Zoho One customización

Creamos una cuenta de Zoho One con dos usuarios.

Somos una empresa de tecnología. 1) Prestamos servicios de ingenería en sitio para trabajos de telecomunicaciones, 2) proveemos hardware de telecomunicaciones y sus accesorios, 3) contratos de soporte y garantías, 4) manejo de inventario de clientes a terceros/usuarios finales.

Tenemos entonces cuatro tipos de requerimientos:
•    Ingeniero en sitio para brindar soporte
o    Tenemos ingenieros en toda América, para brindar soporte en toda América, debemos segmentarlos e identificarlos por zona de cobertura (país, ciudad)
o    El cliente del requerimiento, no es el mismo del usuario final y/o sitio de intervención.
O    Varios tipos de ingeniero según certificaciones y experiencia.
    Smarthand
    Level 2
    Level 3
o    Se factura por:
    Por hora
    Por día
    Por mes
    Por proyecto
o    Debe tener leyenda de términos y condiciones específicas para ingenieros, en donde algunas condiciones deben ser “autorellenada” según la ciuidad del servicio.

•    Venta de un hardware (p. Ej. Router Cisco)
o    Se cotizan varios items
o    Se cobra envío
o    La dirección de despacho puede ser a otra empresa/persona (cliente final).


O    Debe tener leyenda de términos y condiciones específicas para envíos.
O    Manemos varios números de shipping inbound – outbound.
O    Pudiera tener un número de contrato  de “Garantías / TotalCare” asociado
o    

•    Shipping / Manejo de inventtario
o    Se cotizan varios item
o    Un item es envío
o    La dirección de despacho puede ser a otra empresa/persona (cliente final).


O    Debe tener leyenda de términos y condiciones específicas para envíos.
O    Manemos varios números de shipping inbound – outbound.

•    Garantías / TotalCare
o    Es un contrato de servicio en donde se reemplaza la hardware defectuoso en tiempos garantizados, por ejemplo 4 horas.
O    Manejamos diferentes tipos de contrato según el tiempo de atención y respuesta.
O    Manejamos diferentes marcas /servicios, incluyendo una propia.


O    Un deal de  “Venta de un hardware” puede tener un contrato asociado.

Que necesitamos:
Automatizar el manejo y seguimiento de requerimientos de los servicios prestados.

Cómo lo pensamos:
crear un DEAL con la información necesaria y de acuerdo al tipo de servicio requerido, pueda ajustarse e integrarse a otros módulos, por ejemplo:

•    Sí es un requerimiento de Ingeniero en Sitio: se envié un correo electrónico con un template y los datos del servicio a todos los proveedores que atienden la ciudad y si no hay, cree una tarea para buscar proveedores en la ciudad.
•    El deal debe manejar la integración con Zoho Books para estimate, PO, invoice, etc.
•    El presupuesto creado se deben auto-completar con los datos dl deal, tales como número de referencia de GALAIT, referencia del cliente, nombre del deal, etc.
•    

Al dar de alta un proveedor, el sistema arroje el contrato de confidencialidad, contrato de partners, y otros documentos, en pdf, con los datos del proveedor y galait, y pueda ser enviado desde zoho.




También quremos desde el estimate convertirlas en facturas, ordenes de entrega, etc.

Creando reglas/etiquetas en los correos electrónicos para agrugar todos los correos relacionados a cada deal.

También nos gutaría crear eventos en los calendarios según las visitas programadas de técnicos, usamos google apps y office 365 paga.

Ajustar todos los templates en Books:
Se puede usar uno de los que están precargados, pero modificar la distribución de los campos de texto.
•    1 modelo estimate por cada tipo de reqerimiento, o depiendo del requerimiento, el template pueda cambiar términoss y condiciones.
•    1 modelo de invovice, se manejan plazos de créditos diferentes, y se deben traer datos desde el estimate y del deal (# de orden de compra).
•    1 modelo de nota de entrega
•    1 modeelo de nota de servicio
•    1 modelo de orden de compra
o    Otros templates
•    1 modelo de contrato de confidencialidad
•    1 modelo de contrato de asociación de partner
•    1 modelo de contrato de contrato temporal para técnico por 1 ocasión.