3 ideas para gestionar eficientemente un equipo tercerizado

En nuestro artículo Optimizar la eficiencia de tu empresa: Outsourcing explorábamos los motivos por los que hoy en día muchas empresas y emprendedores eligen una modalidad de trabajo tercerizada e independiente. La flexibilidad de este modelo permite adaptarse rápidamente y lograr eficiencia en costos.

En este contexto, hay enormes diferencias entre trabajar con un único proveedor (un desarrollador de software, por ejemplo) y trabajar con un pequeño equipo de múltiples disciplinas (podría ser el desarrollador, un diseñador y un especialista en marketing). En el segundo caso, además de claramente tratarse de un proyecto más complejo o al menos uno en donde necesitamos cubrir otras necesidades, ocurre que debemos estar lidiando con diversas personalidades y muy probablemente a distancia.

Ya sea uno el cliente o esté ocupando el rol de project manager, las siguientes ideas son útiles para que el trabajo con varios freelancers sea ordenado:

1- Definir, internamente, si el equipo va a estar comunicado entre sí o no

Esta decisión en muchos casos se toma de manera automática, pero debería ser algo a lo que se le dedique al menos una mínima reflexión. Si los freelancers que estamos contratando están en contacto entre sí habrá vías de comunicación más fluídas, pero sin la debida dirección esto podría derivar en que uno pierda control sobre el proyecto.

Por otra parte, si el equipo sólo mantiene comunicaciones uno a uno con nosotros, el cliente o project manager, las comunicaciones podrían sufrir demoras pero por otra parte podremos estar seguros de siempre tomar las decisiones que llevan al resultado macro que estamos buscando.

Cualquiera de los dos escenarios es correcto y seguramente haya varios otros factores que hagan que trabajemos de una forma u otra. En ambos casos lo importante es que sea una decisión conciente.

Equipo tercerizado

2- Aclarar desde el comienzo qué necesidades específicas cubrirá cada freelancer

Siguiendo el ejemplo de más arriba, supongamos que estamos desarrollando un sitio web con e-commerce y necesitamos de un programador, un diseñador gráfico y un especialista en marketing. Está claro que el programador será quien arme el código principal, el diseñador la paleta de colores y la distribución de elementos mientras que al especialista en marketing le quedará definir los contenidos y cómo interactúan con la brand page de Facebook. Pero, ¿quién debe hacer el maquetado HTML/CSS? Según el perfil de cada uno, es algo que bien podría quedar del lado del programador o del diseñador. ¿Quién define si el botón de “comprar” es rojo o verde? Esto podría decidirlo el diseñador o el especialista en marketing…

Es sólo un ejemplo, pero da cuenta de cómo en ciertos casos es común que los roles se solapen o pisen entre sí. Para evitar conflictos o pérdidas de tiempo, es vital que de antemano cada freelancer tenga bien en claro donde empiezan y terminan sus responsabilidades.

3- Filtrar y ordenar la información que circula

Es común que cada persona escriba con su estilo propio, incluso un simple email en que el hacen un listado de cosas que necesitan de otro para poder avanzar con cierto proyecto.

Como en muchos casos estas definiciones o requerimientos deben enviarse a otro de los proveedores, es clave que nos tomemos unos minutos para leer todo, asegurarnos que se entienda y modificarle algunas cosas si es necesario. Incluso, siguiendo algunas de los consejos en los artículos de Brindar un servicio profesional, podría ser útil re-escribir asuntos de emails o refrasear cosas enteras.

Por ejemplo, para el diseñador es mucho mejor recibir un email claro y específico que recibir uno que dice “Fwd: me había olvidado” y luego en el cuerpo tiene un listado de 6 lineamientos que debe seguir.

Aplicando estas tres simples ideas la administración de un proyecto será más eficiente.

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