Sobre este projeto
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Proyecto de Implementación de un Sistema de Cobranza Digital
1. Introducción
El presente proyecto tiene como finalidad diseñar e implementar un Sistema de Cobranza Digital para una empresa dedicada a la venta de terrenos, cuyo proceso actual de cobranza y registro se realiza de manera manual mediante libretas físicas. Esta metodología, si bien ha permitido la operación básica del negocio, presenta riesgos administrativos, financieros y operativos que limitan el crecimiento, la transparencia y el control interno.
El presente proyecto tiene como objetivo el diseño e implementación de un Sistema Digital de Cobranza, orientado a profesionalizar los procesos internos, reducir errores operativos, centralizar la información y facilitar la toma de decisiones administrativas, sin alterar el modelo legal ni contractual vigente.
2. Contexto General de la Empresa
La empresa cuenta con oficinas físicas donde se realiza la atención a clientes, la gestión de contratos y la cobranza periódica de los lotes vendidos. El esquema de pagos puede incluir:
• Pagos mensuales
• Cobros en efectivo
• Registro manual del historial de pagos
El área de cobranza es un proceso crítico, ya que impacta directamente en el flujo de efectivo, la relación con los clientes y la estabilidad financiera del proyecto inmobiliario.
3. Situación Actual (Estado as-is)
3.1 Descripción del Proceso Actual de Cobranza
Actualmente, el proceso de cobranza se desarrolla de la siguiente manera:
1. Responsables del cobro
El cobro es realizado de manera general por los empleados de la oficina. No existe un puesto específico ni un responsable único asignado al área de cobranza, por lo que cualquier empleado autorizado puede recibir pagos y realizar anotaciones.
2. Lugar de cobro
El cobro se efectúa en un área física específica destinada a la cobranza dentro de la oficina.
3. Recepción y registro del pago
Una vez que el cliente realiza el pago, el empleado correspondiente registra la información de manera manual en libretas físicas. Estos registros no siguen un formato único estandarizado.
4. Control de adeudos
El adeudo de cada cliente se determina mediante el cálculo manual de las mensualidades vencidas y los intereses generados por el incumplimiento de pago. Dicho cálculo depende del criterio del personal y de la información disponible en los registros físicos.
5. Gestión de clientes morosos
a. Si el cliente no realiza el pago correspondiente, se le emite un requerimiento de pago.
b. En caso de que el cliente haga caso omiso, se genera una deuda con intereses.
c. Posteriormente, si la situación lo amerita, se inicia un proceso de negociación o mediación para la regularización del adeudo.
d. Si no se logra un acuerdo, se procede a la rescisión del contrato de compraventa conforme a las cláusulas establecidas en el mismo.
6. Detección y corrección de errores
En caso de detectarse un error en los montos, fechas o saldos, se procede a la verificación en los registros manuales. Existen varias libretas y registros paralelos, lo que actualmente ayuda a disminuir el margen de error, aunque incrementa el tiempo de revisión.
7. Revisión de registros
Las libretas son revisadas por los mismos trabajadores o por los encargados de la oficina, dependiendo de en qué proceso administrativo se detecte el error. No existe un calendario fijo ni un responsable formal de auditoría interna.
3.2 Herramientas Utilizadas
Herramientas Implementadas
• Libretas físicas
• Recibos manuales (no estandarizados)
• Comunicación verbal con el cliente
3.3 Problemas Identificados
• Riesgo de pérdida o deterioro de información
• Errores humanos en montos, fechas o saldos
• Falta de respaldo digital
• Dificultad para consultar historiales de pago
• Conflictos con clientes por discrepancias
• Ausencia de reportes financieros claros
• Imagen poco profesional ante clientes e inversionistas
4. Modelo Propuesto del Sistema de Cobranza Digital (Estado to-be)
4.1 Principios del Modelo Propuesto
El Sistema de Cobranza Digital propuesto se diseña bajo los siguientes principios:
• Simplicidad operativa
• Trazabilidad de la información
• Centralización de registros
• Reducción del error humano
• Formalidad administrativa
• Adaptación al esquema actual de pagos en efectivo
El sistema no modifica el método de pago (efectivo), sino que moderniza el registro, control y seguimiento de la cobranza.
