Sistema em Php

Boa noite. Preciso de um sistema que acredito ser simples.
- Cadastros (Cliente, Serviços)
- Saída dos amostradores (Aqui onde sairão os filtros (e outros) para o cliente efetuarem a coleta do ar. Estes filtros (e outros) voltam ao laboratório para análise. Assim, preciso que tenhamos um sistema do tipo "locadora".
Disponilizamos estes filtros aos clientes que terão 35 dias para devolver o filtros (e outros). Com 20 dias, o sistema deverá disparar um email automático informando que restam 15 dias para a devolução dos filtros (e outros). Com 30 dias, o sistema deverá disparar um email automático informando que restam 5 dias para a devolução dos filtros (e outros).
Com 35 dias o sistema deverá disparar um email automático informando que aquele é o último dia para devolução do(s) filtros (e outros). Caso nao haja a baixa (retorno do filtro e outros) (A baixa será automática com a "entrada dos amostradores"(outro item no menu (conforme abaixo)), o sistema deverá disparar um email automático solicitando a devolução IMEDIATA dos filtros, sob pena da cobrança integral com preço de compra do material (Filtros e outros) .
- Entrada dos amostradores (Filtros e outros): ( A tela de entrada dos amostrares (Filtros e outros) deverá conter: Número sequencial automático daquela entrada, Dados do solicitante (Cliente, CNPJ, Endereço, Contato, Telefones, Email para recebimento de resultado, proposta n.)
, Dados de cobrança (pode ser o mesmo do solicitante ou de outro): (Cliente, CNPJ, Endereço, Contato, Telefones, Email para recebimento de resultado, proposta n.).
- Dados da amostragem: Deverá conter: Procedência (Empresa Amostrada), Amostrado por:, Interferentes presentes da área amostrada / Detalhes do processo do setor.
- Análise solicitada: Seleção das análises que fazemos (Já cadastradas em "servicos").
- N.
Do amostrador: É o numero dos filtros e outros amostradores
- Nome do funcionário: Nome do funcionário que foi coletado a amostra
- Função: Função deste funcionário
- Setor: Setor deste funcionário
- Amostragem: Campos de Volume (L), Vazão (L/min.) E Tempo (min.): Aqui o cliente fornecerá estes dados.
- Data da Coleta: Cliente informará aqui qual a data da coleta.
- Enviado por:
- Data / Horário / Recebido por / Data / Horário / Assinaturas

Estas infomacoes alimentarao o resultado que emitiremos para nosso cliente.

Este resultado contem todas as informações acima além dos valores obtidos nas análises (com os resultados obtidos nas análises). Haverá algumas fórmulas para transformar os resultados em mg/m3)

- Baixar o resultado pela internet.

- Balança: (O sistema deverá ter a captura automática da pesagem da balança analítica. Na internet possui scripts para essa coleta.) Ele alimentará uma planilha.

O sistema será na nuvem. Será multi-usuário, ou seja, o cliente do laboratório terá acesso a tela da entrada dos amostradores, pois assim, não precisaremos ter o re-trabalho de digitar tudo novamente.

Possui mais algumas coisas, mas é mais fácil explicar posteriormente. A essência é essa.