Preparacion y arreglo de base datos en en excel y extracción de gmail

Tengo un archivo csv con con datos de 700 personas/clientes y están desordenados, hay que poner cada cosa en su columna para su posterior exportación.

Ademas tenemos direcciones y nombres de empresas/clientes en los correos de diferentes empleados y queremos que este una base datos única. El problema (a mi entender) es que están en las bandejas de entrada y salida pero no en contactos. Nuestros correos son gmail ya que corren sobre google apps