Empresa dedicada a la comercialización y re manufactura de todo tipo de cartucho de toner . Se venden cartuchos originales, compatibles nuevos, originales re manufacturados a cambio de vacíos y se hace servicio de recarga de cartuchos a empresas.
Necesitamos una aplicación que nos apoye en la estandarización de nuestros procesos.
Se distribuye a domicilio en el área metropolitana del distrito federal (Mèxico)
Requerimos de un especialista en desarrollo de aplicaciones de gestión que nos proponga la mejor opción para cubrir nuestros requerimientos: ya sea desarrollar una app o forkearla dado que nuestras necesidades no son tan complejas. Que nos apoye traduciendo nuestros requerimientos en funcionalidades de la aplicación Y QUE SEA PACIENTE CON NUESTRA FALTA DE EXPERIENCIA Y DE CONOCIMIENTO EN ÉSTE TIPO DE DESARROLLOS.
ESTÁBAMOS EVALUANDO CONTRATAR UN ERP/CRM WEB BASED CON PAGO MENSUAL pero lo requerimientos de la empresa todavía no son lo suficientemente demandantes para utilizar al 100% éstas soluciones y recuperar sus costos por lo que preferimos personalizar las funciones a los requerimientos específicos de nuestra empresa y ya después si se requiere aumentar módulos.
-Actualmente no estamos dando seguimiento a las cotizaciones que se nos solicitan. Ni estamos manteniendo el contacto con los nuestros clientes activos ni con la gente que nos ha contactado y que aun no nos compra. Requerimos poder clasificar todos los clientes y lo que compran para SEGMENTARLOS para realizar promociones y campañas.
-Se va a hacer venta cruzada de nuevas líneas de producto con clientes activos y contactos.
GENERALES:
1.- Para que nos apoye en darle seguimiento a las cotizaciones que los clientes nos solicitan.
2.- Para mantener el contacto con clientes activos y potenciales mediante envío de correos con recordatorios para adelantar las compras de sus cartuchos, correos con alguna promoción o para ofrecerles algún nuevo servicio o equipo (venta cruzada) dependiendo si son clientes activos o potenciales y los modelos de cartucho que ocupan.
- Requiero que la nueva aplicación pueda aceptar la migración de datos de mi aplicación actual (mysql workbench)....Que sea una aplicación web, multi-usuario, atribuciones por usuario (pedidos y atención a clientes, inventarios y coordinación y otras para administrador (alta y baja de usuarios, administrar atribuciones para cada usuario, reportes, monitoreo, consultar base clientes, productos, inventarios, pedidos, etc…)
- limitación a usuarios de consultas de clientes por períodos de tiempo (dificultar robo de datos de clientes), notificación a administrador de consultas irregulares/excesivas, reportes de tickets en seguimiento, cerrados, motivos, fechas, etc... reporte de correos promocionales enviados, etc…
ESPECIFICOS:
Cada cierto tiempo aparece ventana a usuario de atención a clientes para validación de revisión de las cuentas de correos electrónicos donde se solicitan cotizaciones y de cotizaciones pendientes de chat de soporte de las páginas web.
A) Capturar datos de clientes que piden cotizaciones (nombre, contacto, correo, teléfonos,
modelos, precios, fecha, palabras utilizadas para búsqueda, medio de contacto) clave de usuario de atención que capturó.
Capturar modelos y descripción de los productos que nos requiere (si es que no están ya registrados) , y a partir de esa información se requiere que:
A.1 Si es una cotización nueva abrir un ticket de seguimiento y asignarle un número único.
A.1.1 Generar un PDF con la cotización, generar registro de la cotización y el cliente.
A.1.2 Enviar correo con la cotización adjunta en PDF.
A.1.3 Que después de un tiempo por determinar, automáticamente el sistema abra
una ventana para recordar a usuario atención a clientes confirmar la recepción de la cotización vía telefónica (validación) y me despliegue los datos de contacto del cliente y cotización, en la
ventana se elige fecha para próxima llamada o se cierra ticket, se elige causa de
por qué se cerró ticket en su caso: Compró con otro proveedor, se añade a base para envío de correos promocionales.
