Gisella M. freelancer experto en Atención al cliente, Ortografía, Asistente virtual

Gisella M.

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Peru

Soporte Administrativo

¿Qué es posición de perfil bronze?

Bronze es el segundo nivel de los freelancers de Workana. A medida que consigan más logros y ganen más proyectos, irán progresando hacia los niveles superiores. Leer más

Sobre mí
Asistente de Gerencia y Secretaria Ejecutiva Bilingüe, buen trato personal, responsable, organizada, proactiva, honesta, capacitada para poder desempeñarme en actividades administrativas  y multifuncionales. Con conocimiento de computación, inglés, atención al cliente, con muy buena disposición para el trabajo, actitud empática y colaboradora.
Historia laboral
BAFUR SCRL - Barrios y Fuentes Abogados
Noviembre 2015 a la fecha
Recepción y atención de llamadas
Revisión y atención de los correos electrónicos
Administración y manejo de las agendas de los socios y Gerencia General
Manejo y custodia de documentos confidenciales
Organización de viajes, reservas de hotel, traslados, gestión de seguros y temas relacionados.
Ingreso de horas al sistema de la empresa para posterior envío al cliente

IMPALA TERMINALS PERU S.A.C.                                                      Enero 2015 – octubre 2015
A Trafigura Group Company
www.trafigura.com

Empresa del Grupo Trafigura dedicada al almacenamiento de concentrados de minerales tales como zinc, cobre y plomo.

Cargo: Asistente de Gerencia General y Regional - Principales funciones:
Llevar el  control de la agenda de la Gerencia General, Operaciones y Directores                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Regionales.
Coordinar las reuniones o citas con clientes, proveedores, funcionarios de Trafigura y de las diversas entidades o instituciones relacionadas a la compañía.
Coordinar los viajes nacionales e internacionales (solicitud de viáticos, pasajes, estadía, seguro de viaje, traslados, etc.).
Organizar y controlar (recepcionar, clasificar y registrar) el archivo físico y digitalizado de documentos de la Gerencia General, Operaciones y Directores Regionales guardando la confidencialidad correspondiente.
Reportar  a Tesorería Uruguay el movimiento de la caja chica (fondo  s/9,000.00 nuevos soles) que se originen por las necesidades de las áreas, utilizando los documentos pertinentes (facturas, recibos por honorarios, comprobantes de caja).
Administrar el trabajo de los mensajeros y choferes haciendo una correcta coordinación con todas las áreas que demandan el servicio.
Gestión de la correspondencia interna y externa (Cartas, muestras, documentos en general)
Atención de la central telefónica de Impala y recepción central.
Coordinar con el personal de limpieza el correcto uso de las salas de reunión, solicitar apoyo para la presentación de los coffee break, almuerzos, etc.
Recibir facturas y emitir  las hojas de conformidad correspondiente. Seguimiento a los pagos a proveedores y clientes.
Administración y organización de los estacionamientos internos para personal, visitas y proveedores.


LOGROS OBTENIDOS:
Ordenar el proceso de separación de salas de reuniones, reduciendo cruces, respetando horarios y programando efectivamente video conferencias.
Creación de cuadros en Excel para controlar y ordenar: estacionamientos, correlativos de tres áreas y directorio mensual.
Elaboración de un cuadro de control de visitas tanto locales como del extranjero, llevando un registro de permisos, seguros, movilidades, alojamientos, etc.
Seguimiento y control de la mensajería externa
Emisión de hojas de conformidad en menor tiempo para ser enviadas con mayor prontitud.
Atención del 95% de las llamadas que ingresan por la central telefónica, tomando nota de los mensajes y en algunos casos dando solución a las inquietudes de los proveedores y/o clientes.
CONSORCIO MINERO S.A. – CORMIN                                                Agosto 2008 – Diciembre 2014
A Trafigura Group Company
www.trafigura.com
Empresa del Grupo Trafigura dedicada a la Comercialización de Metales y Minerales.

Cargo: Asistente de Gerencia de Contabilidad, Finanzas, Tesorería, Administración, Recursos Humanos y Consorcio Transportadora Salaverry.

Principales funciones:
Agenda: Control y coordinación de reuniones, viajes y eventos de todas las gerencias.
Gestión de la correspondencia interna y externa.
Manejo de caja chica, ingreso de documentos y arqueo en Peoplesoft.
Área contable: Responsable de la agenda de la Gerencia, ingreso de gastos de viajes, entregas a rendir, órdenes de pago por el sistema Peoplesoft.  A cargo de la emisión, compaginación y distribución de facturas por intereses en el sistema DBCT Selling. Control de documentación y archivo. Encargada del envío de cartas de circularización a los bancos locales, del exterior, afiliadas y estudio de abogados.  Apoyo administrativo al staff del área.
Área de Finanzas y tesorería: Agenda de la Gerencia, responsable de la emisión de cartas a bancos, control de archivo de EEFF auditado y trimestral. Apoyo administrativo al staff del área. Organización de eventos para funcionarios de bancos locales y  extranjeros. Registro y actualización de contactos principales de bancos locales.
Apoyo al área de Recursos Humanos: Agenda de la Gerencia. Control, inventario y compra de insumos y útiles de escritorio para la empresa, apoyo y participación en los eventos corporativos de la compañía (cotización con proveedores, apoyo con los pedidos para eventos y contratación de proveedores). Coordinación de viajes de visitas del extranjero: alojamiento, traslados, viáticos, etc.
Manejo, registro y reporte del fondo fijo de s/10,000 nuevos soles.
Administración de contratos, testimonios, poderes, y copia de documentos de la empresa y representantes legales.

LOGROS OBTENIDOS:

Creación de un cuadro de control mensual para las facturas de intereses, así como también un registro de cargos mensuales.
Elaboré una plantilla para la elaboración de cargos  para las facturas del área contable con combinación de correspondencia (Word y Excel), además de la creación de una plantilla adicional para las tarjetas de navidad.
Logré cerrar contratos con 2-4 proveedores para eventos y abastecimiento de útiles y utensilios de limpieza.
Atención efectiva de las llamadas de cobranzas, con ayuda del sistema peoplesoft pude brindar información exacta y precisa sobre fechas y montos de pagos a los proveedores.

EMPRESAS ASOCIADAS A TRAFIGURA:
CONSORCIO TRANSPORTADORA SALAVERRY
(Proyecto de Puerto de Minerales y Faja Transportadora en el Terminal de Salaverry – Trujillo) – Asistente de Gerencia
Recepción y envío de documentación (pagos generales, emisión y archivo de cartas)
Ingreso de facturas al sistema Peoplesoft. Control de fondo fijo s/3,000.00
A cargo de la toma de firma y custodia del Libro de Actas.
Pago y atención a proveedores
Responsable del fondo fijo para pagos menores.
Labores administrativas en coordinación directa con la Gerencia de Proyectos

TRANSPORTADORA CALLAO S.A. (Proyecto de la Faja Transportadora de Minerales en el Terminal del Puerto de Callao) – Asistente de Gerencia            Enero 2009-2011

Agenda de la Gerencia de Proyectos, Gerencia de Contabilidad y Gerencia de Finanzas y Administración, control de la caja chica, control de facturación, compras, cobranzas y pagos. Archivo de la documentación, control de mensajería externa.
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