Optimización y Evolución de Agente Ia Voip con N8n, Airtable y creación de dashboard

Título del Proyecto:

1. Resumen del Proyecto
Buscamos un profesional freelance con experiencia demostrada en automatización (n8n), gestión de bases de datos (Airtable) y desarrollo web (frontend y backend) para optimizar y expandir las capacidades de nuestro actual agente de Inteligencia Artificial. Este agente gestiona llamadas VoIP entrantes, interacciones por WhatsApp y correos electrónicos para empresas, con el objetivo de proporcionar información, asistir en el proceso de compra y agendar citas. El proyecto se centrará en reestructurar la gestión de datos, implementar una lógica de control más robusta, mejorar el sistema de agendamiento de citas, desarrollar un portal de cliente y añadir un canal de WhatsApp, todo ello con un enfoque en la escalabilidad, eficiencia y minimización de costos.

2. Entorno Tecnológico Actual (Resumen)

Telefonía VoIP: Zadarma (Recepción de llamadas)
Voz e IA Conversacional: RellTell.ai (Interacción y voces personalizadas)
Automatización y Lógica: n8n (Orquestación y flujos de trabajo)
Despliegue/Hosting (n8n): Render
Gestión de Datos (Actual): Reside en RellTell.ai (necesita migración)
Gestión de Citas (Actual): Google Calendar (necesita reemplazo o mejora)
3. Objetivos Principales del Proyecto

Centralización y Estructuración de Datos: Migrar la base de conocimiento de la IA a Airtable para mejorar la organización, escalabilidad y facilidad de gestión.
Optimización de la Lógica del Agente: Implementar un sistema de "Master Control Programs" (MCPs) en n8n para unificar funcionalidades, centralizar la lógica y reducir la dependencia de múltiples APIs.
Mejora del Sistema de Agendamiento de Citas: Desarrollar una solución de agendamiento más integrada, económica y con funcionalidades avanzadas de recordatorio y confirmación.
Expansión de Canales: Implementar un bot de WhatsApp con funcionalidades equivalentes al agente telefónico.
Empoderamiento del Cliente: Desarrollar un portal web para que los clientes puedan visualizar información clave, gestionar datos de su negocio y configurar aspectos básicos de su agente IA.
Eficiencia y Escalabilidad: Asegurar que todas las modificaciones contribuyan a un sistema más robusto, eficiente, escalable y fácil de mantener.
Minimización de Costos: Priorizar soluciones económicas o gratuitas para nuevas implementaciones, sin comprometer la calidad y funcionalidad (excluyendo Zadarma y RellTell.ai).
4. Requisitos Detallados y Mejoras Solicitadas

4.1. Reestructuración de Datos hacia Airtable

Objetivo: Convertir Airtable en la fuente principal de datos para la IA.
Tareas:
Diseñar y crear la estructura de bases y tablas en Airtable para almacenar:
Datos de empresas cliente (información general, configuración específica del agente).
Servicios ofrecidos por las empresas cliente.
Preguntas Frecuentes (FAQs) y sus respuestas.
Prompts y elementos de personalidad de la IA para cada cliente.
Cualquier otra información relevante que la IA necesite para operar.
Definir campos, tipos de datos y relaciones de forma clara y eficiente.
Asegurar que n8n pueda consultar y utilizar estos datos desde Airtable de manera fluida y eficiente para alimentar las respuestas y lógica de la IA.
Viabilidad: Alta. Airtable es excelente para esto y n8n tiene una sólida integración.
4.2. Implementación/Integración de MCPs (Master Control Programs) en n8n

Objetivo: Centralizar la lógica de control y flujo del agente en n8n, reduciendo la complejidad y la dependencia de múltiples APIs dispersas.
Interpretación Sugerida de MCPs: Se entiende como el desarrollo de flujos de trabajo maestros en n8n que actúan como controladores centrales, orquestando sub-flujos o módulos específicos para diferentes tareas (ej: un MCP para gestión de consultas, otro para agendamiento, etc.).
Tareas:
Analizar los flujos actuales y diseñar una arquitectura basada en MCPs dentro de n8n.
Implementar estos MCPs para gestionar las interacciones del agente, unificar funcionalidades y simplificar la arquitectura general.
Viabilidad: Alta. Es una buena práctica de diseño en n8n para sistemas complejos.
4.3. Optimización de la Gestión de Citas

