Función:
La aplicación se desarrolla para llevar un control de las tareas realizadas con clientes por ejecutivos de una oficina de profesionales, de tal manera que el ejecutivo pueda registrar el número de horas dedicadas a un cliente, en un proyecto específico (cada cliente puede tener varios proyectos), y durante ese tiempo registrar las actividades realizadas, como por ejemplo: Reunión, Asesoría, Acompañamiento a una reunión, revisión de propuesta, análisis de documentos, resolución de dudas. La actividad puede ser presencial o telefónica.
En cada servicio que se le presta al cliente el ejecutivo que atiende registra la fecha, el número de horas o fracción dedicadas al cliente, el proyecto, la actividad y la descripción de actividades. Es importante tener en cuenta que cada actividad y cada cliente puede tener una tarifa diferente, también la atención telefónica o presencial tiene diferentes tarifas. La aplicación para los ejecutivos de la compañía debe tener acceso móvil de tal manera que puedan ingresar los datos vía teléfono smartphone.
Con la información recolectada se debe crear una prefactura por cliente, que es el resultado de las horas dedicadas al cliente por la tarifa correspondiente al proyecto, a la actividad, al cliente, de acuerdo a si es servicio fue telefónico o presencial. La prefactura debe tener la flexibilidad de ser generada por diferentes criterios, por ejemplo por periodicidad, pro proyecto o por cliente. Es importante tener en cuenta que los clientes no son únicos, esto quiere decir que un cliente puede tener una casa matríz pero el proyecto se elabora para la subsidiaria de la casa matríz o para la oficina local, por lo tanto debe tener la flexibilidad de facturar a un número de identificación tributaria de la compañía matríz o a una identificación tributaria de la empresa con la cual factura a nivel local.
De igual manera puede haber un consorcio que tiene a varios clientes como socios, esto también debe ser importante poder ser registrado e identificado.
Los datos registrados por los ejecutivos de la compañía luego deben ser revisados, validados y ajustados por un Ejecutivo Senior que tener privilegios superiores para modificar la información y seleccionar los campos que van en la factura.
Luego de ser revisada la factura por el ejecutivo Senior, éste genera la factura definitiva, que es la que se entregará o enviará en PDF al cliente con un click vía correo electrónico.
De igual manera llevar un control de cartera de los trabajos por facturar, facturados, por pagar, pagados y ajustes a facturación o adiciones a realizar por trabajo.
La aplicación debe permitir hacer consultas y generar informes por cliente, rangos de fechas, proyectos, actividades, ejecutivos, ciudades de ejecución, tarifas cobradas, total de facturación, horas promedio dedicadas por cliente, tiempo presencial y tiempo telefónico, ingresos. Estas variables deben tener la característica de poderse mezclar entre sí para sacar reportes con diferentes variables, filtros y ordenación, de igual manera generar informes en Excel, Word y PDF.
El ejecutivo junior tiene unos permisos básicos y el ejecutivo senior tiene permisos avanzados.
La aplicación debe funcionar en móviles para actividades de registro de actividades con clientes y revisión de reportes básicos, como información de clientes, facturación, consulta de ventas por período de tiempo, cartera y desempeño de vendedores.
La aplicación de escritorio ofrece todas las opciones.
Cada usuario (ejecutivo) debe tener su propio password y login, y debe ser administrable por el ejecutivo senior.
OBSERVACIONES TÉCNICAS:
Inicialmente se había pensado en realizarlo en Access utilizando sharepoint de Office 365 para acceso web sin embargo Access al parecer no es ideal para manejo móvil y ofrece limitaciones en varios sentidos.
A partir de esta información estamos considerando la forma más eficiente de mandarlo hacer.
Opciones que nos gustaría escuchar y sus ventajas:
1. Sistema de información en SQL con acceso web
2. Salesforce personalizado
3.
Quickbooks personalizado
INFORMACIÓN IMPORTANTE:
En este momento se está utilizando
www.freshbooks.com pero no ofrece el nivel de personalización necesaria. Se está buscando una solución más flexible, personalizable y escalable pensando en desarrollos futuros.
la propuesta:
incluir tiempo de desarrollo con cronograma
alcance de la propuesta de acuerdo a la información proveída
precio y lo que está incluido
descripción de la documentación que se entregará junto con el sistema de información. Explicación del código utilizado
Ventajas de la opción de desarrollo seleccionada por ejemplo SQL o Salesforce. Así como la versión que se debe adquirir en caso de que sea un CRM comercial como Salesforce.
Aproximación a la solución móvil y de escritorio
Entregables
Soporte y costo de soporto en caso de ser necesario.
Manual de uso del sistema
Mook up básico de cómo se vería el sistema
Experiencia y ejemplos de experiencia
Delivery term: Not specified