Equipes de trabalho remoto e crescimento acelerado: Como construir seu time dos sonhos virtualmente?

De acordo com dados compilados pelo blog Growth Everywhere, atualmente pelo menos 20% da força de trabalho,  corresponde a equipes de trabalho remoto dentro das empresas digitais em crescimento.

Para te dar um exemplo, recentemente na Workana publicamos um estudo de caso da multinacional asiática Ctrip, uma das mais importantes agências de viagens dentro do panorama global com mais de dezesseis mil funcionários.

Por meio de um projeto que permitia um grande percentual de funcionários escolher trabalhar em casa, a empresa conseguiu aumentar a produtividade em surpreendentemente 22% e economizar cerca de US$2.000 anuais por cada funcionário remoto e ainda aumentar os níveis de satisfação da empresa e claro, diminuir o índice de rotatividade.

Estar aberto ao trabalho remoto, permite entre outras coisas:

  • Economia: principalmente no que é relacionado a espaços físicos de trabalho, energia e contratações.
  • Maior satisfação dos trabalhadores: já que podem equilibrar muito melhor a sua vida profissional e a sua vida pessoal.
  • Incremento na produtividade: os trabalhadores remotos relatam que é mais fácil manter-se concentrados sem as distrações comuns que acontecem em um escritório tradicional, mas além disso, podem gerenciar melhor seus horários e tendem a precisar muito menos de dias livres por conta de doenças.
  • Acesso ao talento em distintas zonas geográficas: O trabalho remoto permite ampliar de maneira drástica o universo do talento disponível para as empresas e também a reduzir a quantidade de tempo que é necessária para encontrar um colaborador idôneo para o cargo.

Claro que, ele representa muitas vantagens, mas para que uma equipe de trabalho virtual trabalhe, é necessário ter uma cultura organizacional que leve em consideração suas necessidades particulares, e isso significa que as empresas que desejam começar a integrá-las à sua dinâmica precisam fazer algumas mudanças de uma forma geral, para que possam se encaixar corretamente e atingir o máximo desempenho.

No artigo de hoje, te oferecemos um guia detalhado dos desafios mais comuns que as empresas que recorrem a equipes remotas enfrentam, assim como uma lista de boas práticas e estratégias que irão permitir que a sua empresa supere ou evite essas dificuldades da melhor maneira possível.

Principais desafios ao se trabalhar com equipes remotas

Em primeiro lugar, é necessário ter bem claro a diferença que existe entre os objetivos e os desafios que implicam trabalhar com equipes remotas – tanto para as empresas como para os funcionários – e muitos mitos sem fundamentos que existem a respeito. Entre estes últimos, é comum escutar que os funcionários a distância:

  • Nao se comprometem com a empresa
  • Têm índices mais baixos de produtividade
  • São mais propensos a abandonar a companhia
  • Incorrem com maior facilidade por condutas menos éticas

Na realidade, nada disso é certo, simplesmente são noções errôneas que refletem o profundo desconhecimento que ainda existem sobre as ferramentas e metodologias próprias do trabalho remoto. Por outro lado, isso não significa que isso esteja isento de potenciais obstáculos, dentre os quais podemos mencionar:

  • Dificuldades de comunicação: relativas à fuso horário diferente/barreira de idiomas ou cultural.
  • Acompanhamento do trabalho e produtividade: Pode ser difícil medir os indicadores críticos de rendimento entre os funcionários remotos.
  • Sentimento de ser menos importante: Em muitas ocasiões, os trabalhadores remotos não se sentem parte da empresa e consideram que ela dá mais importância e benefícios aos trabalhadores presenciais.
  • Falta de integração com a equipe: Ao não conviver no mesmo espaço físico com sua equipe, o funcionário virtual perde a maioria das oportunidades para de criar vínculos pessoais com seus colegas.
  • Crescimento profissional: Com frequência, os funcionários remotos reportam que consideram mais difícil conseguir visibilidade de seu trabalho, promoções e aumentos quando se trabalha em casa.
  • Sensação de isolamento: Em seu estudo sobre a situação do trabalho remoto em 2018, Buffer reportou que a sensação de solidão e isolamento era um dos principais problemas que enfrentam 21% dos trabalhadores virtuais.

Felizmente, a experiência positiva de centenas de companhias com equipes remotas, nos demonstra que ao implementar uma série de boas práticas é perfeitamente possível superar todos os obstáculos de maneira assertiva a partir do planejamento da dinâmica do trabalho.

Na Workana, detectamos 7 pontos estratégicos que compartilham todas as equipes remotas de sucesso:

1.- Escolher adequadamente todos os seus colaboradores

Nem todas as pessoas tem o perfil ideal para trabalhar a distância. Quando recrutamos um novo colaborador remoto, nos interessa, antes de tudo, que conte com os conhecimentos e a experiência necessárias para a função, mas também buscamos uma série de atitudes em particular que promovam a comunicação assertiva, o trabalho em equipe e a autogestão. 