A.1.2 Tiempo después de la confirmación el sistema abra una ventana automática para
recordarme contactar al cliente para saber su opinión de la cotización o pedir que me envíe alguna cotización que tenga para mejorarla, y me despliegue los datos de contacto del cliente y la cotización que se le envió, en la ventana se elige fecha para próxima llamada, se elige estatus del seguimiento y si el cliente pide alguna modificación de su
cotización se abre una nueva cotización para enviarla y registrarla,o se cierra ticket, se elige causa de porqué se cerró el ticket.se añade a base para envío de correos promocionales.
A.2 SI es una cotización anterior (datos migrados o capturados de nuestro sistema y de los correos que se han recibido y enviado anteriormente (Empresa, cliente activo, no cliente, nombre, correo, teléfono, modelos, precios, fecha)
A.2.1 Que el sistema abra una ventana para preguntarnos por modelo de cartucho
o tipo de cliente, qué promoción (venta cruzada) se le va a enviar a los clientes que
requieren ese modelo éste bimestre (insertar imagen) y envíe los correos en
lapsos de tiempo que no provoquen ser marcados como spam.
-Consulta del administrador del status de seguimiento de las cotizaciones por períodos de tiempo o por estatus
-Consulta administrador , coordinador y usuario de atención clientes de cotización por número de cotización o por nombre de cliente
-Habilitar opción de administrador y coordinador de programar mensaje a todos los usuarios
- Opción adminstrador opción de agendar una actividad pendiente para cada usuario y su monitoreo, pendiente/ resuelta y comentarios.
PEDIDOS
1.- ALTA DE CLIENTES, ASIGNACIÓN CONSECUTIVA AUTOMATICA DE NÚMERO ÚNICO DE CLIENTE,
Id cliente: 00000 fecha de alta/ usuario q captura/ forma de contacto palabras búsqueda
forma de pago: efec/cheque/transfer 4 ultimos digitos crédito si/no días
Nombre de la empresa,
contacto 1 Juanito Pérez correo juanitoperez tel 5555 5555 ext 000 cel 55000000
contacto 2 fulanito perez correo fulanitoperez tel 5555 5555 ext 000 cel 55000000
-
horarios de recepción de las _______a las _______ y de las _____ a las________
Calle/ número ext/ número interior/ colonia/ delegación/ ciudad/ estado/ color fachada/ referencia de ubicación/ entre calle:/ y Calle:/ otras referencias de ubicación/ liga parar insertar mapa google 800x500
Observaciones o mensajes para este cliente: (EL MENSAJE DEBERA APARECER AL USUARIO QUE LEVANTA el PEDIDO DE ESTE CLIENTE)
Envìar factura fìsica para pago? si /no ventana usuario validar que se anexó factura al entregar pedido
Captura de Pedidos:
1.-Búsqueda y elección del cliente.
2.- Despliegue ventana separada de último PEDIDO POR CLIENTE y las observaciones o mensajes para éste cliente u opción de consultar pedidos anteriores
3.- Elegir modelos, validar y/o capturar precio (el sistema muestra un precio sugerido o estándar) capturar cantidad
- Aplicación valida inventario en caso de faltante activa validación de pedido al proveedor o a remanufactura.
EN SU CASO usuario administrador da ALTA DE PRODUCTOS (INSUMOS POR PRODUCTO y precio de vacio)
4.- Validar forma de pago; efectivo, si cheque o transfer (crédito) –desplegar recordatorio y anexar recordatorio en confirmación de sistema y en pedido para que el cliente añada el nombre de la empresa como referencia al hacer los pagos- obligatorio registrar cuatro últimos dígitos de cuenta bancaria para facturación, para el coordinador ventan validar activación ticket para facturación. Opción posponer activación ticket de facturación para que aparezca después de media hora la ventana recordando operador la activación del ticket y su validación
5.- Capturar Instrucciones especiales para la entrega, horarios, por quién preguntar, etc...
