Tips para clientes: Cómo definir deadlines

Como hombre de negocios seguramente sabrás cuán importante resulta definir claramente los deadlines con tus colaboradores, saber comunicarlos de forma precisa y dirigir esfuerzos para la concreción de los resultados.

Un objetivo sin un deadline es probable que no se cumpla. Y además es fundamental que puedas encauzar el trabajo de terceros porque esto repercutirá directamente en tu propio rol. Un punto clave es que tengas la capacidad y la visión de elegir los perfiles adecuados para completar el proyecto. Con esto ya tienes un paso ganado (te recomendamos leer Selección de freelancers y Qué tener en cuenta al contratar un freelancer). Próximo desafío: gerenciar el trabajo de tu equipo.

Primeras definiciones

A nivel general, para comenzar es importante que tengas en claro cuánto tiempo demandará ese proyecto. Acá es importante que seas lo más realista posible. 

Tienes que poder establecer un equilibrio entre un deadline que te sirva para tus propios objetivos y al mismo tiempo evitar caer en plazos demasiado ajustados.

tips para definir deadlines

En definitiva tu interés es que el deadline se cumpla, y no complicarle el trabajo a tus colaboradores para que terminen presionados, desgastados y sin poder rendir al máximo.

Ya definido el deadline macro del proyecto, el próximo paso sería establecer -si fuera necesario- un cronograma de tareas y deadlines (estimados, siempre “en teoría”) para cada una de ellas, así como recursos necesarios para cumplimentar cada etapa. Aquí es muy importante que contemples posibles desviaciones que pudieran sucederse en los plazos. Siempre es preferible prevenir que curar. Si ya tienes un Plan B, el impacto ante eventuales desvíos no será tan fuerte como si no los hubieras previsto.

Con los tiempos y recursos ya en mente, ahora sí puedes comunicar los deadlines a tus colaboradores. Y para seguir el proceso en el día a día, te recomendamos revisar los tips sobre Manejo de Equipos Virtuales 😉

¿Qué es importante que tengas en cuenta al momento de definir y ejecutar deadlines?

  • Sé objetivo en la definición de los plazos. Procura que los tiempos sean lo suficientemente holgados como para realizar la tarea sin urgencias.  Evita caer en el clásico “lo necesito para ayer” porque esto no hace más que generar mucha presión, ansiedad y en definitiva disconformidad en tu equipo.
  • Negocia. Siempre que sea posible, negocia el deadline con tus colaboradores. Es probable que desde tu lado no sepas con claridad cuánto tiempo puede insumir determinada tarea. Tu colaborador es quien puede decírtelo con precisión, sumado a que no debes olvidar que los freelancers también manejan otros proyectos y deadlines asociados.
  • Da libertad. No presiones a tus colaboradores. Es muy desgastante para tu equipo sentir que todo el tiempo les estás respirando en la nuca. Si contrataste los perfiles adecuados y tienes capacidades de liderazgo (saber delegar, entre otras tantas cualidades) esto no debería preocuparte.
  • Mantén el control. Evitar presiones no significa que te vayas al otro extremo. Es importante que fijes con tus colaboradores el envío de updates periódicos para darle seguimiento a cada etapa del proyecto, medir avances y corregir posibles desviaciones. Esto debes hacerlo durante el proceso y no un día antes de la entrega final del proyecto.

Para cerrar, no olvides revisar las Bases para una Buena Comunicación entre Cliente y Freelancer. Resultará esencial para la concreción de los objetivos en tiempo y forma.

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