4.2 Roles y Responsabilidades
Responsable de Cobranza (función, no puesto nuevo):
• Recibir el pago en efectivo
• Registrar el pago en el sistema digital el mismo día
• Emitir comprobante interno de pago
Encargado Administrativo / Jefe de Oficina:
• Supervisar registros
• Validar cortes de caja
• Autorizar correcciones
• Dar seguimiento a adeudos y procesos de negociación
4.3 Flujo Propuesto del Proceso de Cobranza
1. El cliente acude al área de cobranza y realiza el pago en efectivo.
2. El responsable de cobranza registra el pago en el sistema digital.
3. El sistema actualiza automáticamente:
a. Historial del cliente
b. Saldo pendiente
c. Estatus de pago (al corriente / vencido)
4. Se genera un comprobante interno de pago.
5. La información queda disponible para consulta inmediata.
4.4 Gestión de Adeudos y Morosidad
• El sistema identifica mensualidades vencidas.
• Se calculan automáticamente los intereses correspondientes.
• Se genera un estatus de cliente moroso.
• Se habilita el registro de:
o Requerimientos de pago
o Negociaciones
o Convenios
o Rescisión de contrato
Cada evento queda documentado digitalmente.
5. Arquitectura del Sistema de Cobranza Digital
5.1 Usuarios del Sistema
El sistema contempla un rango de 3 a 5 usuarios activos, correspondientes al personal de oficina que participa en el proceso de cobranza.
Se definen los siguientes niveles de acceso:
Usuario Operativo (Cobranza):
• Registrar pagos en efectivo
• Consultar historial de clientes
• Visualizar saldos y estatus de pago
• Sin permisos para eliminar registros
Usuario Supervisor (Encargado de Oficina):
• Todas las funciones del Usuario Operativo
• Autorizar correcciones
• Revisar adeudos e intereses
• Validar cierres y cortes de cobranza
Usuario Administrador (Dirección):
• Acceso total a la información
• Generación de reportes
• Supervisión general del sistema
• Auditoría de movimientos
5.2 Herramientas Tecnológicas Propuestas
El sistema se implementará utilizando herramientas digitales accesibles, seguras y de bajo costo:
• Base de datos central en hoja de cálculo digital
• Formularios digitales para captura de pagos
• Almacenamiento en la nube para respaldos
• Control de accesos mediante cuentas institucionales
5.3 Estructura de la Base de Datos
Módulo Clientes
• ID de cliente
• Nombre completo
• Proyecto / Lote
• Fecha de inicio de contrato
• Monto mensual
• Estatus del contrato
Módulo Pagos
• id de pago
• id de cliente
• fecha de pago
• monto recibido
• usuario que registró el pago
• método de pago (efectivo)
módulo adeudos
• mensualidades vencidas
• intereses generados
• saldo total
• estatus de morosidad
módulo incidencias
• correcciones
• observaciones
• autorizaciones
• historial de cambios
5.4 Control y Seguridad de la Información
• Los registros no pueden eliminarse
• Todas las acciones quedan asociadas a un usuario
• El sistema conserva historial de modificaciones
• Respaldo periódico de la información
6. Alcance del Sistema
El sistema cubrirá los siguientes procesos:
• Registro digital de clientes, proyectos y lotes.
• Control de pagos mensuales en efectivo.
• Cálculo automático de adeudos e intereses.
• Registro del responsable del cobro.
• Generación y resguardo de cortes diarios de cobranza.
• Consulta histórica para análisis administrativo.
• Identificación rápida de clientes mediante código QR.
7. Políticas Internas del Sistema de Cobranza Digital
7.1 Política General
Todo pago recibido en efectivo debe registrarse en el Sistema de Cobranza Digital el mismo día en que se realiza. Ningún pago se considerará válido si no cuenta con su registro digital correspondiente.
