Enviando uma mensagem eficiente

Já falamos sobre as bases para uma boa comunicação entre profissionais e clientes e, neste artigo, vamos falar especificamente da troca de mensagens na Workana e como tornar essa interação o mais eficiente possível. Afinal, os mal-entendidos e as mensagens intermináveis podem ser muito desgastantes e consumir muito tempo. Aqui vão algumas ideias concretas para conseguir mensagens eficientes:

Ordene os seus pensamentos

Se o nosso objetivo não é demorar uma hora e meia escrevendo uma mensagem para a outra parte, é útil organizar os pensamentos e assegurar de que o que foi escrito segue certo fluxo, em vez de tratar de várias ideias esparramadas e sem forma. Deixar que as ideias fluam livremente é genial como primeira ação, mas depois, dedique alguns minutos a organizar esse texto e isso será de grande ajuda.

Pode parecer pouco natural a princípio, mas caso venha a se tornar um hábito, não só ajudará que as mensagens sejam transmitidas com maior eficácia, mas também será útil para depois ter as ideias mais organizadas, quando precisar revisar o caso ou abordá-lo em uma conversa telefônica.

Utilize listas, títulos, parágrafos

Uma mensagem na Workana ou um e-mail não é um artigo de jornal, mas ainda sim pode aproveitar vários recursos que ajudam a organizar a informação.

Isso é importante quando se trata de coisas às quais a outra parte deva responder ou atuar: é muito útil comunicá-las em uma lista numerada, de tal modo que o outro possa responder facilmente a cada ponto, ou até se referir a ele (por exemplo: “com respeito ao ponto c, creio que podemos encará-lo na semana que vem”).

Separe claramente por tipo de conteúdo

como enviar mensagem eficienteUma coisa é comunicar o estado do projeto e outra muito diferente é pedir algo à outra parte. O ideal é que a informação esteja separada, principalmente, de acordo com o que precisa de uma resposta. Sobretudo, se esperamos que a outra parte realize certa ação, é fundamental que isto esteja claramente estabelecido na mensagem, e não perdido nas entrelinhas.

Para os casos em que a mensagem não requer qualquer ação, é útil incluir no começo da mensagem coisas como FYI (For Your Information), “A Saber” ou algo parecido.

Comunique as urgências

Um dos erros mais comuns entre profissionais que estão começando a trabalhar é não comunicar com a gravidade suficiente os casos urgentes. Por exemplo, se certa questão de servidor o impede de avançar com o desenvolvimento de um aplicativo, isso cairia na listinha de casos urgentes. O notável é que isso também acontece com os clientes: às vezes, não especificam de forma suficiente a urgência ou relevância de um tema e, depois, o profissional não atua de acordo.

Acontece, em vários casos, de finalizar uma mensagem com uma frase como: “Insisto: devemos resolver A, porque, do contrário, será impossível chegar a B”. Resumir o caso em uma frase simples ajuda a transmitir o conceito.

Estabeleça datas ou estimativas de tempo

Seja o que for requerido ou o que você vai fazer, sempre é útil comunicar coisas do tipo “nós precisamos disto para a próxima quarta-feira” ou “terei isso pronto para amanhã de manhã”. Dessa forma, a outra parte sabe o que esperar e a rapidez ou prazo no qual se deve tratar o caso.

Responda quando possa, ainda que vá agir sobre o caso só depois

Se, por algum motivo, você não puder se encarregar do que diz a mensagem imediatamente, ainda sim será útil responder. Assim, a outra parte saberá que você recebeu a mensagem e o que esperar quanto ao tempo de entrega.

Seguindo estes conselhos simples, suas comunicações por mensagem ou e-mail deverão alcançar melhor o seu objetivo, o que economizará tempo em “voltas” nas conversas. Ficou faltando alguma dica ou estratégia? Deixe seus truques nos comentários.

Texto original de Alejandro Kikuchi Tradução e Adaptação por Equipe Freelaholic

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