Automatización Escalable del Proceso de Vacaciones con Power Automate para Pyme

🧩 Automatización de Vacaciones con Power Automate (Microsoft 365)

Hola, estamos buscando un freelancer con experiencia en Microsoft 365 (Power Automate y SharePoint principalmente) para diseñar e implementar un sistema de gestión de vacaciones para una PyME (16 empleados).

🎯 Objetivo del proyecto

Digitalizar el proceso actual de vacaciones, eliminando la gestión manual en Excel y correos, logrando una solución:

* Automatizada
* Escalable
* Fácil de mantener
* Con trazabilidad completa

La solución debe estar preparada para crecer y poder incorporar en el futuro otros procesos de RRHH.

⚙️ Tecnología requerida

Se espera trabajar con:

* SharePoint Lists (base de datos)
* Power Automate (flujos)
* Outlook / Teams (notificaciones)

👉 Importante: 
NO se deben utilizar conectores premium ni herramientas fuera del entorno estándar de Microsoft 365.

📌 Alcance

El proyecto incluye:

* Solicitud digital de vacaciones
* Flujo de aprobación
* Validaciones automáticas
* Gestión de saldo
* Registro histórico
* Reportes básicos
* Notificaciones automáticas

👥 Roles

Empleado

* Solicitar vacaciones
* Consultar saldo disponible
* Ver historial y estado

Gerente

* Aprobar / rechazar solicitudes
* Visualizar solo su equipo
* Ver ausencias por vacaciones

RRHH

* Administrar saldos
* Configurar reglas
* Acceder a reportes
* Gestionar historial

🔧 Funcionalidades clave

✅ Solicitudes

* Fecha desde / hasta
* Cálculo de días
* Observaciones

✅ Validaciones

* Control de saldo disponible
* Evitar superposición
* Reglas definidas por RRHH

✅ Aprobaciones

* Flujo automático según área
* Parametrizable sin desarrollo

✅ Gestión de saldo

* Descuento automático al aprobar
* Reintegro al cancelar

✅ Vacaciones por período

* Manejo por año (ej: 2025 pendientes + 2026 disponibles)
* Visualización clara para el colaborador de los saldos pendientes y en el caso de operaciones si corresponde a la lic paga de 7 adic

✅ Fraccionamiento

* Permitir días sueltos (1, 2, 3 días, etc.)
* Mantener consistencia (ej: total anual 14 días)

✅ Beneficio adicional

* Personal de Operaciones: 7 días extra-regla de negocio esos 7 dias se toman corridos y solo pueden tomar 7 dias no se puede fraccionar
* Activación automática a los 6 meses

✅ Historial

Registro completo de:

* Usuario
* Fecha
* Estado
* Aprobador
* Observaciones

📊 Reportes

RRHH debe poder obtener:

* Vacaciones tomadas
* Vacaciones pendientes
* Reportes por empleado
* Reportes por área

⚠️ Consideraciones importantes

* Debe contemplar empleados activos e inactivos (mantener histórico)
* Debe permitir ajustes manuales de saldo por RRHH
* Debe manejar cambios de jefe o área
* El sistema debe funcionar automáticamente año a año (actualización de días + saldos pendientes)

📦 Entregables esperados

* Diseño técnico
* Configuración de SharePoint Lists
* Flujos en Power Automate
* Configuración de permisos
* Notificaciones
* Pruebas funcionales
* Documentación técnica y funcional

🧩 Supuestos

* Se trabajará sobre licencias Microsoft 365 existentes
* No se contemplan desarrollos con herramientas premium
* El trabajo se realizará con acceso remoto al entorno del cliente

⏱️ Estimación esperada

Se solicita incluir en la propuesta:

* Cantidad de horas estimadas
* Metodología de trabajo

💡 Buscamos alguien que ya haya implementado soluciones similares y pueda proponer buenas prácticas para asegurar estabilidad, escalabilidad y bajo mantenimiento.