7.2 Política de Responsabilidad
• El empleado que recibe el pago es responsable de su registro.
• El supervisor valida cortes y autoriza correcciones.
• La dirección supervisa y audita el sistema.
7.3 Política de Correcciones
• No se permite la eliminación de registros.
• Toda corrección debe quedar documentada y autorizada.
7.4 Política de Seguimiento a Adeudos
• Los adeudos se calculan automáticamente.
• Todo requerimiento, negociación o rescisión debe registrarse en el sistema.
10. Módulos del Sistema
10.1 Módulo de Gestión de Proyectos y Lotes
Funciones principales:
• Alta y edición de proyectos.
• Registro de manzanas y lotes.
• Asociación de cada lote a un cliente.
• Consulta del estado del lote (vendido, activo, rescindido).
10.2 Módulo de Gestión de Clientes
Funciones principales:
• Registro completo del cliente.
• Asociación obligatoria a:
o Proyecto
o Manzana
o Lote
• Visualización del estado del contrato:
o Al corriente
o En atraso
o En negociación
o Rescindido
• Acceso al historial completo de pagos, intereses y adeudos.
• Vinculación con expediente físico existente.
10.3 Módulo de Cobranza
Funciones principales:
• Registro de pagos en efectivo.
• Asociación del pago a:
o Cliente
o Lote
o Pagaré (número y mes)
• Registro automático de:
o Fecha
o Monto
o Usuario responsable del cobro
• Cálculo automático de:
o Mensualidades vencidas
o Intereses del 5% sobre mensualidad vencida
• Registro del cobro de intereses junto con la mensualidad.
10.4 Módulo de Adeudos, Requerimientos y Negociación
Funciones principales:
• Identificación automática de clientes con pagos vencidos.
• Registro de requerimientos de pago.
• Control del monto total adeudado.
• Registro de acuerdos de negociación o mediación.
• Cambio de estatus del contrato según la etapa administrativa.
11. Control de Acceso
El sistema contará con control de acceso basado en roles:
11.1 Administrador
• Configuración general del sistema.
• Alta y baja de usuarios.
• Acceso total a reportes y registros.
11.2 Encargado de Cobranza
• Registro de pagos.
• Consulta de adeudos.
• Generación de cortes diarios.
• Consulta de expedientes digitales.
11.3 Usuario Administrativo
• Consulta de información.
• Generación de reportes.
• Sin permisos de modificación de cobros.
12. Seguridad y Trazabilidad
• Autenticación obligatoria por usuario.
• Registro de todas las acciones realizadas (bitácora del sistema).
• Control de edición con historial de cambios.
• Respaldos periódicos de la base de datos.
13. Corte Diario de Cobranza
El sistema incorporará un módulo de corte diario, cuyo objetivo es consolidar y resguardar la información de los cobros realizados durante una jornada laboral.
13.1 Descripción del Corte Diario
El corte diario consistirá en un registro automático que incluirá:
• Fecha del corte.
• Total de cobros realizados.
• Desglose por:
o Proyecto
o Cliente
o Lote
• Monto correspondiente a:
o Mensualidades
o Intereses cobrados
• Usuario responsable del cierre del corte.
Una vez generado y confirmado, el corte diario:
• Será almacenado en la base de datos.
• No podrá ser modificado ni eliminado.
• Quedará disponible para consultas y análisis posteriores.
13.2 Objetivos del Corte Diario
• Garantizar la integridad de la información de cobranza.
• Facilitar la conciliación administrativa.
• Reducir riesgos de inconsistencias o alteraciones.
• Proveer información confiable para análisis financiero.
14. Reportes Administrativos
El sistema permitirá la generación de reportes dinámicos para la toma de decisiones administrativas.
15.1 Reportes Principales
• Adeudos por cliente.
• Adeudos por proyecto.
• Historial de pagos por cliente.
• Pagos realizados por periodo.
