Estado: Evaluando propuestas

Desarrollo de Base de Datos (Apex? Salesforce? Zoho? No lo sé.

Detalles del proyecto:
Presupuesto: Abierto
Publicado: Hace 2 meses
Plazo: No definido
Propuestas: 15
Freelancers interesados: 20

Habilidades requeridas: IT & Programación

Descripción:
Necesito desarrollar una Base de Datos en alguna plataforma Web (me comentaron que APEX o SalesForce o ZOHO me podrían servir, pero en realidad estoy abierto a estudiar otras posibilidades), que me permita llevar un seguimiento administrativo de los contratos de la Empresa. Abajo muestro un poco lo que me imagino...

Me gustaría que la plataforma no tuviera unos costos muy elevados de sostenimiento mensual (por ejemplo evitar licencias por usuario y eso, pero pues es algo que se podría trabajar también). Yo quiero que todos los empleados de la Oficina puedan entrar y alimentar la base de datos (con permisos y cosas así) pero si el costo aumenta mucho, lo dejaríamos para que solo los Directores de Proyecto puedan alimentar la base de datos, por ejemplo.

Me imagino este desarrollo como una primera fase, en el sentido que si nos va bien y me gusta como funciona, me gustaría poder sistematizar a través de esta base de datos otros procesos de la empresa, como por ejemplo el control de proveedores (tener un formulario con datos de los mismos, etc.)o un control de licitaciones...

Esta es la estructura de esta primera base de datos:

1. ID: Identificador. Debería ser un código único de proyecto. XXXX-YY. (XXXX: Año en números, YY: Consecutivo del Año en números, 01, 02, 03…).
2. Nombre Folder DropBox Proyectos Cerrados o en Curso: Nombre del Folder del Proyecto, ya sea que está por ahora en Proyectos en Curso o en Proyectos Cerrados y Archivados. Campo alfanumérico. Este campo solo aplica para proyectos cerrados.
3. Nombre Folder DropBox Certificaciones: Nombre del Folder en Certificaciones. Campo alfanumérico.

4. Contrato/Oferta Comercial Número: Número del Contrato o de la Oferta Comercial del Proyecto. Este campo puede tener Letras y Números.
5. Nombre Cliente Completo: Nombre del Cliente o de la Entidad Contratante. Este campo puede tener Letras y Números. Por Ejemplo: “Corporación Autónoma del Río Grande de la Magdalena” o “Acerías Paz del Río S.A.”
6. Nombre Cliente Corto: Nombre Corto del Cliente o de la Entidad Contratante. Este campo puede tener Letras y Números. Por Ejemplo: “Cormagdalena” o “Acerías Paz del Río”
7. NIT Cliente: Número del NIT del Cliente. Campo Numérico. Presentar en Formato “XXX.XXX.XXX-X”. No siempre se tiene.
=> Podríamos tener varios Clientes para un mismo proyecto? Y usar %?
8. Logo del Cliente: Espacio para “subir” un Logo del Cliente. Puede ser un único archivo adjunto o varios (porque pueden ser varios clientes).
9. Tipo de Cliente: Debe ser un campo con dos opciones: Privado o Público.
10. País Cliente: País de Origen del Cliente. Que sea un campo que nos permita filtrar los Países pero que no haya países repetidos escritos de forma diferente.
11. País Consultoría: País de la Consultoría. Que sea un campo que nos permita filtrar los Países pero que no haya países repetidos escritos de forma diferente.
12. Objeto Contractual Completo: Campo Alfanumérico “largo” del Objeto Contractual tal cual como sale en el Contrato. Por Ejemplo: “Consultoría para la estructuración financiera y legal de los procesos licitatorios para la ejecución de las obras de encauzamiento requeridas para la navegabilidad del Río Magdalena en el tramo comprendido entre Puerto Salgar (Cundinamarca)/La Dorada (Caldas) y Barrancabermeja (Santander) (256 Km)”.
13. Objeto Contractual Corto: Campo Alfanumérico “corto” del Objeto Contractual para incluir en página web o en Brochure. Por Ejemplo: “Estructuración financiera y legal del Proyecto de “Recuperación de la Navegabilidad en el Río Magdalena”.”.

