Controle de Atividades - Prestação de Serviços

Tenho uma microempresa que presta serviços de manutenção predial (elétrica, hidráulica, pintura, alvenaria, etc) para comércio e pessoas físicas.
Tenho alguns contratos com empresas e uma imobiliária, além dos serviços de pessoas físicas também.
Os pedidos chegam por e-mail, whats, ou telefone e a primeira providência é a emissão de um formulário Ordem de Serviço com os dados do cliente (nome, endereço, telefone, e-mail, contato) e a descrição do problema que ele tem no imóvel. No caso particular da imobiliária, ela tem uma codificação para cada imóvel e manda essa informação para nós, que cadastramos em nossa O.S.
O passo seguinte é: 1. Ou a visita técnica para elaboração do orçamento, ou 2. A elaboração do orçamento com as informações obtidas.
Esse orçamento também é feito por meio de um formulário padrão que elaboramos e encaminhamos aos demandantes.
Se o orçamento for aprovado, temos que fazer o agendamento da visita, comprar os materiais necessários a realização do serviço e encaminhar as informações ao técnico para que realize o serviço.
Acompanhar a execução do serviço e quando terminado, informar o cliente e mandar nota fiscal para recebimento.
Ocorre que este controle é feito por meio de uma planilha onde registro os dados do cliente e o estágio que está o serviço (visita técnica, elaborar orçamento, aprovado - para execução, em execução, executado - ag. Pagamento, concluído).
Preciso de um controle mais eficiente por meio de um sistema e que este permita encaminhar as ordens de execução aos técnicos que irão executar o serviço.
Estou encaminhando a planilha para conhecimento.