6.- Aparece ventana para operador para recordar al cliente que tenga a la mano el pago y/o los cartuchos y hacerle hincapié en que el mensajero no puede estar más de dos minutos. y poder mantener gratuita la entrega.
7.- Aparece una ventana para recordarle al operador que se despida del cliente diciendo que si no se le ofrece nada más por mi parte sería todo le agradezco la llamada y que tenga un buen día.
-GUARDAR
Una vez capturado el pedido en el sistema:
-Pregunta si se envía el correo de confirmación del pedido
-Da la opción de Imprimir el ticket de servicio
-registra la operación en record de cliente y record de pedidos se registra usuario que capturó el pedido.
-rutina de validación de entregas y pagos (administrador y coordinador) sistema valida entrega y forma de pago y cantidad pagada de cada pedido/ticket no cerrado, sistema valida si el cliente retrasó al mensajero y registra en su record, valida causa de no entrega de pedido según el día registrado de entrega.
- resumen por tipos de pago- efectivo-cheque -transfer – crédito- garantías y tickets de servicio pendientes de entregar.
-Reporte de pedidos entregados y pendientes de pago con sumatoria/opción de cambiar estatus de los que pagaron en el día
Gestión de cobranza.
-Habilitar selección de a qué clientes se le enviara un recordatorio de pago de ese reporte y enviar correo de recordatorio con la liga para facturar y liga de instructivo de auto facturación
Administrador: y coordinador cancelación o modificación pedidos
0.- Reporte pedidos por estatus
1.- Reporte pedidos por periodo de tiempo
2.- Reporte pedidos por modelo
3- ENVIO AUTOMATICO DE MENSAJES DE COMPRA ANTICIPADA DE ACUERDO A HISTORIAL DE CONSUMOS?
-Se puede cambiar la promoción de la semana para ser enviada con la confirmación automática del pedido.
4.- REPORTE DE PEDIDOS POR CLIENTE POR PERIODO,
USUARIO INVENTARIOS
Alta producto:
Marca, modelo, descripción, clave, precio mínimo, precio estándar, precio max, compatibilidad, inventario mínimo, inventario inicial o sobre pedido , pedir vacío obligatorio (si ,no), precio vacío, insumo chip (si ,no) insumo polvo tipo (elegir de lista) y capturar gramos grs, insumo pieza (si compatibles), insumo pieza (si originales). insumo fotoconductor (si, no) Mensaje de manejo especial de cartucho que aparece al usuario al levantar pedido , en ticket impreso y en correo de confirmación del sistema.
- Reporte de FALTANTE INVENTARIOS a cierta fecha (inventario inicial menos piezas vendidas o merma mas piezas remanufacturadas)
-reporte de existencia por modelo a cierta fecha
(-Fichas reciclado cartuchos)
-Para administrador, coordinador
Usuario inventarios. si remanufacturados agregar a listado de cartuchos para remanufactura y validación de reposición de cada cartucho. (Guía de producción)
- Para administrador encargado y usuario inventario Si compatibles nuevos agregar a listado de cartuchos por pedir a proveedores y validar pedido y después reposición
- Para administrador y usuario inventario Si originales o sobre pedido agregar a listado de cartuchos por reponer y validar pedido y reposición
Captura: Ticket garantías. Asignación automática consecutiva número de ticket garantía/fecha y hora de captura/ usuario q captura
1.-CONSULTA Y ELECCIÓN DE CLIENTE
2.- Despliegue ventana separada de último PEDIDO POR CLIENTE u opción de consultar pedidos anteriores
3.- Elegir modelo,
4.- Elegir causa de la garantía, no lo reconoce, marca vacío, impresión defectuosa, otros, validar fecha de compra.
5.- Ventana operador pedir envío de impresión defectuosa y de estado de consumibles, validar recepción de impresión.
defectuosa y del estado de los consumibles.
6.- Validar garantía e imprimir ticket de servicio para mensajería o pedir cliente que traiga cartucho. Envío de correo de confirmación de sistema de ticket de garantía.