Quando integrar novos membros em sua equipe virtual:

  • Concentre-se em perspectivas orientadas a resultados: Que tenham interesses ou atitudes que impliquem em saber usar bem seus tempos e otimizar resultados.
  • Busque excelentes habilidades comunicativas orais e escritas: Quando trabalhamos a distância, grande parte da nossa comunicação com o resto da equipe é feita por escrito, assim é recomendado buscar profissionais que se comuniquem com ideias claras por estes meios.
  • Dê preferência a profissionais familiarizados com a autogestão: Que sejam disciplinados e que contem com histórico de trabalho remoto ou independente.
  • Realize provas de habilidade e rendimento: Pode implementar um período de provas em atividades críticas para o posto para sondar seu verdadeiro estilo de trabalho.
  • Favoreça os candidatos com facilidade de se socializarem: Ao contrário do que muitos pensam, que os melhores trabalhadores remotos são aqueles de personalidade introvertida ou solitários, os melhores profissionais para o trabalho virtual são aqueles capazes de gerar vínculos e se socializarem de maneira significativa, mesmo que online.

 

2.- Compartilhar seu propósito

O primeiro passo para que as pessoas se identifiquem com um projeto ou com uma empresa, é que realmente compreendam qual é o objetivo final de seu trabalho, o seu esforço e isso é aplicável para toda a classe de funcionários, mas em especial para os colaboradores remotos.

Quando nos sentimos parte de algo maior, de uma missão em equipe que coincida com nossos valores e nossas expectativas, é muito mais simples desenvolver um sentimento de pertencimento que se converta em lealdade e compromisso. Portanto, revise a maneira com a qual está compartilhando suas metas gerais a cada um de seus colaboradores individualmente. 

Por exemplo, nossa missão na Workana é muito clara:

Transformar o mundo do trabalho oferecendo autonomia, desenvolvimento e igualdade para os freelancers, independente de onde estejam.

3.- Apresentação de toda a cultura organizacional

Uma vez que o colaborador está motivado e disposto a compartilhar seus propósitos, é o momento de iniciar o processo de onboarding, que deixe claro quais são os valores explícitos e implícitos da empresa. Por exemplo, uma das primeiras coisas que estabelecemos com todos nossos colaboradores que ingressam são cinco valores que vivemos e transpiramos diariamente:

  1. Humildade: NÃO busque o melhor para si, e sim para todos
  2. Gostar de trabalhar com autonomia
  3. Amar o que faz, acreditar no que estamos construindo
  4. Ter flexibilidade e criatividade em qualquer situação
  5. Ser direto e efetivo para se comunicar

4.- Processo de boas vindas

Se refere ao processo de capacitação com foco nas metodologias da empresa, os protocolos, as ferramentas de trabalho e em geral a tudo o que está relacionado com o desenvolvimento das atividades do funcionário. Para conseguir que um colaborador se sinta parte da equipe desde o início e acelere sua curva de aprendizado, na Workana recorremos a um processo integral de boas vindas formado por:

  1. Boas vindas ao time que inclui compartilhar um divertido formulário com todos os membros da equipe.
  2. Acesso a todos os canais operativos e de comunicação com seus protocolos e instruções.
  3. Onboarding virtual com: vídeos agradáveis, conteúdo inspiracional, informações do mercado, informações sobre a plataforma, etc.
  4. Reuniões 1:1 (virtuais e físicas) com os responsáveis de cada área para conhecer como se organiza a empresa.
  5. Reuniões semanais e mensais onde compartilhamos o status da empresa.
  6. Todo o material e insumos necessários para desenvolver o trabalho da melhor forma.

5.- Objetivos conjuntos e individuais que promovam o desenvolvimento profissional

O colaborador remoto deve ter muito claro quais são as expectativas que devem cumprir dentro da sua equipe, não tanto em termos quantitativos, como número de horas trabalhadas, ou quantidade de problemas solucionados, mas sim em termos de resultados qualitativos, tanto a nível individual, quanto em grupo.

Por exemplo, é muito diferente dizer  “atender dúvidas de clientes das nove às duas” e dizer “oferecer atenção personalizada, humana e eficiente que deixe a cada cliente 100% satisfeito com o serviço e fiel a marca”.

Uma das maiores preocupações e mais frequentes dos funcionários remotos é a de que podem perder a visibilidade e oportunidades de conseguirem crescimento e promoções, portanto, os indicadores de rendimento ou KPIs que utilizaremos para avaliar o trabalho de cada colaborador e o crescimento da área em geral, também devem ser intangíveis, transparentes e sempre  ir de encontro com o desenvolvimento profissional.

