Programa para Cotação de Produtos

Tenho uma micro empresa direcionada para área de licitações, tenho a necessidade de criar um programa com as seguintes necessidades:

- Cadastrar fornecedores (Dados comerciais), definindo o tipo de material que eles disponibilizam no mercado (Ex: Mouse, bombas hidráulicas, parafuso, mangueiras...);

- Desenvolver cotação de acordo com o material do meu desejo, nesse caso ao digitar a palavra "parafuso" o sistema busque no meu cadastro somente empresas que fornecem esse tipo de material, uma vez identificadas, preencho um campo específico "Relatório" onde vou inserir as informações sobre o produto do meu interesse, por fim, ao clicar em "Enviar", todos os fornecedores inseridos naquela cotação irão receber o pedido desenvolvido (O pedido de cotação vai direto para o e-mail do fornecedor contido no meu cadastro);

-Preciso também de uma janela para enviar propostas para os meus clientes, onde eu insira num campo "Relatório" os dados do produto e dispare direto para eles.

Nos dois casos, preciso que os pedidos saiam direto do programa, sem a necessidade de passar pelo Outlook.

É Importante que o pedido de cotação, bem como de propostas sejam recebidos dentro de um formato padrão da empresa, ou seja, uma espécie de papel timbrado com informações já definidas.

O meu desejo é reduzir o tempo perdido com atividades burocráticas, aumentando desta forma, o volume de cotações diárias.