ADRIANA D. S. freelancer experto en Identidad de marca corporativa, Asistente de administración, Creatividad y Talento

ADRIANA D. S.

Asistente Administrativo Organizada

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Costa Rica

Soporte Administrativo

Sobre mí
COMPROMETIDA con la organización y el trabajo para alcanzar los objetivos.
TOMA DE DECISIONES Y SOLUCIONES en situaciones de alta presión.
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN para cada una de las tareas que se ejecutan.
ADAPTACIÓN AL CAMBIO en la estructura organizacional de la empresa, políticas implementadas y en las herramientas que proporciona la compañía.
SEGUIMIENTO en las tareas diarias.
RESPONSABILIDAD Y CREATIVIDAD en las funciones del cargo, proporcionando ideas nuevas para alcanzar los objetivos y obtener los resultados deseados.
COLABORADORA con el equipo de trabajo y en otras áreas que lo requieran.
CAPACIDAD DE NEGOCIACIÓN con el cliente interno y proveedores a una relación ganar-ganar que beneficie a ambas partes.
RESULTADOS POSITIVOS, me he caracterizado por proporcionarle resultados a cada uno de los proyectos asignados dándole a la marca un impacto en sus ventas.
MANEJO DE PRESUPUESTO en cada uno de los proyectos asignados y generando los ahorros necesarios para respetar los costos asignados.
Historia laboral
CAF -Banco de Desarrollo de América Latina- Abr 2014 - 2016. Asistente, Dirección de Servicios Logísticos y Administrativos
- Atender las solicitudes de eventos y reuniones que llegan a través del sistema en un mínimo de 24 horas. Asignar y reservar espacios destinados para el desarrollo de reuniones y eventos de la institución dentro y fuera de las instalaciones.
- Gestionar las solicitudes de servicio de catering, decoración, toldos, equipos y servicios audiovisuales, contratación de mobiliario y cualquier otro servicio que requiera el solicitante bajo altos estándares y presupuestos definidos.
- Certificar en el montaje de los servicios, que el proveedor este cumpliendo con lo solicitado.
- Revisar continuamente el buen estado de la infraestructura y los recursos disponibles para los eventos y reuniones en los espacios administrados, con el objeto de garantizar su disponibilidad y adecuada condición de uso.
- Seguimiento continuo y control de recepción de facturas, creación de órdenes de compra, solicitud de insumos para las reuniones, procesamiento de pagos para cumplir con el cierre del evento y pago a los proveedores.
- Supervisión de reuniones y eventos durante el desarrollo de la actividad
- Garantizar el cumplimiento de las normas de la institución en todos los procesos ligados al desarrollo de eventos y reuniones.
- 95% de satisfacción de la encuesta realizada a los clientes.

Turismo Maso Internacional. Jul 2010 – Abr 2014. Asesor de Eventos, Laboratorios Pfizer
- Planificación y ejecución directa de 50 eventos corporativos por año, incluyendo eventos internacionales.
- Gestionar reuniones y eventos para más de 350 participantes.
- Estructuración y ejecución de la logística de servicios de traslados aéreos, terrestres, alojamiento, producción, audiovisuales, talentos, entre otros.
- Manejo de presupuestos enfocados en el ahorro a través de cuadros de mando de costos.
- Mantenimiento de las relaciones con los proveedores a través de reconocimiento y evaluaciones de lecciones aprendidas por eventos realizados. Negociación con proveedores para búsqueda de mejores beneficios a la empresa.
- Manejo de la comunicación y directrices según necesidades del cliente interno.
- Documentación y levantamiento de información de cada proveedor, inserción en la herramienta administrativa, manejo de órdenes de compra, chequeo de facturas, revisión y control de gastos cargados por evento y seguimiento en la autorización de los mismos por parte del solicitante.
- Atención y seguimiento detallado a los requerimientos y necesidades de los clientes internos y transmitir dichas solicitudes a los proveedores para garantizar el éxito del evento.
- Solución y manejo de problemas antes, durante y después de cada evento en temas logísticos o administrativos.
98% como resultado de la encuesta anual de satisfacción.

Viajes y Turismo Zumaque. Sep 2008 – Jul 2010. Coordinador de Grupos y Eventos
- Coordinación de la operatividad de grupos y eventos en lo relacionado con la elaboración de cotizaciones, envío, proceso de aprobación del grupo, chequeo del proceso de facturación, seguimiento de ingreso de factura al cobro, revisión de viáticos, cierre de grupo, logística del grupo antes, durante y después del evento, etc.
- Coordinación de las funciones administrativas del personal de grupos y eventos en todo lo relacionado con: reporte de ausencias, permisos, vacaciones, etc.
- Asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos emanados por la Gerencia y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Coordinar la elaboración del cuadro de status de grupos y eventos, cuadro de cierres de grupos y eventos, control de facturas de grupos y eventos, cuadro de facturas pendientes por pagar, estadísticas de ventas en grupos y eventos, Control de histórico de grupos y eventos y encuesta de satisfacción al cliente.
- Solucionar oportunamente cualquier inconveniente que se presente en el área de grupos y eventos.
- Notificación al supervisor inmediato los requerimientos, reclamos y sugerencias para su procesamiento.
- Negociaciones con proveedores de servicios turísticos y eventos y clientes.
- 5 Personas a cargo

Asesor de Grupos y Eventos. Jun 2002 – Sep 2008.
- Coordinación y gestión de eventos, promoción de la imagen de la empresa prestando el servicio de organización y logística, contratación de vuelos chárter para destinos nacionales e internacionales. Solicitud de cotizaciones, elaboración de presupuestos y presentaciones con el objeto de especificar y ofrecer los servicios solicitados por el cliente.
- Solucionar de manera efectiva cualquier imprevisto que se presente durante la ejecución del grupo o evento, seguimiento de los trámites administrativos según los servicios contratados. Participación en el plan de Auditorías Internas para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, bajo las Normas ISO 9001-2000.
- Recolectar, diseñar, elaborar y distribuir material promocional (pendones, flyers, trípticos, entre otros) de diversos destinos turísticos nacionales e internacionales a cada una de las oficinas a nivel nacional, con el objetivo de ofrecerles a los trabajadores de la Industria Petrolera, distintas opciones y posibilidades para el disfrute de sus vacaciones. Actualización de Página Web.
- Experiencia de Éxito Total en la coordinación y montaje de logística en traslados aéreos y terrestres para el Encuentro Anual de Empleados Farmatodo 2007, con la participación de 4000 empleados, distribuidos en 3 días de evento, SEP 2007.
- Gestión Administrativa en los Planes Vacacionales a nivel nacional de la Industria Petrolera (2005-2006-2007)

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