Desarrollo e Implementación de Sistema de Gestión para Evaluación y Acreditación Académica

1.1 Descripción general
Este proyecto tiene como objetivo el desarrollo de un Sistema de Gestión y Trazabilidad para Evaluación y Acreditación Académica, operado por una agencia acreditadora.
El sistema será desarrollado utilizando:
•    Airtable (base de datos)
•    Softr (interfaz de usuario)
La estructura de datos se proporciona en archivos Excel, complementados con este documento funcional.
1.2 Definición del proceso de acreditación
El proceso de evaluación con fines de acreditación es un mecanismo sistemático, estructurado y transparente mediante el cual se analiza el nivel de cumplimiento de un programa académico respecto a un conjunto de criterios previamente definidos.
Su finalidad es:
•    Verificar estándares de calidad académica
•    Identificar fortalezas y áreas de mejora
•    Emitir un dictamen fundamentado
•    Impulsar la mejora continua
1.3 Rol de la agencia acreditadora
Es la entidad responsable de:
•    Definir instrumentos de evaluación (nacional e internacional)
•    Establecer metodología
•    Designar evaluadores
•    Supervisar el proceso
•    Emitir dictamen final
El sistema deberá digitalizar y gestionar integralmente este proceso.
2. Actores del proceso
2.1 Institución educativa
Responsable de:
•    Realizar autoevaluación
•    Elaborar múltiples fundamentaciones por criterio
•    Integrar evidencias
•    Responder solicitudes del evaluador

2.2 Comité evaluador
Integrado por 3 evaluadores.
Responsable de:
•    Revisión de gabinete
•    Solicitudes de información
•    Visita in situ
•    Evaluación por criterio
•    Emisión de observaciones y recomendaciones
Cada evaluador es asignado a categorías específicas.

2.3 Comité de dictamen
Responsable de:
•    Revisar integralmente el proceso
•    Ratificar o rectificar niveles
•    Emitir dictamen final

2.4 Agencia Acreditadora
Supervisa, valida y formaliza el proceso.

3. Etapas del proceso
1.    Autoevaluación institucional
2.    Revisión de gabinete
3.    Solicitudes de aclaración
4.    Respuesta institucional
5.    Visita in situ
6.    Integración de resultados
7.    Dictamen

4. Objetivo del sistema
el sistema debe permitir:
•    gestión integral del proceso
•    registro estructurado de evidencias
•    interacción evaluador–institución
•    control por etapas
•    trazabilidad completa
•    generación automática de dictamen

5....
6....

7. CLASIFICACIÓN de tablas
7.1 Tablas catálogo
•    Instrumentos
•    Categorías
•    Criterios
•    Elementos
•    Niveles
7.2 Tablas operativas
•    Procesos
•    Usuarios
•    Asignacion_Evaluadores
•    Fundamentaciones
•    Evaluaciones
•    Solicitudes
•    Respuestas
•    Estado_Criterio
•    Resultado_Criterio
7.3 Tablas de información complementaria
•    Planta_Docente
•    Mapeo_Docente
•    Matricula
•    Rendimiento_escolar

8. Modelo de datos (reglas clave)
8.1 Fundamentaciones
•    múltiples por criterio
•    incluyen evidencia
•    incluyen ubicación exacta

8.2 Evaluaciones
•    múltiples registros por criterio
•    por etapa y actor
•    incluyen observaciones, recomendaciones y nivel

8.3 Solicitudes y respuestas
•    vinculadas a criterio y proceso
•    trazabilidad completa

8.4 Estado_Criterio
•    controla flujo
•    un estado activo por criterio

9. Resultado_criterio (tabla clave)
esta tabla consolida resultados por criterio.
Debe contener:
•    niveles por etapa
•    puntajes por etapa
•    valores máximo y mínimo
•    observaciones finales
•    recomendaciones finales

Función
Permitir:
•    resultados parciales (autoevaluación)
•    resultados de evaluadores
•    resultado final (dictamen)

Regla
•    un registro por criterio por proceso
•    no sustituye Evaluaciones
•    es tabla de consolidación

10. Lógica de puntuación
instrumento nacional
•    nivel = puntaje directo
instrumento internacional
•    categorías con ponderación distinta
•    valor por criterio derivado de categoría
el sistema debe calcular automáticamente:
•    puntaje por criterio
•    total por categoría
•    total del proceso
11. Alcance del mvp
la primera fase debe incluir:
•    base airtable completa
•    flujo completo con 2–5 criterios
•    roles (institución, evaluador, comité)
•    captura de fundamentaciones
•    solicitudes y respuestas
•    evaluaciones completas
•    cálculo de resultados

12. Fuera de alcance (fase 1)
•    implementación total de los 40 criterios por cada instrumento (nacional e internacional)
•    dashboards avanzados
•    automatizaciones complejas adicionales

13. Criterios de aceptación
el sistema será válido si permite:
1.    Capturar fundamentaciones múltiples
2.    Vincular evidencias
3.    Registrar autoevaluación
4.    Registrar revisión de gabinete
5.    Generar solicitudes y respuestas
6.    Registrar visita
7.    Registrar dictamen
8.    Calcular resultados por criterio
9.    Obtener resultados parciales
10.    Generar dictamen

14. Nota final
el desarrollo debe iniciar con un piloto de 2–5 criterios.
No se deberá escalar sin validación previa.

Tiempo Estimado de 2 a 4 semanas