Post de Invitado: El arte de gestionar proyectos

Cristian Marucci, de Axioma – Soluciones Informáticas Concretas, nos acerca un post especial sobre Project Management, con todos los tips necesarios para saber qué tipos de metodologías de gestión existen, qué características tiene cada una, y cómo tener éxito a la hora de llevar adelante un proyecto.

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Las estadísticas con respecto a cuántos proyectos se completan sin desvíos pueden asustarnos. Pero como gestores de proyectos podemos utilizar metodologías para tener éxito e incluso crear algunas propias, fruto de nuestra experiencia.

Autor: Sybren Stüvel
Autor: Sybren Stüvel

La cruda realidad

Según estadísticas internacionales solo el 16% del total de proyectos tienen un final feliz, mientras el 53% se completan con mayores costos o plazos de los previstos. El 31% restante de los proyectos, directamente son cancelados.

Al analizar las causas de fracaso, nos encontramos con problemas comunes: los tiempos se dilatan, el presupuesto no alcanza, falta comunicación y revisiones periódicas de los progresos, etc. Estos problemas tienen una sola raíz: una mala gestión de proyectos. Para evitarlo, debemos utilizar o crear una metodología de gestión.

¿Qué herramientas existen?

A la hora de hablar de metodologías de gestión de proyectos, encontraremos tantos modelos como personas se hayan dedicado a este arte. Sin embargo, existen algunas propuestas muy popularizadas que deberíamos conocer.

Una de las más utilizadas es la metodología PMI, en la cual se plantea ver a un proyecto como una serie de procesos y sub-procesos compuesto por tareas a realizar, necesarias para tener éxito. Otra propuesta similar es la de PRINCE2, que toma como punto de partida a la norma ISO 21500 y la enriquece con 7 principios orientados a obtener un modelo más eficiente.

Estas metodologías, conocidas como “tradicionales”, son efectivas para grandes proyectos, pero poco flexibles cuando el entorno no es estable. Típicamente, el caso de los proyectos de desarrollo de software.

Es por esto que surgen las metodologías “ágiles”, orientadas a mejorar la satisfacción del cliente, mediante su involucramiento en todas las etapas del proyecto. Se pretende escuchar su feedback en todo momento y ajustar la planificación en base a sus opiniones. Lo más importante es que permite detectar prontamente problemas y corregirlos antes de que tengan un gran impacto en los plazos y costos.

Las metodologías ágiles más popularizadas son SCRUM y XP. Buscan dar más valor a los actores del proyecto que al proceso en sí mismo, estableciendo un canal de comunicación más directo entre las partes. En definitiva, tendrá más importancia la reacción del equipo frente a las respuestas de los clientes, que el seguimiento de un plan pautado.

El orden dentro del caos

A la hora de planificar, hay que pensar que pueden presentarse obstáculos y que tendremos que ser flexibles para poder reaccionar ante ellos. Es más importante saber cómo actuar cuando un plan no se esté cumpliendo, que el plan en sí mismo.

En el año 2010 me encontraba trabajando en Santiago de Chile como Director de Proyecto, en un proyecto bastante complejo, utilizando una metodología tradicional. Sin embargo, a poco de comenzar, ocurrió el lamentable terremoto (8º en la escala Richter) que conmocionó a todo el país, afectando gravemente la vida de todos los integrantes del equipo. Al retomar el proyecto, unos meses después de la tragedia, tuvimos que cambiar la metodología tradicional por una ágil, a fin de poder motivar a los integrantes y obtener resultados en el corto plazo.

Siempre hay que tener en cuenta que podemos controlar los riesgos hasta cierto punto, y para el resto de las incidencias, tenemos que ser creativos y sobre todo, flexibles para adaptarnos rápidamente y evitar que nuestros proyectos fracasen.

Conclusión

Un proyecto debe ser dirigido a conciencia de que no todo es predecible. Existen muchos componentes a tener en cuenta a la hora de planificarlo y presupuestarlo, por lo cual es conveniente mantenerse abierto y flexible con respecto a los riesgos que pueden ocurrir, para adaptarse rápidamente a los cambios que sean necesarios y así tener éxito en su realización.

Existen infinidades de metodologías de las cuales podemos aprender a través de su bibliografía. Pero las más interesantes son las que nacen de la experiencia, combinando las mejores prácticas teóricas con lo aprendido en cada proyecto. Esto permite enriquecerlas y encontrar la metodología ideal para el equipo de trabajo con el que uno cuenta, las características propias como director del proyecto y para el objetivo que se está intentando alcanzar. Ya lo dijo Confucio: “la esencia del conocimiento, cuando se tiene, es saber cuándo aplicarlo”.

Autor: Cristian Marucci, de Axioma Soluciones Informáticas Concretas

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