossos clientes?

6. Escolha pagar por determinada tarefa ou por hora

A oportunidade de formar uma equipe de suporte remoto com freelancers te dá outra vantagem (além de todas as que te mostramos até aqui), pois na Workana você pode escolher o modo de contratação que resulta mais conveniente para sua empresa.

Isso mesmo!

Ao contratar freelancers como membros da sua equipe através da nossa plataforma, você pode escolher “encomendar” uma determinada tarefa (por exemplo: responder 10 e-mails diários de clientes). Mas também pode contratá-los por quantidade de horas diárias (por exemplo: 4 horas de trabalho, de segunda a sexta)

Esta flexibilidade na contratação te permite criar um orçamento segundo suas possibilidades. Assim, você evita assumir compromissos econômicos que podem ser difíceis de cumprir no futuro.

Além disso, ao contratar através da Workana, tanto você como os freelancers contratados estarão protegidos para não correr riscos. Nossa plataforma garante que o acordo entre ambas as partes da contratação seja respeitado e ninguém saia prejudicado.

7. Faça você mesmo a tarefa antes de contratar mais alguém

A melhor maneira de instruir e treinar outra pessoa para realizar um trabalho específico dentro da sua empresa é já ter realizado você mesmo essa função. Desta forma, você saberá exatamente o que precisa ser feito e conhecerá todas as opções disponíveis para desenvolvê-lo corretamente.

Além disso, saber executar esta tarefa com perfeição te permitirá reconhecer facilmente o candidato ideal para delegá-la com total segurança.

Bases para criar uma equipe de atenção ao cliente remota

Além dos passos necessários para construir uma equipe de suporte remoto, certamente você gostaria de conhecer algumas pautas essenciais para garantir o sucesso do seu novo “time freelancer”. Certo?

Então, para te ajudar, resolvemos te dar algumas dicas extras antes de terminar este post:

  • Organizar uma reunião de equipe. Quando você defina as contratações e conte com as pessoas ideais para sua equipe remota, o ideal é organizar uma reunião virtual com todos os integrantes. O objetivo será apresentá-los e fazê-los sentir parte dessa nova equipe, reconhecendo sua importância para o sucesso do trabalho.

Este tipo de encontro facilita a comunicação e estabelece a dinâmica de trabalho. Além disso, te dá a        possibilidade de estabelecer acordos entre os membros da equipe. Por exemplo: horários e dias de encontros, já que os profissionais podem estar em diferentes regiões e países.

  • Ferramentas. Para que sua equipe de suporte remoto funcione sem problemas, você precisará que cada membro tenha acesso às ferramentas e aos recursos necessários para desempenhar sua função. É muito importante que todos estejam preparados, equipados e saibam como utilizar estes recursos para facilitar o trabalho em equipe.
  • Cronograma de metas e objetivos. Definir com antecedência as metas que a equipe deverá alcançar fará com que todos trabalhem em pró do mesmo objetivo. E isso fomenta o trabalho em equipe. Lembre-se de esclarecer o que você espera que eles consigam trabalhando juntos e ajude-os a estabelecer metas comuns.
  • Estabeleça um mapa de conquistas. Obviamente, você quer estar 100% seguro que escolheu as pessoas indicadas para realizar este trabalho corretamente. Para evitar erros e desilusões, você pode criar um mapa de conquistas e metas. Nele, as pessoas poderão avançar pouco a pouco para ir ganhando responsabilidades e tarefas de maior peso, de acordo ao seu desempenho.

Este mapa permitirá conhecer melhor sua equipe e identificar quais colaboradores podem crescer dentro dela. Além disso, poderá funcionar como um incentivo para que integrante se sinta estimulado a melhorar seu desempenho e crescer.

Você tem razão se está pensando que encontrar os candidatos perfeitos para a sua equipe demandará tempo. Por isso, queremos te ajudar proporcionando uma lista com os melhores trabalhadores remotos do mundo.

Basta clicar aqui e conhecer os melhores candidatos para formar a equipe de atenção ao cliente remota da sua empresa!

Lembre-se também que, além do tempo de encontrar os membros perfeitos para sua equipe de suporte remoto, quando você já tiver os profissionais ideais trabalhando em harmonia, será vital melhorar a experiência dos seus clientes. Afinal de contas, são os clientes que dão vida ao seu negócio 😉

A boa notícia é que contratar trabalhadores independentes é um processo mais rápido e simples que a contratação tradicional.

Espero que este artigo tenha esclarecido a importância de criar uma equipe de atenção e suporte remoto ao cliente para sua empresa. Mas antes de concluir, gostaria de compartilhar uma frase de Steve Jobs (o fundador da Apple):

No mundo dos negócios, as coisas importantes não são feitas por uma única pessoa. São feitas por um grupo de pessoas.”

Ou seja: nenhum empresário ou empreendedor pode pensar que alcançará suas metas sozinho. Todos precisam de ajuda para cruzar a linha de chegada e triunfar! Se você quer ver seu negócio crescer, uma equipe de suporte remoto te ajudará a conseguir seus objetivos!

Aqui você poderá encontrar os freelancers mais capacitados para ser parte da sua equipe remota!

Faço parte da equipe de Content e PR da Workana. Redatora, tradutora, web designer, apaixonada por aprender, empreender e viver.

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