Post de convidado: A arte de gerenciar projetos

Cristian Marucci, da Axioma – Soluciones Informáticas Concretas, nos presenteou com um post especial sobre Project Management, com todas as dicas necessárias para saber quais tipos de metodologias de gestão existem, quais características tem cada uma e como ter êxito na hora de levar um projeto a diante.

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As estatísticas a respeito de quantos projetos se completam sem desvios podem nos assustar. Mas, como gerenciadores de projetos, podemos utilizar metodologias para ter êxito e até criar algumas próprias, fruto da nossa experiência.

Autor: Sybren Stüvel
Autor: Sybren Stüvel

A realidade crua

Segundos estatísticas internacionais, só 16% do total de projetos tem um final feliz, enquanto 53% se completam com mais custos ou prazos do que o previsto. Os 31% dos projetos restantes são cancelados diretamente.

Ao analisar as causas do fracasso, encontramos problemas comuns: os tempos se dilatam, o orçamento não é suficiente, falta comunicação e revisões periódicas dos progressos, etc. Estes problemas têm uma só raiz: uma má gestão de projetos. Para evitá-los, devemos utilizar ou criar uma metodologia de gestão.

Quais ferramentas existem?

Na hora de falar sobre metodologias de gestão de projetos, encontraremos tantos modelos como pessoas que se dedicaram a esta arte. Entretanto, existem algumas propostas muito popularizadas que deveríamos conhecer.

Uma das mais utilizadas é a metodologia PMI, na qual se planeja ver um projeto como uma série de processos e subprocessos compostos por tarefas a realizar, que são necessárias para ter êxito. Outra proposta parecida é a do PRINCE2, que toma como ponto de partida a norma ISO21500 e a enriquece com 7 princípios orientados a obter um modelo mais eficiente.

Conhecidas como “tradicionais”, estas metodologias são efetivas para grandes projetos, mas pouco flexíveis quando o ambiente não é estável. Tipicamente, é o caso dos projetos de desenvolvimento de software.

É por isso que surgem as metodologias “ágeis”, orientadas a melhorar a satisfação do cliente mediante o seu envolvimento em todas as etapas do projeto. Pretende-se escutar seu feedback em todo momento e ajustar a planificação com base em suas opiniões. O mais importante é que permite detectar rapidamente os problemas e corrigi-los antes que tenham um grande impacto nos prazos e custos.

As metodologias ágeis mais populares são SCRUM  e XP. Elas buscam dar mais valor aos atores do projeto que ao processo em si, estabelecendo um canal de comunicação mais direto entre as partes. Definitivamente, a reação da equipe frente às respostas dos clientes terá mais importância do que o seguimento de um plano pautado.

A ordem dentro do caos

Na hora de planificar, é preciso pensar que obstáculos podem aparecer e que teremos que ser flexíveis para poder realizar diante deles. É mais importante saber como atuar quando um plano não é cumprido do que o plano em si.

Em 2010, eu estava trabalhando em Santiago do Chile como Diretor de Projeto em um projeto bastante complexo, utilizando uma metodologia tradicional. Mas, pouco tempo antes de começar, ocorreu o lamentável terremoto (8º na escala Richter) que comoveu todo o país, afetando gravemente a vida de todos os integrantes da equipe. Ao retomar o projeto, alguns meses depois da tragédia, tivemos que mudar a metodologia tradicional por uma ágil a fim de motivar os integrantes e obter resultados em um prazo curto.

É preciso sempre levar em conta que podemos controlar os riscos até certo ponto, e para o resto das incidências precisamos ser criativos e, sobretudo, flexíveis para nos adaptar rapidamente e evitar que nossos projetos fracassem.

Conclusão

Um projeto deve ser dirigido consciente de que nem tudo é previsível. Existem muitos componentes a levar em conta na hora de planificá-lo e fazer o orçamento, por isso é conveniente se manter aberto e flexível a respeito dos riscos que corremos para se adaptar rapidamente às mudanças que sejam necessárias e assim ter êxito em sua realização.

Existem infinitas metodologias das quais podemos aprender através de sua bibliografia. Mas, as mais interessantes são as que nascem da experiência, combinando as melhores práticas teóricas com o aprendizado em cada projeto. Isto permite enriquecê-las e encontrar a metodologia ideal para a equipe com a qual trabalha, as características próprias como diretor do projeto e para o objetivo que se está tentando alcançar. Já disse Confucio: “a essência do conhecimento, quando se tem, é saber quando aplicá-lo”.

Autor: Cristian Marucci, da Axioma Soluciones Informáticas Concretas

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