Objetivo: Reemplazar o mejorar la dependencia de Google Calendar por una solución más integrada y económica, con funcionalidades mejoradas.
Requisitos:
Evaluar alternativas para la gestión de citas:
Opción 1: Integrar la gestión directamente en Airtable (crear base de datos para citas, disponibilidad, etc.).
Opción 2: Proponer y integrar otro servicio de agendamiento (considerando API, costo y funcionalidades).
La solución debe permitir configurar la disponibilidad (días laborables, horarios).
Implementar sistema de recordatorios automáticos (ej: 1 día antes) vía WhatsApp y/o email.
Los recordatorios deben incluir una opción de confirmación (ej: botón en email/mensaje que actualice el estado de la cita en el sistema).
Posibilidad de mantener la API de Google Calendar como una opción de sincronización o visualización secundaria si es factible y no añade complejidad/costo innecesario.
Viabilidad: Media-Alta. La gestión de disponibilidad compleja puede ser un desafío si se hace puramente en Airtable sin una interfaz adecuada. Servicios externos pueden ser más robustos pero conllevan costos. Los recordatorios y confirmaciones son factibles con n8n.
4.4. Desarrollo de Bot de WhatsApp

Objetivo: Crear un canal de comunicación adicional vía WhatsApp con la misma capacidad de IA que el agente telefónico.
Requisitos:
El bot de WhatsApp debe utilizar el mismo prompt e información (almacenada en Airtable) que el agente telefónico, asegurando consistencia.
Funcionalidades:
Responder preguntas basadas en la información de Airtable.
Agendar citas utilizando el nuevo sistema de agendamiento.
Enviar recordatorios de citas (como se define en 4.3).
Seguimiento de interacciones (para el dashboard).
Viabilidad: Alta. N8n se integra con APIs de WhatsApp Business (directamente o vía proveedores).
4.5. Desarrollo de un Portal/Frontend Básico para Clientes

Objetivo: Proveer una interfaz web segura para que los clientes (empresas) visualicen datos y gestionen configuraciones básicas de su agente IA.

Requisitos Generales del Portal:

Autenticación de usuarios (login seguro para cada cliente).
Interfaz intuitiva y funcional.
Funcionalidades Específicas del Portal:

A. Dashboard de Informes:

Informe de Llamadas:
Total de llamadas (periodo seleccionable).
Detalle de tiempo por llamada individual.
Estado de éxito/error (ej: cita agendada, información proporcionada vs. No resuelta).
Estimación de coste por llamada (considerando precios de Zadarma y RellTell.ai).
Visualización de transcripciones de llamadas individuales (investigar viabilidad y cómo obtenerlas desde RellTell.ai o el sistema de VoIP).
Informe de WhatsApp:
Número total de interacciones.
Informe de interacciones por días/mes.
B. Gestión de Agenda (para el cliente final):

Visualización de listado de citas agendadas por el agente (integrado con la nueva solución de agendamiento).
Visualización de un calendario donde el cliente pueda marcar/gestionar sus días laborables y no laborables (esta información debe ser utilizada por el sistema de agendamiento).
Considerar la solicitud de "Poder mantener la api de CALENDAR google" en este contexto, quizás para sincronizar o visualizar la disponibilidad configurada.
Reporte de número de citas por día: Enviar un resumen (a un administrador vía WhatsApp y/o a un email configurable) con los clientes citados para cada día.
Derivación a un agente humano: Si una interacción (telefónica o WhatsApp) no es exitosa y requiere intervención, el sistema debe notificar a un administrador (enviando el número de teléfono/contacto de la persona).
C. Gestión de Datos del Negocio (por el cliente final):

Modificación del prompt de personalidad de la IA.
Edición de información del negocio: horarios, servicios principales, localización, descripciones (estos datos se actualizarán en Airtable).
Gestión de Preguntas Frecuentes (FAQs): Añadir, editar y eliminar FAQs que la IA utilizará (actualizando Airtable).
Viabilidad:

