Terceirizar em sete passos

Se você é um empresário, com certeza já se perguntou como você pode maximizar o seu tempo para se dedicar às suas prioridades de negócio e deixar de lado as tarefas mais demoradas e, talvez, mais operacionais.

Foto: Celalteber (SXC)
Foto: Celalteber (SXC)

Por uma questão lógica de funcionamento do negócio, essas tarefas não podem ser ignoradas. Para resolver esta situação, achamos muito interessantes as sugestões feitas por Liam Martin – co-fundador da Time Doctor – durante o curso de Outsourcing oferecido no site Mixergy. Apresentamos a seguir um resumo das ideias mais relevantes, para você aplicar a seu negócio e terceirizar as atividades que puder 😉 Depois, conte com a Workana para encontrar os talentos de que você precisa.

1 – Identifique aquelas tarefas que consomem mais tempo e não precisam de relatórios frequentes.

Faça uma lista de três tarefas mais “exigentes” e operacionais. Um exemplo disso pode ser, como proposto por Liam, gerenciar e-mails, tarefas de SEO ou o atendimento ao cliente.

2 – Crie um tutorial para que seus funcionários saibam como executar essas tarefas.

Tente fazer com que o tutorial seja detalhado e intuitivo e, acima de tudo, que cumpra com seu papel: o de capacitar. Para isso, Liam sugere testar três vezes, com as próprias instruções, para se certificar de que o material abrange todas as etapas e considerações necessárias para executar a tarefa. Liam, por exemplo, inclui em suas instruções por que a tarefa em si é importante, um link para o vídeo sobre como concluir a tarefa e um passo a passo bem detalhado. Ele mesmo faz os três testes apenas, com base em suas próprias instruções, e compartilha o material com seus parceiros.

3 – Pergunte à sua equipe quais são as três coisas que não estão claras nas instruções.

Por você estar muito familiarizado com a tarefa em si, é provável que você não tenha fornecido tantos detalhes que, para eles, seriam importantes de acrescentar. Por isso, é essencial que você obtenha feedback.

4 – Compartilhe toda a documentação através de uma aplicação online.

Dessa forma, você permite que a equipe acesse o material de forma rápida e a qualquer momento, caso precisem saber como executar uma tarefa ou rever parte do processo. Exemplos destas ferramentas pode ser Kajabi, Dropbox, Google Docs ou Evernote, entre outros.

5 – Busque contratar pessoas capacitadas para executar a tarefa e se comprometer a longo prazo.

Não é rentável contratar pessoas que possam oferecer uma taxa mais baixa, mas que não tragam os melhores resultados. Para construir sua equipe de terceirizados, aposte a longo prazo e em bons profissionais.

6 – Ao anunciar uma vaga, restrinja sua lista de exigências a duas ou três.

Isso evita privar muitos candidatos de se candidatar à vaga, caso não se encaixem 100% em seus requisitos. Ao mesmo tempo, você pode abrir novos projetos se sentir que sua lista original ficou muito restrita (trabalhe com buscas paralelas de talentos).

7 – Selecione os três principais candidatos e teste suas habilidades.

Isso evita a contratação de pessoas erradas e já estará descartando 90% dos candidatos. O importante é que você possa analisar como eles são capazes de realizar essa tarefa e como eles interagem com você.

Está pronto para publicar seu projeto? Aproveite nossos templates prontos. Boa sorte!

Fonte: Cheat Sheet: How to outsource everything

Texto original: Jesica Mraz
Tradução e adaptação: Analuísa Bessa
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