• Intereses generados y cobrados.
• Resumen de cortes diarios.
15.2 Características de los Reportes
• Filtros por fechas, proyectos y estatus.
• Exportación a formatos comunes (PDF y Excel).
• Acceso restringido según rol del usuario.
16. Base de Datos y Estructura de la Información
El sistema se apoyará en una base de datos relacional, diseñada para garantizar integridad, trazabilidad y escalabilidad.
16.1 Entidades Principales
• Clientes
• Proyectos
• Manzanas
• Lotes
• Pagos
• Intereses
• Adeudos
• Cortes diarios
• Usuarios
• Roles
• Bitácora de acciones
16.2 Principios de Diseño
• Relaciones claras entre entidades.
• Evitar duplicidad de información.
• Historial completo de movimientos.
• Preparación para integración de módulos administrativos futuros
(ingresos, egresos, inversiones).
17. Integración con Procesos Administrativos
El sistema de cobranza será independiente pero compatible con futuros sistemas administrativos, permitiendo:
• Exportación de información financiera.
• Integración posterior con sistemas contables.
• Análisis histórico sin alterar datos originales.
18. Módulo de Identificación Rápida mediante Código QR
Con el fin de optimizar la localización de información y reducir tiempos de atención, el sistema integrará un módulo de identificación rápida mediante código QR, de uso exclusivamente interno.
18.1 Descripción del Módulo
• Cada cliente contará con un código QR único.
• El código QR funcionará como una llave de acceso al expediente digital del cliente.
• El QR no contendrá información sensible, únicamente un identificador interno.
• Al escanear el código:
o El sistema mostrará el expediente digital del cliente.
O Se podrá acceder a información de pagos, adeudos y estatus del contrato.
18.2 Uso del Código QR
• El QR podrá colocarse en:
o Expediente físico del cliente.
O Tarjeta de identificación interna.
• Su uso estará restringido al personal autorizado.
• Facilitará la atención en el área de cobranza y consulta administrativa.
19. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
• Porcentaje de clientes al corriente
• Monto total de cartera vencida
• Ingresos cobrados por periodo
• Número de clientes morosos
• Tiempo promedio de regularización de adeudos
Estos indicadores permiten a la dirección tomar decisiones informadas y oportunas.
20. Cronograma de Implementación
Semana 1:
• Revisión final del proceso
• Definición de responsables
Semana 2:
• Configuración del sistema
• Creación de formatos y bases de datos
Semana 3:
• Capacitación al personal
• Pruebas piloto
Semana 4:
• Puesta en marcha oficial
• Seguimiento inicial
21. Consideraciones Finales
El sistema propuesto está diseñado para adaptarse a la realidad operativa actual de la empresa, respetando los procesos legales y administrativos existentes, pero elevando el nivel de control y profesionalización de la cobranza.
Su diseño modular permitirá futuras ampliaciones, sin necesidad de rehacer la estructura base del sistema.
22. Conclusión Ejecutiva
Este proyecto representa una solución integral, realista y escalable para la modernización del proceso de cobranza. Su implementación fortalecerá la estructura administrativa de la empresa, optimizará el control interno y profesionalizará la relación con los clientes.
Proyecto presentado bajo un enfoque técnico, administrativo y estratégico.
La implementación de un Sistema de Cobranza Digital se justifica por las siguientes razones:
• Proteger la información financiera
• Profesionalizar la operación de la empresa
• Facilitar la toma de decisiones
• Preparar a la empresa para su crecimiento y escalabilidad
• Mayor control financiero
• Reducción de errores y conflictos
• Transparencia administrativa
• Mejora en la imagen institucional
• Base sólida para crecimiento futuro
• Reducción de errores operativos.
• Centralización de la información.
• Mayor control y transparencia en la cobranza.
• Trazabilidad completa de pagos y adeudos.
• Agilidad en la atención al cliente.
• Información confiable para análisis administrativo.
• Escalabilidad para futuras integraciones contables y financieras.
