Cadastramento de pessoas indicadas via site

Trata-se de site (CMS Joomla) de uma ONG brasileira.  É necessário atualizar cadastros de um conjunto de cerca de 800 registros, que estão em formato xls e serão repassados ao programador (deverá ser criado BD em MySql). Ao mesmo tempo ( e no BD único), permitir novos cadastros de pessoas indicadas, isto é, receberão primeiro um login e senha do administrador do site (via e-mail) para então  se cadastrarem.  Após a confirmação do cadastro, o usuário receberá um login e senha para entrarem em área restrita do site.

Para a atualização dos 800,  o fluxograma é:

0. Iniciar
1. Colocar tres campos editáveis no form para serem preenchidos pelo usuário: Campo 1: Primeiro Nome; 2: Datanasc; 3: Campo UF da Seccional.
2. Recuperar esses 3 campos no BD Cadastro (eu passo o bd pra vc via xls): campo 1: Primeiro nome (aqui usar funcao para trazer só o primeiro nome do campo do BD); campo 2: datanasc; campo 3: UF da Seccional;
3. Comparar os 3 campos preenchidos com os 3 do BD;
4. Se variável 1 E variável 2 E variável 3 são iguais,
5. Então recuperar TODOS os demais campos da BD e colocá-los no form, deixando aqueles campos que podem ser atualizados no modo EDITÁVEL.
6. Usuário vai alterar (ou não) os campos editáveis;
7. Usuário vai confirmar a Alteração;
8. Gravar data e hora no campo atualização (campo a ser criado no BD), inserir data/hora do Sistema;
9. Gerar login (email) e senha de quatro dígitos para o associado que atualizou seu cadastro.

Os novos cadastrados terão os mesmos campos dos atualizados (BD único).

A princípio é isso.