Cómo generar conferencias virtuales productivas

Conferencias web, seminarios, entrenamientos, webinars, . . . Seguramente también habrás estado del otro lado, mirando cada 5 minutos el reloj y tratando de mantener el foco en la presentación. Sostener conferencias virtuales productivas (y lo suficientemente interesantes) es todo un desafío. Una de las mayores limitaciones es que no existe la comunicación no verbal. Hoy en día son un recurso sumamente utilizado en cualquier de sus formatos. Te damos entonces algunos consejos para sacar el máximo provecho a las conferencias virtuales, teniendo en cuenta ciertas particularidades. Tu equipo de colaboradores te lo agradecerá con creces 🙂

El “antes”

Prepara el material de acuerdo a la audiencia

No es recomendable llevar la misma presentación que hiciste para una audiencia cara a cara que para una conferencia virtual, porque las limitaciones son otras, es decir, no puedes interactuar en persona. Prepara la información teniendo en cuenta qué herramienta utilizarás para presentarla, y ante quiénes.

Escoge la tecnología adecuada

Las opciones que existen hoy en día son muy variadas: audio, video, chat, herramientas web para levantar feedback/votos o para hacer brainstorming, y tantas otras. Elige la que más adapte al objetivo de tu conferencia. Si es un tanto compleja de manejar, procura tener un asistente técnico a tu lado, y además contar con un “plan b” si es que algo no resulta como estaba planeado . . .

Sienta las bases

Agenda la conferencia con suficiente antelación. Asegúrate de compartir con todos los participantes el detalle de los puntos a conversar y materiales de apoyo. Procura que todos tengan en claro cuál es el objetivo de la reunión. No olvides establecer un horario de inicio y de finalización. Si llegaran a utilizar algún software específico para la conferencia, comunícalo antes de la llamada para que los participantes puedan descargarlo y probarlo en sus computadores.

El “durante”

No te apresures

Habla claro y de forma pausada, pero natural. Procura moverte poco para no distraer al grupo y, si lo haces, que los movimientos no sean bruscos ni forzados.

Mantén el foco

cómo generar conferencias virtuales productivas

Respeta la agenda de la reunión y asegúrate de que el ritmo sea llevadero y que capte la atención. Cada 10 minutos aproximadamente es aconsejable hacer una pausa e interactuar con los participantes. Si la agenda es muy extensa, establece algunos breaks para que tu equipo recargue energías. Esto los mantendrá atentos y conectados. 

Escucha con atención

Cuando pidas feedback a los participantes, dales el tiempo para que se expresen. De eso se tratan las conferencias virtuales: colaboración y escucha. Lo ideal es que realices las preguntas uno a uno porque de lo contrario resulta un caos.

Expresar emociones

Manifiesta cómo te sientes y anima al resto a hacer lo mismo. “Estoy sorprendido con el nivel de respuesta de nuestros usuarios. ¿Han notado lo mismo?”, “Estoy entusiasmado con la noticia” o “Estoy desilusionado con estos resultados. ¿Cómo lo ven ustedes?” pueden servir como disparadores para involucrar a tu equipo.

Evita distracciones

¡Propias y de los otros! Compórtate como si estuvieras en una reunión cara a cara y presta la misma atención que pondrías en un meeting regular. Respecto al grupo, es bueno establecer algunas reglas como: todos los micrófonos deben estar silenciados, no sostener conversaciones en paralelo mientras se lleva a cabo la presentación, es necesario identificarse con nombre antes de hablar, o cualquier otra que consideres relevante.

Considera el delay

Cuando pidas feedback o hagas algún comentario para tener un ida y vuelta, recuerda que habrá algunos segundos de delay que deberás tener en cuenta. Evita interrumpir a tu interlocutor para hacer la comunicación más ordenada y fluida.

Mira a la cámara, no a la pantalla

El contacto visual hace que la interacción sea mucho más “personal”, a pesar de la distancia. Da la sensación de estar hablando “uno a uno”.

El “después”

Fin de la reunión. Es el momento para asegurarte que no hayan quedado dudas entre los participantes. Aprovecha entonces para hacer un breve resumen de los puntos conversados, acuerdos y próximos pasos.

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Para complementar con más informaciones sobre manejo de equipos virtuales, no dejes de leer La esencia de un buen líder y Diversidad multicultural.

*la imagen es cortesía de Ventrilock / FreeDigitalPhotos.net
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