7.- Ventana validación de recepción de cartucho defectuoso, validar recepción de cartucho defectuoso.
8.- ventana de validación revisión de técnico inventarios del motivo de la garantía. Capturar diagnóstico y resolución.
9.- ventana de validación administrador resolución del técnico. cierra ticket.
10.- si compatibles comprados validar entrega proveedor, opción posponer
11.- validar reembolso garantía por el proveedor opción posponer
12.- Se afecta inventario
Ajuste inventarios
Ajuste insumos
entregas
EJEMPLO DE TICKET DE SERVICIO IMPRESO PARA MENSAJERÍA/ADMINISTRACIÓN Y PARA CLIENTE
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IMAGEN LOGO
Ticket de servicio : 010101 Fecha de pedido: lunes 15/05/17 Fecha de entrega: Martes 16/05/17
Id cliente: 00000 Empresa XXXXXXYYYYYYYZZZZZZ , SA DE CV
Juanito Pérez tel: 5555 5555 ext: 000 cel: 55000000
Forma de pago: Cheque Total a pagar: $232.00 Depósito vacío: $00.00
Observaciones o Instrucciones especiales: __________________________________________________________________________________________________
Horario de entrega: de las_____ a las____ y de las ________ a las ______________
Su Pedido:
Cantidad Modelo Descripción P. unitario Total
2 xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx $100.00 $100.00
2 yyyy yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy $100.00 $100.00
Subtotal: $200.00 descuento: $00.00 IVA : $32.00 Total a pagar: $232.00
Descuento por cada vacío entregado: $00.00
Estimado cliente, a partir de éste momento puede generar su factura con su número de ticket de servicio (010101) en el vínculo siguiente: WWW.AUTOFACTURACION. FACTONLINE VIPR 670531G62N
Dirección de entrega/recolección:
Calle/ número ext/ número interior/ colonia/ delegación/ ciudad/ estado/ color fachada/ referencia de ubicación/ entre calle:/ y Calle:/ otras referencias de ubicación
MAPA GOOGLE MAPS INSERTADO 800X500
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Ejemplo de correo automático de confirmación del pedido:
IMAGEN LOGO
Estimado cliente: Empresa Fulanita, SA DE CV. (ID 00000) Su ticket de servicio 010101 está en proceso. La fecha estimada de entrega es el 01 de enero de 2017,
Su total a pagar $000.00 Su forma de pago: Cheque.
INSTRUCCIONES ESPECIALES PARA CADA CARTUCHO
Le rogamos no retrasar al mensajero más de lo estrictamente necesario ( 2 ó 3 minutos)
-Por favor tenga preparado y a la mano el efectivo o su forma de pago
-La impresora lista y el archivo para hacer las pruebas que requiera
-En su caso, los vacíos para dar a cambio.
PROMOCIÒN DEL MES DE NUEVA TIENDA
Su Pedido:
Cantidad Modelo Descripción P. unitario Total
2 xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx $100.00 $100.00
2 yyyy yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy $100.00 $100.00
Subtotal: $200.00 descuento: $00.00 IVA : $32.00 Total a pagar: $232.00
Forma de pago: Cheque Crédito: SI Descuento por cada vacío entregado: $00.00
Estimado cliente, a partir de éste momento puede generar su factura con su número de ticket de servicio 010101 en el vínculo siguiente: WWW.AUTOFACTURACION. FACTONLINE VIPR 670531G62N
Para cualquier duda o aclaración favor de comunicarse al 6719-9776
Atentamete
STAFF EMPRESA SA DE CV
00000000
Categoría: IT & Programación
Subcategoría: Aplicaciones de escritorio
¿Cuál es el alcance del proyecto?: Cambio mediano
Es un proyecto o una posición?: Un proyecto
Actualmente tengo: Tengo una idea
Experiencia en este tipo de proyectos: No (No he administrado este tipo de proyectos anteriormente)
Disponibilidad requerida: Según se necesite
Plataformas requeridas: Windows
