Sistema para hacer, enviar, editar y guardar cotizaciones

Hola, buen día. Actualmente tengo un excel que ocupo para enviar cotizaciones, es funcional, aunque a veces me complica, ya que lleno la información en excel, guardo en PDF y la envio, borro la información y genero otra, pero pasa que a veces me piden la misma cotización o hacer cambios y tengo que volver a capturar la información. Busco hacer algo donde pueda guardar las cotizaciones y enviarlas mediante smtp o generar link para verla en linea o descargar el pdf, que se pueda guardar la cotización tambien donde pueda agregar personas y que en cada cotización sepamos quien la genero la fecha y hora y que el formato quede exactamente como en el pdf que dejo adjunto. Tambien busco que si solo agrego dos partidas viáticos se agregue al documento, si no agrego viáticos no aparezca, también si agrego N cantidad de conceptos se vaya agregando y se vaya alargando el documento.

Pero el documento dice mas que mil palabras.