Automatización Integral de Gestión de Servicios y Órdenes de Trabajo para Agencias

Buscamos un desarrollador o equipo experto para automatizar y optimizar el proceso de gestión de servicios de una empresa, que actualmente se realiza de forma manual. El objetivo es eliminar la entrada manual de datos, reducir errores y mejorar la eficiencia operativa, con una visión de escalabilidad futura hacia la inteligencia artificial. El proyecto se dividirá en fases para una implementación progresiva.

Fase 1 – Recepción y procesamiento de emails:
Esta fase inicial se centrará en la automatización de la entrada de datos. Necesitamos un sistema capaz de leer y procesar automáticamente emails provenientes de cuatro agencias diferentes. Es crucial que el sistema sea robusto y preciso, ya que los formatos de los emails pueden variar significativamente entre las agencias, y la extracción de datos debe tener un margen de error cercano a cero, similar a la precisión actual de la entrada manual.

Las tareas clave incluyen:
Lectura automática de emails de las 4 agencias.
Extracción precisa de campos clave como referencia, fecha, trayecto, pasajero, precio, tipo de coche, agencia, etc.
Volcado automático de los datos extraídos a un sistema CRM (se sugiere Airtable, pero estamos abiertos a otras propuestas que permitan una evolución del actual Excel).
Migración de los últimos servicios pendientes desde el archivo Excel existente al nuevo CRM.

Fase 2 – Generación y envío de órdenes de servicio:
Una vez que los datos estén en el CRM, esta fase se enfocará en la comunicación automatizada con los conductores.

Las tareas clave incluyen:
Creación automática de documentos PDF para cada servicio de traslado (transfer).
Envío automático de estos documentos a los conductores a través de WhatsApp o email.
El sistema debe soportar múltiples idiomas para la generación de PDFs y la comunicación.

Fase 3 – Control de licencias y reportes:
Esta fase final se centrará en la gestión y el análisis de la información.

Las tareas clave incluyen:
Identificación y gestión de licencias y conductores.
Generación automática de reportes (diarios, semanales, mensuales) basados en los datos del CRM.
Implementación de un dashboard visual para el monitoreo y control de todas las operaciones.

Consideraciones importantes:
La comunicación directa con los conductores es fundamental, excepto en el caso de clientes privados.
La precisión en la extracción de datos es crítica; el sistema debe garantizar 0 errores.
El diseño del sistema debe ser escalable para permitir futuras integraciones y automatizaciones con tecnologías de Inteligencia Artificial.
Somos una agencia de IA y el cliente está interesado en trabajar por fases, lo que permitirá ir evaluando los resultados a medida que se completan.
Aquell@s interesad@s :

Que tenga experiencia.

Precio por fases (así pueden ir pagando conforme ven resultados).

El cliente necesita ver un ejemplo ficticio en video/loom, aunque sea con datos inventados, para que se hagan una idea visual. 

Saber si el hecho de que los emails sean de 4 formatos distintos supondrá alguna complicación o riesgo de errores en el volcado.

Si todo encaja,  empezaríamos directamente con la fase 1 y en función de resultados y feedback del cliente seguiríamos con el resto.

Saludos.