Automação para Rotinas Financeiras e Cobranças com Integração Asaas, Whatsapp e Plataforma do Aluno

Demanda – automação de rotinas financeiras e cobranças

1. Objetivo do projeto

desenvolver uma automação para o setor financeiro com o objetivo de reduzir atividades manuais relacionadas a cobranças, envio de boletos, acompanhamento de inadimplência, confirmação de pagamentos e bloqueio/liberação de acesso dos alunos.

Atualmente, utilizamos o Asaas como sistema de gestão dos pagamentos dos alunos.

A solução deverá integrar, preferencialmente em tempo real:

asaas ↔️ automação ↔️ whatsapp ↔️ plataforma do aluno

o sistema deverá identificar automaticamente a situação financeira de cada aluno e executar as ações correspondentes, sem depender da atuação manual da equipe financeira.

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2. envio automático das cobranças

atualmente, nossa equipe realiza manualmente o envio das cobranças conforme as respectivas datas de vencimento.

Precisamos automatizar completamente esse processo.

O sistema deverá consultar o Asaas diariamente e identificar quais alunos possuem parcelas com vencimento naquela data.

Na data programada, o aluno deverá receber automaticamente pelo WhatsApp:

* Mensagem personalizada de cobrança;
* Boleto em PDF;
* Código/chave PIX em uma mensagem separada e de fácil cópia;
* Valor da parcela;
* Data de vencimento;
* Identificação da cobrança.

A ideia é que o aluno consiga realizar o pagamento diretamente a partir da conversa no WhatsApp, sem precisar solicitar o boleto para nossa equipe.

Também queremos a possibilidade de configurar lembretes antes do vencimento, por exemplo:

3 dias antes → lembrete de vencimento

1 dia antes → lembrete de vencimento

No dia do vencimento → envio da cobrança + boleto + PIX

Esses períodos deverão ser configuráveis.

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3. IDENTIFICAÇÃO automática do pagamento

a automação deverá permanecer integrada ao asaas para identificar quando uma cobrança for paga.

Assim que o pagamento for identificado pelo Asaas, o sistema deverá:

1. Encerrar imediatamente a régua de cobrança daquela parcela;
2. Atualizar o status financeiro do aluno;
3. Enviar automaticamente uma mensagem pelo WhatsApp confirmando o recebimento do pagamento;
4. Caso o acesso à plataforma esteja bloqueado por inadimplência, solicitar ou executar automaticamente a liberação do acesso.

É Fundamental que um aluno que já realizou o pagamento não continue recebendo mensagens de cobrança.

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4. Régua automática de inadimplência

caso o pagamento não seja identificado até o vencimento, o aluno deverá entrar automaticamente na régua de inadimplência.

A partir do 1º dia de atraso, queremos que o sistema envie mensagens automáticas diariamente pelo WhatsApp.

Exemplo:

D+1 → primeira cobrança de atraso

D+2 → nova cobrança

D+3 → nova abordagem

D+4 em diante → continuidade diária da cobrança

A cobrança deverá continuar automaticamente enquanto existir débito vencido.

No momento em que o pagamento for identificado no Asaas, a régua deverá ser interrompida automaticamente.

Queremos ter liberdade para criar e alterar as mensagens utilizadas em cada etapa da régua.

Por exemplo, poderemos utilizar copies diferentes conforme o tempo de atraso:

* Lembrete amigável;
* Aviso de pendência;
* Comunicação sobre bloqueio de acesso;
* Tentativa de negociação;
* Cobrança mais objetiva;
* Último aviso;
* Direcionamento para atendimento humano.

Portanto, as mensagens não podem ficar engessadas no desenvolvimento do sistema. Precisamos de um painel no qual nossa equipe consiga editar as copies e, se possível, criar novas etapas da régua.

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