Recepción de pedidos personalizados en tienda

Tengo una pequeña empresa textil llamada cuak! http://www.facebook.com/cuakdepatito
Producimos nuestros diseños de mochilas, bolsos, billeteras, portanotebooks etc. En nuestro taller propio.
Las ventas son directas al publico via redes sociales y en nuestras 3 tiendas en diferentes puntos de la ciudad donde vendemos los productos standard como salen del taller y también ofrecemos la opción de realizar la personalización de cualquier producto manteniendo ciertos criterios. Para la recepción de los personalizados utilizamos una boleta o formulario de pedido donde el vendedor detalla los datos personales y de contacto del cliente ademas del espacio donde se describe detalladamente cual es el pedido, esto se pasa a una planilla dos veces en la semana para pasar al encargado del taller para su producción, una vez listo en el taller se envían los productos a las tiendas para el aviso al cliente
Todo este proceso lo estamos haciendo lo mas organizado que podamos para evitar retrasos en las entregas, pero aun así suelen suceder problemas o eventualidades por el metodo en el que nos estamos manejando.
Quisiera tener todo este proceso en una plataforma web, ademas de agregarle mas funciones para la agilización y organización. Web para que podamos tenerlo de forma simultanea en cualquiera de los puntos de ventas y la recepción de estos pedidos sea en el taller.