14. Contrato Inscrito en el RUP: Debe ser un campo con dos opciones: “SI” o “NO”. Solo aplica para proyectos Cerrados. Quiero poder hacer un reporte que me muestre por proyectos qué documentos NO se tienen, y también cuales SI.
15. Códigos UNSPSC del Contrato: Debe ser un campo de 8 dígitos numéricos. Cada contrato puede tener varios códigos UNSPSC, por ejemplo unos 10 o 15.
16. Usamos Proyecto en Licitaciones?: Debe ser un campo con dos opciones: “SI” o “NO”. Quiero poder hacer un reporte que me muestre por proyectos cuales NO se usan, y también cuales SI.
17. Usamos Proyecto en Página Web y Brochure?: Debe ser un campo con dos opciones: “SI” o “NO”. Quiero poder hacer un reporte que me muestre por proyectos cuales NO se usan, y también cuales SI.
18. Tenemos Slide Especializada en Brochure de este proyecto?: Debe ser un campo con dos opciones: “SI” o “NO”. Quiero poder hacer un reporte que me muestre por proyectos de cuales NO tenemos Slide Especializada, y también de cuales SI.
19. Documentos Contractuales:
a. Descripción Documento 1: Campo alfanumérico para incluir el nombre o descripción de cada documento: “Contrato”, “Acta de Inicio”, “Certificación”, etc.
b. Se Tiene: Debe ser un campo con dos opciones: “SI” o “NO”. Quiero poder hacer un reporte que me muestre por proyectos qué documentos NO se tienen.

20. Categoría Proyecto: De ser un campo con las Opciones: “Consecución de Recursos”, “Valoración de Empresas”, “Estructuración de Proyectos”, “Gerencia de Proyectos”, “Interventoría”, “Peritaje”, “Reestructuración” y “Consultoría”. Un proyecto puede tener varias categorías.
21. Sector: De ser un campo con las Opciones: “Minería”, “Sector Real”, “Infraestructura Vial”, “Infraestructura Vertical”, “Infraestructura Aeroportuaria”, etc. Entre otras. Dejar eso abierto.

22. Contratista: Nombre del Contratista. Este campo puede tener Letras y Números.
23. NIT Contratista: Número del NIT del Contratista. Campo Numérico. Presentar en Formato “XXX.XXX.XXX-X”.
24. Tipo de Contratista: Debe ser un campo con tres opciones: “Individual”, “Unión Temporal” o “Consorcio”.
25. % de Participación:
a. Oficial: Valor en Porcentaje, con dos decimales.
b. Real en Costo Básico: Valor en Porcentaje, con dos decimales.
c. Real en Comisión de Éxito: Valor en Porcentaje, con dos decimales.

26. Plazo Ejecución: Hay que ver si aplica, si no aplica que calcule cuanto va desde el Acta de Inicio a la fecha del día de consulta. Si aplica, que sirva para proyectar la Fecha Final. Que se pueda poner como XX Meses y XX Días; para que pueda ser 10 Meses o 180 días por ejemplo.
27. Estado Contrato: Debe ser un campo con las opciones: “En Ejecución”, “Suspendido” o “Terminado”.
28. Carga Laboral: Cuatro valores posibles para este campo: Alta, Media, Baja o En Standby. Informe con esta variable. Cuantos proyectos de este Director de Proyecto están en Alta, Media, Baja o Standby, y el detalle de esto (no solo el número sino saber bien cuales, etc.)
29. Fecha Firma Contrato: En formato DD/MM/AAAA.
30. Fecha Inicio: En formato DD/MM/AAAA. (no siempre es la misma que la de Firma del Contrato).
31. Fecha Final: En formato DD/MM/AAAA. Si el contrato está en ejecución que la proyecte con base al plazo, si aplica. Si no que no ponga nada? O un plazo estimado…

