Implementación de Robot Rpa para Automatización de Gestión de Solicitudes Its e Internas

Descripción y contexto
Contamos con dos sistemas de gestión de solicitudes que hoy no tienen integración por API.
El proceso actual es manual: desde el sistema its se identifica el número de solicitud pendiente, se copian y cargan los datos en el sistema interno, se descargan los archivos de respaldo, se genera y adjunta un pdf desde la opción “ver afectación” y, finalmente, se envía la solicitud interna. Este flujo debe repetirse de forma periódica, sin generar duplicados, con un volumen aproximado de 50 solicitudes diarias. Entre una solicitud y la siguiente, el tiempo de ejecución no debería superar los 60 segundos.

Objetivo del proyecto
Implementar un robot de automatización que ejecute de punta a punta el circuito entre ITS y el sistema interno, abarcando tanto las nuevas solicitudes como el reintento de aquellas que hayan fallado. La automatización debe contar con monitoreo, notificaciones de error y registro de actividades, y ser lo suficientemente resiliente para tolerar cambios menores en la interfaz de usuario sin requerir ajustes constantes.

Alcance funcional
El robot deberá leer nuevas solicitudes a partir de un número inicial configurable y detectar, en cada ciclo, cuáles no están cargadas en el sistema interno. A partir de esa identificación, ingresará al sistema interno, completará los datos con la información obtenida desde its, cargará y asociará los adjuntos descargados, generará el pdf de “ver afectación” mediante impresión a pdf y lo adjuntará a la solicitud interna. Finalmente, enviará la solicitud y verificará que quede en estado consistente. El procesamiento se ejecutará en un ciclo programado (por ejemplo, cada 2 minutos, con intervalo configurable) y deberá implementar un control de idempotencia que impida procesar dos veces la misma solicitud. Además del modo automático, se requiere la posibilidad de ejecución manual on-demand. No se trabajará con ambiente de testing, por lo que la solución se implementará directamente sobre producción, minimizando riesgos que puedan comprometer la operación.

Requisitos clave y lineamientos técnicos
La solución debe ser parametrizable, permitiendo configurar credenciales, punto de inicio, intervalos de ejecución y rutas de guardado. Debe garantizar idempotencia y control anti-duplicados, así como trazabilidad mediante logs estructurados y auditoría por solicitud, dejando registro de estados, marcas de tiempo, acciones y adjuntos gestionados. El manejo de credenciales debe realizarse de forma segura, resguardando el acceso a los sistemas. La ejecución será continua (24/7) en un equipo dedicado con sistema operativo Windows o Linux, provisto por el cliente. El proveedor definirá la tecnología a utilizar y podrá proponer soluciones de desarrollo a medida o herramientas RPA comerciales, recomendando la plataforma y justificándola en términos de robustez, mantenimiento y costo total. Antes de avanzar con la implementación se espera una propuesta de arquitectura técnica y diseño de la solución.

De forma orientativa, se espera una automatización basada en navegación controlada de las interfaces, con manejo de timeouts y reintentos, gestión de archivos en carpetas locales organizadas por número de solicitud, módulo de notificaciones por correo electrónico o webhook y registro de actividad en archivos de log y una base simple para auditoría. La solución debe empaquetarse como servicio o daemon con un mecanismo de watchdog que supervise su funcionamiento. El proveedor podrá proponer herramientas alternativas, siempre que cumplan los objetivos de resiliencia, trazabilidad y facilidad de mantenimiento.

Entregables esperados
Se espera disponer de la automatización operativa con configuración parametrizable, junto con un repositorio que contenga el código fuente, la documentación técnica, un README de instalación y uso y un mapa del flujo implementado. Deberá presentarse un plan de pruebas con casos definidos y evidencia de ejecución (logs y capturas), tanto para escenarios exitosos como para fallos controlados. Se requiere una guía de operación que incluya instrucciones de arranque y detención, forma de reintentar procesos, cambio de parámetros, resolución de fallos frecuentes y un protocolo de rollback ante errores masivos.

Criterios de aceptación
La solución será considerada aceptada cuando procese todas las solicitudes nuevas dentro del rango definido, así como los reintentos necesarios de solicitudes fallidas, sin generar duplicados; adjunte correctamente los archivos descargados y el PDF de “Ver afectación”; deje la solicitud interna en un estado final consistente; se ejecute en cada intervalo configurado y sea capaz de reanudar su funcionamiento tras cortes de red o necesidad de nuevo login; emita alertas por correo o webhook ante errores, incluyendo detalle del punto de falla y evidencia asociada; y genere logs y reportes por lote con la cantidad de solicitudes procesadas, los casos exitosos, los errores y los reintentos realizados.