Control tower _ Compras controle de requisições

Tenho uma base de dados de itens que devem ser comprados. Todos os dias eu necessito inserir intimações. Seja uma a uma ou de forma massiva.
Muitas pessoas acessam essas informações e incluem status. Elas trabalham essas informações e quando efetuam a compra inserem o número do pedido e o processo finaliza. Hoje fazemos isso no google docs.
Porém há muita perda de informações e status. Preciso desenvolver uma ferramenta que suporte isso. E carregar esta ferramenta em um google site onde todos da empresa tem acesso.