1. Introducción
El presente proyecto tiene como finalidad diseñar e implementar un Sistema de Cobranza Digital para una empresa dedicada a la venta de terrenos, cuyo proceso actual de cobranza y registro se realiza de manera manual mediante libretas físicas. Esta metodología, si bien ha permitido la operación básica del negocio, presenta riesgos administrativos, financieros y operativos que limitan el crecimiento, la transparencia y el control interno.
El presente proyecto tiene como objetivo el diseño e implementación de un Sistema Digital de Cobranza, orientado a profesionalizar los procesos internos, reducir errores operativos, centralizar la información y facilitar la toma de decisiones administrativas, sin alterar el modelo legal ni contractual vigente.
2. Contexto General de la Empresa
La empresa cuenta con oficinas físicas donde se realiza la atención a clientes, la gestión de contratos y la cobranza periódica de los lotes vendidos. El esquema de pagos puede incluir:
• Pagos mensuales
• Cobros en efectivo
• Registro manual del historial de pagos
El área de cobranza es un proceso crítico, ya que impacta directamente en el flujo de efectivo, la relación con los clientes y la estabilidad financiera del proyecto inmobiliario.
3. Situación Actual (Estado as-is)
3.1 Descripción del Proceso Actual de Cobranza
Actualmente, el proceso de cobranza se desarrolla de la siguiente manera:
1. Responsables del cobro
El cobro es realizado de manera general por los empleados de la oficina. No existe un puesto específico ni un responsable único asignado al área de cobranza, por lo que cualquier empleado autorizado puede recibir pagos y realizar anotaciones.
2. Lugar de cobro
El cobro se efectúa en un área física específica destinada a la cobranza dentro de la oficina.
3. Recepción y registro del pago
Una vez que el cliente realiza el pago, el empleado correspondiente registra la información de manera manual en libretas físicas. Estos registros no siguen un formato único estandarizado.
4. Control de adeudos
El adeudo de cada cliente se determina mediante el cálculo manual de las mensualidades vencidas y los intereses generados por el incumplimiento de pago. Dicho cálculo depende del criterio del personal y de la información disponible en los registros físicos.
5. Gestión de clientes morosos
a. Si el cliente no realiza el pago correspondiente, se le emite un requerimiento de pago.
b. En caso de que el cliente haga caso omiso, se genera una deuda con intereses.
c. Posteriormente, si la situación lo amerita, se inicia un proceso de negociación o mediación para la regularización del adeudo.
d. Si no se logra un acuerdo, se procede a la rescisión del contrato de compraventa conforme a las cláusulas establecidas en el mismo.
6. Detección y corrección de errores
En caso de detectarse un error en los montos, fechas o saldos, se procede a la verificación en los registros manuales. Existen varias libretas y registros paralelos, lo que actualmente ayuda a disminuir el margen de error, aunque incrementa el tiempo de revisión.
7. Revisión de registros
Las libretas son revisadas por los mismos trabajadores o por los encargados de la oficina, dependiendo de en qué proceso administrativo se detecte el error. No existe un calendario fijo ni un responsable formal de auditoría interna.
3.2 Herramientas Utilizadas
Herramientas Implementadas
• Libretas físicas
• Recibos manuales (no estandarizados)
• Comunicación verbal con el cliente
3.3 Problemas Identificados
• Riesgo de pérdida o deterioro de información
• Errores humanos en montos, fechas o saldos
• Falta de respaldo digital
• Dificultad para consultar historiales de pago
• Conflictos con clientes por discrepancias
• Ausencia de reportes financieros claros
• Imagen poco profesional ante clientes e inversionistas
4. Modelo Propuesto del Sistema de Cobranza Digital (Estado to-be)
4.1 Principios del Modelo Propuesto
El Sistema de Cobranza Digital propuesto se diseña bajo los siguientes principios:
• Simplicidad operativa
• Trazabilidad de la información
• Centralización de registros
• Reducción del error humano
• Formalidad administrativa
• Adaptación al esquema actual de pagos en efectivo
El sistema no modifica el método de pago (efectivo), sino que moderniza el registro, control y seguimiento de la cobranza.
