3 métodos de gestão de tempo para organizar projetos

3 métodos de gestão de tempo para organizar projetos

Tempo é um recurso que não se pode comprar. Independente do que você faça ao longo do dia, ele sempre terá 24h. O fator tempo é sempre um desafio para quem tem uma agenda cheia e lida com muitos projetos e atividades todos os dias. Fato muito comum para quem tem uma carreira e ainda precisa cuidar de casa também. Algumas pessoas conseguem se organizar bem e fazer tudo o que precisam, já outras têm mais dificuldade no assunto gestão de tempo.

Indiscutivelmente, todos precisam saber lidar com ele e tê-lo ao seu favor para dar conta da correria do dia a dia. Para te ajudar nesse desafio, existem alguns métodos de gestão de tempo para organizar projetos que você pode aplicar facilmente na sua rotina. Aqui você aprenderá três deles, testados e comprovados, e já poderá começar a gerenciar suas pendências com mais facilidade. Para começar, conheça a técnica Pomodoro.

Método Pomodoro: elimine a ansiedade e ganhe tempo

A Neurociência explica muita coisa sobre o comportamento humano, a motivação e o potencial produtivo. Uma delas, já comprovada, é que a ansiedade atrapalha. Quando você tem um dia com muitos compromissos, é normal ficar ansioso e com isso você já está perdendo um tempo precioso, pois está reduzindo a sua eficiência. O mesmo vale para tarefas longas e que demandam muitas horas para serem concluídas. Quanto mais tempo você fica preso a ela, mais ansioso fica e, consequentemente, menos eficiente.

O Método Pomodoro trabalha justamente a ansiedade. Ele foi criado pelo italiano Francesco Cirillo em 1980 e tem como base o uso de pausas frequentes para aumentar a produtividade do cérebro e gastar menos tempo em cada tarefa. Ele funciona assim:

  • Liste suas tarefas da mais urgente para a menos urgente;
  • Comece pela tarefa com prazo mais curto e ajuste um cronômetro para despertar em 25 minutos;
  • Siga o fluxo normal até que o alarme soe;
  • Soou? Então, faça uma pausa curta, de cerca de 3 a 5 minutos;
  • Volte a tarefa e cronometre 25 minutos novamente;
  • Após quatro ciclos de 25 minutos, ou seja, a cada hora de atividade focada, faça uma pausa maior, de pelo menos 15 minutos.

Segundo Francesco, essas pausas ajudam a reduzir a ansiedade e 25 minutos é o tempo em que o cérebro consegue manter a sua concentração sem dispersar. Depois disso, ele precisa parar, se distrair e voltar. Francesco acredita que assim é possível manter o foco e ser mais produtivo nos 25 minutos de atividade do que se você ficasse uma hora direto fazendo a tarefa sem parar.

Método Kanban: categorize para fazer mais e melhor

Além de ajudar a ganhar tempo, o Método Kanban funciona para gerenciar cada etapa do projeto. Ele é muito usado em grandes empresas e tem como base a divisão da tarefa em quadros que definam o seu status. Esse controle pode ser feito manualmente com o uso de quadros e post-its, por exemplo, ou por softwares de gestão, como o Evernote e o Wunderlist.

A metodologia foi criada pelos japoneses da Toyota, seguindo a técnica do Just In Time (JIT), que se baseia no aumento da eficiência da produção, através da otimização do sistema de controle de demandas, ganhando mais capacidade de resolução de tarefas. Uma ação só começa quando outra necessariamente ligada a ela termina. É tipo uma reação em cadeia. Para usá-la você deve:

  • Criar um quadro online ou físico com no mínimo três divisões: a fazer, em andamento e concluído. Você pode ter outras categorizações como “em aprovação” ou “para ajuste”, dependerá da dinâmica do projeto;
  • Pegue post-its ou crie cartões virtuais com marcações distintas para identificar cada tarefa;
  • Escreva a tarefa nesses post-its ou cartões. Faça uma breve descrição da atividade, assim como estabeleça seu prazo e pessoas envolvidas (caso não seja só sua responsabilidade);
  • Agora faça a organização das tarefas de acordo com o status.

É importante ter em mente que projetos com muitas tarefas e pessoas envolvidas devem ter um Kanban exclusivo para eles, seguindo a mesma lógica de divisão por quadros. A metodologia pode ser aplicada para equipes ou individualmente.

Nos softwares, por exemplo, você pode criar quadros para diferentes equipes, convidar cada membro a se cadastrar na plataforma e fazer a divisão de tarefas já indicando prazos e responsáveis. Geralmente, é mais eficiente criar esse controle online do que físico, mas muitas empresas preferem ter o quadro à vista de todos os funcionários e usar o momento de atualização dele para criar interação. Opte pelo que funciona melhor na sua realidade.

Método GTD: não acumule o que pode ser feito já

Tarefas parecem intermináveis. Quando você está começando uma, já aparece outra. A metodologia GTD vem justamente do pressuposto de Getting Things Done, ou seja, faça acontecer. Em outras palavras, não fique acumulando e potencializando tarefas. Resolva e pronto. Seu criador é o consultor americano David Allen e suas técnicas podem ser aplicadas para atividades domésticas ou profissionais. Veja como aplicá-la:

  • Tire da cabeça as tarefas, transferindo-as para um papel ou sistema de organização, como o Trello ou o Google Notes;
  • Analise as atividades e faça imediatamente aquelas que levam menos de dois minutos, como responder um e-mail, mensagem ou enviar um arquivo;
  • Defina quando e como você vai realizar cada tarefa que sobrar e comece a realizá-las;
  • Chegou uma demanda nova? Coloque-a na fila e revise a lista diariamente;
  • Sempre que chegar uma pendência de menos de dois minutos, já a despache;
  • Tente cronometrar o tempo que leva em cada tarefa para poder organizar melhor o seu dia.

Para David, quando você faz a gestão de tempo dessa forma está reduzindo a sensação de carga sobre os ombros e reduzindo a quantidade de pendências acumuladas. Desta forma, se reduz o estresse, fica mais fácil manter o foco e se trabalha com mais clareza e controle. A técnica melhora a autoestima, a qualidade de vida e aumenta a produtividade e o desempenho.

O importante é se organizar

Independente da metodologia que você irá aplicar perceba que todas têm a organização como ponto de partida. Escolha a que for mais condizente com a sua rotina e use-a para fazer a gestão de tempo, assim você terá oportunidade de fazer coisas novas e gerará mais controle sobre a sua agenda. Organize-se e até logo!