32. Valor del Contrato por Ítem y con Adicionales (Sin IVA):
a. Campo para Valor 1: Campo alfanumérico del nombre del Ítem del Contrato, por ejemplo:
i. “Valor Contratado”, “Adición 1”, etc.
ii. “Etapa de Prefactibilidad”, “Etapa de Factibilidad”, “Cierre Financiero”, etc.
iii. “Proyecto 1”, “Proyecto 2”, “Proyecto 3”, etc.
b. Valor 1: Valor de cada uno de esos rubros.
c. Tipo Valor 1: Debe ser un campo con dos opciones: “Básico” o “Éxito”.
d. Moneda: Debe salir la sigla de la moneda. (Por Ej. COP, USD, etc.).
e. => Se deben poder incluir más valores según cada proyecto. Max 10 Campos.
i. SubActividad 1 del Valor 1: Campo alfanumérico del nombre del Ítem del Valor 1, por ejemplo:
1. “Informe 1: Plan de Trabajo”, “Informe 2: Plan de Mercadeo”, etc.
2. “Corroboración del Plan de Intervenciones, Metodología de Trabajo, Cronograma y Debida Diligencia Legal”, “Reporte de Plan de Intervenciones”, “Informe Final de Estudios y Diseños”, etc.
ii. Valor 1 de SubActividad 1: Valor de cada una de estas subactividades.
iii. Fecha Estimada Facturación: Fecha de Facturación.
iv. Estado de la Factura: Debe ser un campo con las opciones: “Todavía No se puede Facturar” o “Facturado, pendiente de Pago” o “Facturado y Pagado”.
v. Usar en Proyección de Ingresos: Debe ser un campo con dos opciones: “SI” o “NO”.
vi. => Con base en la Fecha estimada (campo iii.) me debería dar una alerta y avisarme 3 días antes que debo facturar.
f. Total:
i. SubTotal Básico: Debe totalizar la suma de Valores con Tipo “Básico”. Valor Numérico.
ii. SubTotal Éxito: Debe totalizar la suma de Valores con Tipo “Éxito”. Valor Numérico.
iii. Total: Debe totalizar la suma de SubTotal Básico y de SubTotal Éxito. Valor Numérico.
iv. => cada uno de estos valores, se deberá mostrar tanto para el contratista como para la empresa son su respectivo % de ejecución según si era costo Básico o Éxito.

33. Notas Proyecto: Campo alfanumérico para escribir comentarios del proyecto importantes.

34. Pólizas:
a. Campo Cobertura 1: Campo alfanumérico del nombre la cobertura 1, por Ej. “Manejo Anticipo”, “Prestaciones Sociales”, etc. Las Opciones Predeterminadas deberían ser:
i. Cumplimiento.
ii. Anticipo.
iii. Salarios.
iv. Calidad del Servicio.
v. Responsabilidad Civil Extracontractual.
b. Valor Cobertura 1: Valor de la Póliza.
c. Moneda Cobertura 1: Debe salir la sigla de la moneda. (Por Ej. COP, USD, etc.).
d. Fecha Inicio Cobertura 1: En formato DD/MM/AAAA.
e. Fecha Final Cobertura 1: En formato DD/MM/AAAA.
f. => Se deben poder incluir más coberturas según cada proyecto. Max 5 Campos.
g. Actualización Pólizas:
i. Fecha: En formato DD/MM/AAAA, de la fecha de actualización de la póliza.
ii. Actividad: Campo alfanumérico que describa la última actualización de pólizas, por ej. “Otrosí #5”, etc.
h. Se nos deberá informar 30 días antes y 5 días antes (dos alarmas) el vencimiento de estas coberturas por proyecto.

35. Equipo de Trabajo:
a. Equipo Contractual:
i. Cargo 1: Aquí se debe dejar para que cada proyecto escriba, si aplica, el(los) cargo(s) que en el Contrato o Licitación se hayan pedido en el Equipo de Trabajo, por ejemplo: Director de Proyecto, Especialista Financiero, Coordinador, etc.
ii. Profesional Cargo 1: Aquí se debería escribir el nombre de la persona de ocupa ese cargo de forma oficial.
iii. ID Profesional Cargo 1: Cédula respectiva del Profesional.
iv. => Se deben poder incluir más profesionales según cada proyecto. Max 10 Campos.
b. Equipo Interno:
i. Cargo 1: Aquí se debe dejar para que cada proyecto escriba, el(los) cargo(s) que se estén usando en la ejecución real del Contrato o Licitación del Equipo de Trabajo de la empresa, por ejemplo: Director de Proyecto, Especialista Financiero, Analista Senior, Analista Junior, etc.
ii. Profesional Cargo 1: Aquí se debería escribir el nombre de la persona de ocupa ese cargo en la ejecución interna.
iii. ID Profesional Cargo 1: Cédula respectiva del Profesional.
iv. => Se deben poder incluir más profesionales según cada proyecto. Max 10 Campos.
v. +> Cada proyecto debe tener por lo menos estos dos campos que deben ser predeterminados y obligatorios: Director de Proyecto, Analista Líder Proyecto.
c. Certificaciones Experiencia Profesional:
i. Cargo 1: Aquí se debe dejar para que cada proyecto escriba, el(los) cargo(s) que se hayan certificado a los profesionales de la empresa o externos para ese proyecto o Contrato, por ejemplo: Director de Proyecto, Co-Director de Proyecto, Especialista Financiero, Analista Senior, Analista Junior, etc.
ii. Profesional Cargo 1: Aquí se debería escribir el nombre de la persona a la que le fue certificado dicho cargo.
iii. ID Profesional Cargo 1: Cédula respectiva del Profesional.
v. => Se deben poder incluir más profesionales según cada proyecto. Max 15 Campos. Advertencia, un mismo profesional, podría tener varias certificaciones, como por ejemplo: Director de Proyecto, Especialista Financiero, Coordinador, etc.).

