Como gerenciar uma equipe virtual de maneira bem sucedida

A gestão de uma equipe em si, requer diferentes capacidades e técnicas para conseguir os melhores resultados.

Atualmente, como é cada vez mais frequente a contratação de profissionais de maneira remota, não é difícil encontrar empresas que contam com áreas compostas por profissionais que trabalham em diferentes cidades, países, etc…

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Autor: Michael Heissque

Claramente, a Workana não poderia ser exceção, e por isso nós adoraríamos compartilhar com vocês a nossa experiência baseada em nossa equipe de vendas.

Inicialmente, este equipe era realmente muito pequena e o fato de contar com uma ou duas pessoas contratadas nesta modalidade não significava um grande desafio, de fato.

Atualmente, esta área é composta por pessoas de vários países e cidades, que trabalham em casa, que não se conhecem entre si e conseguem trabalhar realmente como uma equipe, como se estivessem sentados um ao lado do outro.

É por este motivo que queremos compartilhar com vocês esta experiência e as ferramentas e técnicas que utilizamos para tal gestão:

1) Time Report da Workana

Esta ferramenta nos permite controlar a quantidade de tempo de trabalho de cada assistente, com o adicional de obter capturas de tela durante este tempo de trabalho. A ideia é que cada assistente baixe este aplicativo em seu computador e o ative quando começar a trabalhar.

O link para baixá-lo é: https://workana.com/time-report

2) CRM – Zoho

Nesta ferramenta nós armazenamos a informação dos clientes da Workana. Aqui mesmo nós criamos painéis para a gestão de cada um dos assistentes (assessores de conta e executivos), mostrando a lista dos projetos a medida que vão sendo criados.

Além disso, nesta mesma ferramenta nós guardamos a maior quantidade de informação sobre o cliente, chamadas, e-mails enviados e recebidos, e informações adicionais que obtemos sobre ele e o seu negócio, para poder assessorá-lo melhor. Aqui também são armazenadas ordens de compra.

No mesmo Zoho, também geramos alguns dashboards com dados de performance de gestão (como quantidade de chamadas, conversões, etc…) individual e de cada membro da equipe.

Se você quer analisar a fundo esta ferramenta, deixamos um link para que a acessem:

https://www.zoho.com/crm/lp/login.html

3) Skype

Usamos o Skype tanto para realizar as chamadas como para a comunicação interna do grupo.

O interessante do Skype é que ele permite ter o controle do crédito disponível para cada assistente e deixa registrado todas as chamadas realizadas com os usuários marcados desde a conta Manager Skype.

http://manager.skype.com/

4) Callnote

Este é um aplicativo que se conecta com o Skype. Ele serve para gravar as chamadas realizadas. Cada assistente configura este aplicativo para que grave as chamadas em uma pasta do Google Drive compartilhada com a equipe. A ideia é que todos possamos escutar as nossas chamadas para aprender com a experiência dos outros:

http://www.kandasoft.com/home/kanda-apps/skype-call-recorder.html

5) Ferramentas dentro do email

. Como usamos um serviço de email do Google, utilizamos um lab: Canned Responses”, que nos permite guardar templates de e-mails para que quando um assistente precise responder um email, o faça seguindo o padrão de resposta predeterminada e sem perder tempo.

. É importante que cada assistente tenha a sua assinatura configurada, mas seguindo o modelo de assinatura do resto da equipe.

6) Reuniões semanais de equipe

Isto é indispensável, já que é o espaço ideal para tiver dúvidas, compartilhar experiências e inclusive aprender ou saber de algum assunto ou tema que possa inquietar a um ou vários dos integrantes do grupo.

7) Horários de trabalho

Definimos um horário fixo para cada assistente, para poder organizar melhor o trabalho em equipe e também para que possam administrar melhor o seu tempo como freelancers.

Por último, algo a mais que utilizamos e que realmente nos é muito útil para conseguir que toda a equipe tenha o mesmo estilo de conversa e que sejamos consistentes entre todos, são as guias de comunicação. Isto é utilizado pelos assistentes como um manual de comunicação na hora de falar com um cliente.

Esperamos que a nossa experiência sobre este tema seja útil para vocês e que, desde já, não deixem de nos consultar ou enviar comentários a respeito de qualquer uma das ferramentas ou técnicas mencionadas.

Autora: Sivu Camacho, Manager, Sales da Workana. Formada em Sistemas. Enérgica, apaixonada e comprometida. Maratonista. Fanática por yoga.

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