4.2 Roles y Responsabilidades
Responsable de Cobranza (función, no puesto nuevo):
• Recibir el pago en efectivo
• Registrar el pago en el sistema digital el mismo día
• Emitir comprobante interno de pago
Encargado Administrativo / Jefe de Oficina:
• Supervisar registros
• Validar cortes de caja
• Autorizar correcciones
• Dar seguimiento a adeudos y procesos de negociación
4.3 Flujo Propuesto del Proceso de Cobranza
1. El cliente acude al área de cobranza y realiza el pago en efectivo.
2. El responsable de cobranza registra el pago en el sistema digital.
3. El sistema actualiza automáticamente:
a. Historial del cliente
b. Saldo pendiente
c. Estatus de pago (al corriente / vencido)
4. Se genera un comprobante interno de pago.
5. La información queda disponible para consulta inmediata.
4.4 Gestión de Adeudos y Morosidad
• El sistema identifica mensualidades vencidas.
• Se calculan automáticamente los intereses correspondientes.
• Se genera un estatus de cliente moroso.
• Se habilita el registro de:
o Requerimientos de pago
o Negociaciones
o Convenios
o Rescisión de contrato
Cada evento queda documentado digitalmente.
5. Arquitectura del Sistema de Cobranza Digital
5.1 Usuarios del Sistema
El sistema contempla un rango de 3 a 5 usuarios activos, correspondientes al personal de oficina que participa en el proceso de cobranza.
Se definen los siguientes niveles de acceso:
Usuario Operativo (Cobranza):
• Registrar pagos en efectivo
• Consultar historial de clientes
• Visualizar saldos y estatus de pago
• Sin permisos para eliminar registros
Usuario Supervisor (Encargado de Oficina):
• Todas las funciones del Usuario Operativo
• Autorizar correcciones
• Revisar adeudos e intereses
• Validar cierres y cortes de cobranza
Usuario Administrador (Dirección):
• Acceso total a la información
• Generación de reportes
• Supervisión general del sistema
• Auditoría de movimientos
5.2 Herramientas Tecnológicas Propuestas
El sistema se implementará utilizando herramientas digitales accesibles, seguras y de bajo costo:
• Base de datos central en hoja de cálculo digital
• Formularios digitales para captura de pagos
• Almacenamiento en la nube para respaldos
• Control de accesos mediante cuentas institucionales
5.3 Estructura de la Base de Datos
Módulo Clientes
• ID de cliente
• Nombre completo
• Proyecto / Lote
• Fecha de inicio de contrato
• Monto mensual
• Estatus del contrato
Módulo Pagos
• id de pago
• id de cliente
• fecha de pago
• monto recibido
• usuario que registró el pago
• método de pago (efectivo)
módulo adeudos
• mensualidades vencidas
• intereses generados
• saldo total
• estatus de morosidad
módulo incidencias
• correcciones
• observaciones
• autorizaciones
• historial de cambios
5.4 Control y Seguridad de la Información
• Los registros no pueden eliminarse
• Todas las acciones quedan asociadas a un usuario
• El sistema conserva historial de modificaciones
• Respaldo periódico de la información
6. Alcance del Sistema
El sistema cubrirá los siguientes procesos:
• Registro digital de clientes, proyectos y lotes.
• Control de pagos mensuales en efectivo.
• Cálculo automático de adeudos e intereses.
• Registro del responsable del cobro.
• Generación y resguardo de cortes diarios de cobranza.
• Consulta histórica para análisis administrativo.
• Identificación rápida de clientes mediante código QR.
7. Políticas Internas del Sistema de Cobranza Digital
7.1 Política General
Todo pago recibido en efectivo debe registrarse en el Sistema de Cobranza Digital el mismo día en que se realiza. Ningún pago se considerará válido si no cuenta con su registro digital correspondiente.