36. Subcontratistas:
a. Subcontratistas 1:
i. Nombre: Nombre del Subcontratista, puede ser persona jurídica o natural.
ii. ID Subcontratista: NIT o CC Subcontratista.
iii. Cuenta con Contrato u Oferta Comercial? Debe ser un campo con dos opciones: “SI” o “NO”.
iv. Valor:
1. Costo básico:
2. Comisión de Éxito:

37. Control Gastos del Proyecto: Además de los gastos de los Subcontratistas, es importante reportar también los Gastos específicos de este proyecto (Gastos de Viajes, Gastos de Hotel, Gastos de Restaurantes, etc.).
a. = Que los reembolsos a Empleados se hagan con esto.
b. Que se meta una Factura y él redondee y saque cuentas de lo que se asigna a cada proyecto por cada empleado.
c. Varios tipos de reportes.

38. Bonos Analistas y Empleados: Campo privado que solo podrá ser incluido, modificado y consultado por los socios de la empresa
a. Nombre Empleado o Analista: Aquí se debería escribir el nombre del empleado o analista.
b. Cargo Empleado o Analista: Director Proyecto, Analista, Administrativo, etc.
c. ID Profesional Cargo 1: Cédula respectiva del Profesional.
d. Valor BONO: Valor del BONO de este Analista por este proyecto.
e. => Se deben poder incluir más profesionales según cada proyecto. Max 15 Campos?.
f. => Se deberían poder incluir un campo genérico, por ejemplo Analistas Junior o algo así.
g. Quiero poder sacar reportes de cuales son las Comisiones de un Empleado, o el total de las Comisiones que hemos dicho a los empleados por proyecto o consolidadas, etc.

39. Valor Proyecto:
a. Descripción Valor 1: Descripción del Valor Reportado para este campo. Por Ej. “Valor Transacción” o “Valor del Contrato” o “Ingreso Esperado” o “Valor Inversiones (CAPEX)” o “Valor Total (CAPEX + OPEX)” o “Valor Aportes del Estado”, etc.
b. Valor 1: Valor Numérico.
c. Moneda Valor 1: Debe salir la sigla de la moneda. (Por Ej. COP, USD, etc.).
d. Fecha de Referencia: En formato DD/MM/AAAA.
e. Ponemos de una vez el valor de la TRM de ese día? Hay forma de hacer esto automáticamente con la TRM del Banco de la República?
f. => Se deben poder incluir más Valores según cada proyecto. Max 5 o 10 Campos?.
g. => Para todos estos sería chévere poder saber cuanto da en COP y en USD.
h. Se deben poder generar reportes de estos Valores para buscar proyectos. Por ejemplo quiero poder saber qué valores son mayores a 500 mil millones, o exportar esto a Excel para poder convertir esto a USD y aplicar efecto inflacionario y saber qué da.

40. Informe Bancos, proyectos en Ejecución.
[Pendiente establecer este Informe como sería, pero solo debería ser un resumen de la información ya reportada en los otros campos. Es básicamente mostrar esto como nos lo pide el Banco].

41. Cronograma de Hitos por Proyecto.

42. Informe de Ingresos pendientes por Facturar.
[Pendiente establecer este Informe como sería, pero solo debería ser un resumen de la información ya reportada en los otros campos. Es básicamente mostrar esto de forma que uno pueda saber en un flujo de tiempo los Ingresos pendientes por Facturar de los próximos 3 o 6 o 12 Meses.].



Categoría: IT & Programación
Subcategoría: Otro
Tamaño del proyecto: Pequeño
Es un proyecto o una posición?: Un proyecto
Actualmente tengo: Tengo las especificaciones
Experiencia en este tipo de proyectos: No (No he administrado este tipo de proyectos anteriormente)
Disponibilidad requerida: Según se necesite
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Cliente:

Emmanuel C. d. K.
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