6.- Utilizar ferramentas de trabalho colaborativo

O email, os serviços de mensagens tradicionais e o telefone nem sempre são os canais de comunicação mais adequados para um time virtual. Por sorte, hoje em dia, existem muitas opções de software e ferramentas específicas desenhadas para otimizar o trabalho colaborativo e a distância. Nos referimos a aplicativos em nuvens como:

  • Drive
  • Slack
  • Asana
  • Evernote
  • Teamwork
  • Etc. 

As funcionalidades e o investimento em cada uma delas irá variar de acordo com as necessidades do seu projeto, dos colaboradores e de seus clientes. O mais importante é que você encontre a mais adequada para você e que possa tirar o máximo de proveito possível. Se algo não funciona muito bem, não tenha medo de buscar outras alternativas: é fundamental que manter-se sempre em evolução e seguir melhorando.

Outras ferramentas que podem ser muito úteis para gerenciar o trabalho de uma equipe remoto são as de controle de distração e que evidenciam o progresso como a Time Doctor, Rescue Time ou Workana Time Report. Finalmente, não deixe de ter um bom programa para conferências em vídeo que permita fazer reuniões virtuais com múltiplas funcionalidades, como compartilhar a tela, fazer apresentações, etc.

7.- Estratégias de bonding e teambuilding 

A tecnologia, a transparência e o compromisso de todos os envolvidos são fundamentais para que um projeto de trabalho remoto funcione, mas os gerentes das equipes virtuais de sucesso sabem que isso não é o suficiente. É preciso ter a cereja do bolo: uma dinâmica coletiva de comunicação casual que faça com que cada integrante se sinta realmente cômodo, vinculado e valorizado por seus colegas. Justamente para isso serve as estratégias de team building para equipes remotas.

Uma das mais populares é simplesmente designar um espaço digital como se fosse uma rede social interna. Muitas ferramentas de trabalho colaborativo contam também com chats comunitários ou espaços para que toda a equipe possa utilizar para compartilhar informações não necessariamente relacionadas com o trabalho.

Na Workana sempre incentivamos nossos colaboradores remotos e físicos a participarem de jogos e dinâmicas virtuais, pesquisas, perguntas, etc. Também organizamos de maneira permanente videochamadas 1:1 espontâneas distribuídas por sorteio, reuniões com as equipes mais próximas e com toda a empresa e qualquer coisa que nos ocorra para fortalecer nossos vínculos de companheirismo.

Considere implementar de vez em quando desafios divertidos e congruentes com os valores da empresa, como desafios de produtividade, criatividade ou reciclagem e dê a oportunidade de compartilhar seus passatempos, talentos e interesses.

Em sua empresa, em sua equipe, com seus clientes você está aproveitando todas as vantagens do trabalho remoto? Está utilizando as melhores ferramentas? Está estabelecendo os melhores processos? Te deixamos com essas perguntas para que possa pensar.

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Análise de caso: como gerenciar sua equipe de suporte remoto com a empresa Write.com?

Wrike.com é uma empresa que oferece um software de gestão de trabalho colaborativo na nuvem. Em 2009, apostou pelo trabalho remoto, abrindo seu departamento de assistência, que contava com somente um funcionário, Nic Bryson, que também tinha a missão não somente de começar a oferecer serviços aos clientes, mas também de fazer crescer a equipe frente às necessidades da empresa.

Hoje em dia, tal empresa já conta com um departamento completamente remoto com mais de cinquenta funcionários que trabalham a partir de todo o continente americano e europeu. Para este gerente, a chave do sucesso foi contratar pessoas com facilidade de se conectar e vincular-se com outros membros da equipe e com clientes através de canais remotos.

Algumas das coisas que Bryson aprendeu ao longo destes anos gerenciando uma equipe à distância com uma quantidade considerável de integrantes são as seguintes:

  • Desenvolver um bom processo de seleção: nem todo mundo tem o perfil que é necessário para trabalhar de forma remota. Precisamos de pessoas proativas, autogestionáveis, com iniciativa para buscar soluções e melhorar processos, assim como facilidade para conectar-se com seus companheiros de equipe.
  • Ter claro os indicadores que revelam quando um funcionário está tendo um desempenho extraordinário.
  • Incentivar a equipe a usar chats como o Slack para falar e compartilhar novidades e notícias de interesse pessoal.
  • Apostar pela qualidade e não pela quantidade de comunicação.
  • Oferecer oportunidades reais de desenvolvimento profissional para conservar o talento e evitar a rotatividade.
  • Realizar videochamadas semanais com toda a equipe para falar de objetivos comuns e pessoais, delegar tarefas e reconhecer o mérito de forma pública.

Outros excelentes exemplos de como construir equipes virtuais de sucesso, podem ser vistos em Dell, Harvest e Basecamp. Se estas empresas e muitas outras estão aproveitando todas as vantagens do trabalho remoto, porque você ainda não está?

Milhares de freelancers prontos para começar a trabalhar no seu projeto.

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