7.2 Política de Responsabilidad
• El empleado que recibe el pago es responsable de su registro.
• El supervisor valida cortes y autoriza correcciones.
• La dirección supervisa y audita el sistema.
7.3 Política de Correcciones
• No se permite la eliminación de registros.
• Toda corrección debe quedar documentada y autorizada.
7.4 Política de Seguimiento a Adeudos
• Los adeudos se calculan automáticamente.
• Todo requerimiento, negociación o rescisión debe registrarse en el sistema.
10. Módulos del Sistema
10.1 Módulo de Gestión de Proyectos y Lotes
Funciones principales:
• Alta y edición de proyectos.
• Registro de manzanas y lotes.
• Asociación de cada lote a un cliente.
• Consulta del estado del lote (vendido, activo, rescindido).
10.2 Módulo de Gestión de Clientes
Funciones principales:
• Registro completo del cliente.
• Asociación obligatoria a:
o Proyecto
o Manzana
o Lote
• Visualización del estado del contrato:
o Al corriente
o En atraso
o En negociación
o Rescindido
• Acceso al historial completo de pagos, intereses y adeudos.
• Vinculación con expediente físico existente.
10.3 Módulo de Cobranza
Funciones principales:
• Registro de pagos en efectivo.
• Asociación del pago a:
o Cliente
o Lote
o Pagaré (número y mes)
• Registro automático de:
o Fecha
o Monto
o Usuario responsable del cobro
• Cálculo automático de:
o Mensualidades vencidas
o Intereses del 5% sobre mensualidad vencida
• Registro del cobro de intereses junto con la mensualidad.
10.4 Módulo de Adeudos, Requerimientos y Negociación
Funciones principales:
• Identificación automática de clientes con pagos vencidos.
• Registro de requerimientos de pago.
• Control del monto total adeudado.
• Registro de acuerdos de negociación o mediación.
• Cambio de estatus del contrato según la etapa administrativa.
11. Control de Acceso
El sistema contará con control de acceso basado en roles:
11.1 Administrador
• Configuración general del sistema.
• Alta y baja de usuarios.
• Acceso total a reportes y registros.
11.2 Encargado de Cobranza
• Registro de pagos.
• Consulta de adeudos.
• Generación de cortes diarios.
• Consulta de expedientes digitales.
11.3 Usuario Administrativo
• Consulta de información.
• Generación de reportes.
• Sin permisos de modificación de cobros.
12. Seguridad y Trazabilidad
• Autenticación obligatoria por usuario.
• Registro de todas las acciones realizadas (bitácora del sistema).
• Control de edición con historial de cambios.
• Respaldos periódicos de la base de datos.
13. Corte Diario de Cobranza
El sistema incorporará un módulo de corte diario, cuyo objetivo es consolidar y resguardar la información de los cobros realizados durante una jornada laboral.
13.1 Descripción del Corte Diario
El corte diario consistirá en un registro automático que incluirá:
• Fecha del corte.
• Total de cobros realizados.
• Desglose por:
o Proyecto
o Cliente
o Lote
• Monto correspondiente a:
o Mensualidades
o Intereses cobrados
• Usuario responsable del cierre del corte.
Una vez generado y confirmado, el corte diario:
• Será almacenado en la base de datos.
• No podrá ser modificado ni eliminado.
• Quedará disponible para consultas y análisis posteriores.
13.2 Objetivos del Corte Diario
• Garantizar la integridad de la información de cobranza.
• Facilitar la conciliación administrativa.
• Reducir riesgos de inconsistencias o alteraciones.
• Proveer información confiable para análisis financiero.
14. Reportes Administrativos
El sistema permitirá la generación de reportes dinámicos para la toma de decisiones administrativas.
15.1 Reportes Principales
• Adeudos por cliente.
• Adeudos por proyecto.
• Historial de pagos por cliente.
• Pagos realizados por periodo.
• Intereses generados y cobrados.
• Resumen de cortes diarios.
15.2 Características de los Reportes
• Filtros por fechas, proyectos y estatus.
