Programa para execução de tarefas pré-definidas

Necessito de um programa que inicie juntamente com o Windows; na sequência, o programa deverá:
1- verificar quantas instâncias de um software específico estão em execução; caso o número de instâncias seja:
•    igual a 3, aguardar por uma hora; 
•    menor ou igual a 2, o programa deverá:
1a- fazer uma varredura num conjunto de pastas (definadas pelo usuário) e subpastas, e, caso encontre um arquivo pré-determinado (um arquivo pdf, por exemplo; a extensão deverá ser definida pelo usuário), deverá varrer a próxima sub-pasta, e assim, sucessivamente; caso não encontre o arquivo, o programa deverá:
1b- copiar um arquivo (um script, que já está pronto)(definido pelo usuário) para a pasta;
1c- executar um software específico, setando no mesmo uma opção para a execução do script que foi copiado para a pasta;
2- voltar ao passo 1.

O software deverá ter as seguintes opções:
- indicação da pasta de varredura pelo usuário;
- indicação do script a ser copiado;
- indicação do formato do arquivo a ser procurado (no exemplo, um pdf);
- gravar, de forma parecida como uma macro VBS, as opções de execução do software e carregamento e execução do script;