Portal y autenticación: Estándar, factible con tecnologías web modernas.
Dashboard: Requiere APIs robustas para extraer datos de Zadarma, RellTell.ai y el nuevo sistema de citas. La estimación de costes y visualización de transcripciones pueden ser complejas dependiendo de la disponibilidad de datos.
Gestión de agenda y datos del negocio: Factible, implica construir un CRUD que interactúe con Airtable (y posiblemente el sistema de citas) a través de una capa backend/API.
4.6. Optimización General y Mantenimiento de Flujos en n8n

Objetivo: Asegurar que todos los flujos de trabajo en n8n sean robustos, eficientes y mantenibles tras las modificaciones.
Tareas:
Adaptar y optimizar los workflows existentes para integrar Airtable como fuente de datos.
Integrar la nueva lógica de agendamiento de citas.
Implementar la interacción con los MCPs.
Establecer la comunicación necesaria con el nuevo frontend/portal de cliente (ej: mediante webhooks o una API intermedia).
Viabilidad: Alta. Es una parte esencial del proyecto.
4.7. Minimización de Costos

Objetivo: Implementar soluciones que mantengan los costos operativos bajos.
Enfoque:
Evaluar y proponer alternativas económicas o gratuitas para herramientas y servicios (ej: para el nuevo sistema de citas, hosting del frontend si es separado de Render).
Optimizar el uso de APIs para no incurrir en costos innecesarios por volumen de llamadas.
Viabilidad: Depende de las elecciones tecnológicas. Requiere investigación y priorización.
5. Habilidades Requeridas (Reiteración)

n8n: Avanzado (creación, optimización de workflows complejos, webhooks, APIs).
Airtable: Sólido (diseño de bases, automatizaciones, API).
Desarrollo Web Frontend: (Mencionar tecnologías preferidas: React, Vue, Angular, etc.) Creación de interfaces intuitivas y seguras.
Desarrollo Web Backend / Integración de APIs: (Mencionar tecnologías preferidas: Node.js, Python/Django/Flask, PHP/Laravel etc.) Construcción de la capa de conexión segura entre frontend, n8n y Airtable; manejo de lógica de negocio, autenticación y autorización.
APIs VoIP (Zadarma es un plus) y ia/tts (relltell.ai es un plus).
Diseño de Bases de Datos: (Si el frontend requiere DB propia para usuarios/logs).
Enfoque en Seguridad y Eficiencia.
Capacidad para proponer soluciones optimizando costos.
6. Entregables Clave

Agente de IA modificado y completamente funcional.
Workflows de n8n actualizados, optimizados y estructurados (con MCPs).
Estructura de datos en Airtable implementada y poblada (o con mecanismos de migración).
Nueva solución de agendamiento de citas integrada y operativa, incluyendo recordatorios y confirmaciones.
Bot de WhatsApp funcional.
Portal/Frontend para Clientes operativo con todas las funcionalidades listadas (Dashboard, Gestión de Agenda, Gestión de Datos del Negocio, Autenticación).
Documentación clara sobre:
Arquitectura del sistema implementado (diagramas de flujo, componentes).
Configuración y mantenimiento de los flujos de n8n.
Estructura de la base de datos en Airtable.
Uso y administración del portal de cliente.
APIs desarrolladas (si aplica).
7. Puntos Adicionales a Considerar y Preguntas de Viabilidad para el Freelancer

Transcripciones de Llamadas: ¿Cómo se accederá a las transcripciones? ¿RellTell.ai o Zadarma ofrecen una API para esto? ¿Cuál es el formato y la fiabilidad?
Cálculo de Costes de Llamada: ¿Se dispone de las tarifas exactas y desglosadas de Zadarma y RellTell.ai para implementar la lógica de cálculo?
Definición de "Éxito/Error" de Llamada: Se necesita definir criterios claros para esta clasificación.
Alternativa a Google Calendar: ¿Existe alguna preferencia por alguna herramienta de agendamiento específica o total apertura a sugerencias? La gestión de disponibilidad multi-cliente puede ser compleja.
Tecnologías para el Frontend/Backend del Portal: Solicitar al freelancer que proponga las tecnologías que considera más adecuadas para el portal, justificando su elección (considerando desarrollo, mantenimiento, seguridad y costos).
Hosting del Portal de Cliente: ¿Se alojará en Render junto con n8n o se considera una solución de hosting separada?
Seguridad del Portal: Profundizar en los requisitos de seguridad (ej: roles de usuario, protección contra vulnerabilidades comunes).