• Exportación a formatos comunes (PDF y Excel).
• Acceso restringido según rol del usuario.
16. Base de Datos y Estructura de la Información
El sistema se apoyará en una base de datos relacional, diseñada para garantizar integridad, trazabilidad y escalabilidad.
16.1 Entidades Principales
• Clientes
• Proyectos
• Manzanas
• Lotes
• Pagos
• Intereses
• Adeudos
• Cortes diarios
• Usuarios
• Roles
• Bitácora de acciones
16.2 Principios de Diseño
• Relaciones claras entre entidades.
• Evitar duplicidad de información.
• Historial completo de movimientos.
• Preparación para integración de módulos administrativos futuros
(ingresos, egresos, inversiones).
17. Integración con Procesos Administrativos
El sistema de cobranza será independiente pero compatible con futuros sistemas administrativos, permitiendo:
• Exportación de información financiera.
• Integración posterior con sistemas contables.
• Análisis histórico sin alterar datos originales.
18. Módulo de Identificación Rápida mediante Código QR
Con el fin de optimizar la localización de información y reducir tiempos de atención, el sistema integrará un módulo de identificación rápida mediante código QR, de uso exclusivamente interno.
18.1 Descripción del Módulo
• Cada cliente contará con un código QR único.
• El código QR funcionará como una llave de acceso al expediente digital del cliente.
• El QR no contendrá información sensible, únicamente un identificador interno.
• Al escanear el código:
o El sistema mostrará el expediente digital del cliente.
O Se podrá acceder a información de pagos, adeudos y estatus del contrato.
18.2 Uso del Código QR
• El QR podrá colocarse en:
o Expediente físico del cliente.
O Tarjeta de identificación interna.
• Su uso estará restringido al personal autorizado.
• Facilitará la atención en el área de cobranza y consulta administrativa.
19. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
• Porcentaje de clientes al corriente
• Monto total de cartera vencida
• Ingresos cobrados por periodo
• Número de clientes morosos
• Tiempo promedio de regularización de adeudos
Estos indicadores permiten a la dirección tomar decisiones informadas y oportunas.
20. Cronograma de Implementación
Semana 1:
• Revisión final del proceso
• Definición de responsables
Semana 2:
• Configuración del sistema
• Creación de formatos y bases de datos
Semana 3:
• Capacitación al personal
• Pruebas piloto
Semana 4:
• Puesta en marcha oficial
• Seguimiento inicial
21. Consideraciones Finales
El sistema propuesto está diseñado para adaptarse a la realidad operativa actual de la empresa, respetando los procesos legales y administrativos existentes, pero elevando el nivel de control y profesionalización de la cobranza.
Su diseño modular permitirá futuras ampliaciones, sin necesidad de rehacer la estructura base del sistema.
22. Conclusión Ejecutiva
Este proyecto representa una solución integral, realista y escalable para la modernización del proceso de cobranza. Su implementación fortalecerá la estructura administrativa de la empresa, optimizará el control interno y profesionalizará la relación con los clientes.
Proyecto presentado bajo un enfoque técnico, administrativo y estratégico.
La implementación de un Sistema de Cobranza Digital se justifica por las siguientes razones:
• Proteger la información financiera
• Profesionalizar la operación de la empresa
• Facilitar la toma de decisiones
• Preparar a la empresa para su crecimiento y escalabilidad
• Mayor control financiero
• Reducción de errores y conflictos
• Transparencia administrativa
• Mejora en la imagen institucional
• Base sólida para crecimiento futuro
• Reducción de errores operativos.
• Centralización de la información.
• Mayor control y transparencia en la cobranza.
• Trazabilidad completa de pagos y adeudos.
• Agilidad en la atención al cliente.
• Información confiable para análisis administrativo.
• Escalabilidad para futuras integraciones contables y financieras.
Categoria TI e Programação
Subcategoria Aplicativos desktop
Prazo de Entrega: Não estabelecido
Habilidades necessárias