Consultor para Diseño e Implementación de Sistema de Gestión Empresarial Centralizado

DESCRIPCIÓN del proyecto

somos un grupo dedicado al ramo inmobiliario en mérida, yucatán, méxico, con múltiples proyectos activos y equipos operando en distintas sociedades. Actualmente utilizamos Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint, Excel) como plataforma de trabajo diaria. El equipo de trabajo se compone de 7 personas en total.

Buscamos contratar a un consultor o equipo con experiencia demostrable en sistemas de gestión empresarial para diseñar e implementar una solución que centralice nuestra operación financiera, jurídica, de gestión y administrativa. Estamos abiertos a propuestas tecnológicas; no exigimos una plataforma específica, pero sí esperamos que la solución esté justificada técnica y económicamente.

CONTEXTO Y SITUACIÓN ACTUAL

Contamos con documentación en PDF, Word y Excel por desarrollo que se encuentran actualmente dentro de Teams business. Son aproximadamente 10 archivos de Excel (papeles de trabajo, cortes de caja, flujo de efectivo, matrices de ingresos y gastos, cartera de clientes, inventario, entre otros) que tienen entre 10 y 18 hojas, con macros, validaciones y catálogos propios. Los archivos están bien estructurados pero son independientes entre sí y no ofrecen ni requieren visibilidad consolidada.

Toda la documentación de soporte (facturas, recibos, contratos, comprobantes) es actualmente física.

La comunicación, reuniones y correo se manejan en Microsoft 365 (Teams y Outlook).

lo que necesitamos - fase 1 (prioritaria)

la primera entrega debe ser funcional de manera autónoma, sin depender de fases posteriores. Consiste en un tablero ejecutivo o interfaz intuitiva para los socios con las siguientes características:

Agenda y calendario
Visualización de las actividades del día y de la semana, conectada al calendario existente de Outlook/Microsoft 365.

Egresos proyectados
Vista de los compromisos de pago de la semana y del mes, tomada de una tabla que el área de finanzas mantiene actualizada. Debe incluir semáforo de vencimiento (verde/ámbar/rojo), filtros por desarrollo y columna de origen de pago (caja o banco).

Panel de alertas
Notificaciones automáticas de pagos próximos a vencer, pagos vencidos, reuniones próximas y autorizaciones pendientes. Las alertas deben llegar también por correo electrónico, sin requerir que el socio abra ninguna aplicación.

Interfaz accesible
La pantalla debe ser simple, intuitiva y accesible desde navegador o dispositivo móvil. No debe requerir que el socio use Teams directamente.

Almacén de datos
Según el modelo a usar, migrar los datos que consoliden la información de los archivos de Excel actuales, con carga del histórica (~10,000 movimientos) y posibilidad de consultar desgloses por proyecto en lenguaje natural.

lo que necesitamos - fases posteriores

el consultor seleccionado idealmente escalará la solución hacia:

formulario central de captura de recibos de caja y solicitudes de recursos, sin necesidad de abrir cada archivo de excel por separado. Que elija el desarrollo desde una lista y el registro quede centralizado.

Flujo de solicitud y aprobación de pagos: captura → autorización con un clic → registro con trazabilidad. Sin firma con validez legal; basta el control interno.

Repositorio digital de soportes.

Flujos de proyectos legales y de project manager

Tableros avanzados de indicadores por desarrollo (no consolidados entre sociedades, ya que cada proyecto pertenece a socios distintos).

CONDICIONES Y restricciones importantes

la solución puede integrarse con microsoft 365, mutar a otro sistema o coexistir con él sin reemplazar el correo (outlook) ni las reuniones (teams).

Cada desarrollo es una sociedad independiente; los tableros y reportes deben ser por desarrollo, nunca consolidados entre proyectos de socios distintos.

No se requiere firma electrónica con validez legal (NOM-151). Solo trazabilidad interna.

No se requiere CRM ni módulo de ventas en esta etapa.

El área de finanzas tiene perfil no técnico pero con disposición de aprender. Se valorará que la solución permita que el equipo interno pueda mantener y ajustar partes del sistema sin depender del proveedor para cada cambio menor.

lo que esperamos recibir en tu propuesta

para poder evaluar correctamente, pedimos que tu propuesta incluya:

la plataforma o stack tecnológico que propones y por qué la consideras la más adecuada para este caso.

Cotización del proyecto con plazo estimado.

Cotización por fases adicional.

Esquema de trabajo: remoto, presencial en Mérida o mixto.

Cómo garantizas la continuidad del sistema si la relación de trabajo concluye (documentación, transferencia de conocimiento, código o configuración entregable al cliente).

Experiencia previa en proyectos similares.

PRESUPUESTO

Abierto a propuestas con tope en 5 cifras. Se evaluará la relación costo-beneficio y la solidez técnica de la solución, no únicamente el precio. Esperamos recibir cotizaciones separadas por fase para poder priorizar el arranque.