Consultor Experto para Implementación Integral de Notion en Estudio Contable y Administrativo

El presente proyecto tiene como objetivo la implementación de Notion como sistema central de gestión operativa para el área contable de un estudio profesional uruguayo con actividad contable, jurídica y notarial. El alcance se limita exclusivamente al área contable y administrativa del estudio, quedando excluidos en esta fase los procesos jurídicos y notariales.

El estudio gestiona múltiples clientes y un volumen elevado de tareas recurrentes, periódicas y críticas, tales como liquidación de sueldos, nóminas BPS, contabilidad mensual y anual, liquidación de impuestos, trámites laborales y otras tareas operativas asociadas. La implementación busca ordenar los procesos internos, centralizar la información, mejorar la trazabilidad de tareas y decisiones, controlar vencimientos y facilitar la escalabilidad del equipo sin pérdida de control.

El equipo contable/administrativo se compone de:1 contador socio, 1 contador especializado en impuestos y 4 administrativos (1 supervisor y 3 operativos; uno de los operativos trabaja part time en tareas internas y part time asignado a un cliente).

El proyecto se estructura en cinco etapas. La Etapa 1 es prioritaria y constituye la base operativa del sistema. Las Etapas 2 a 5 se ejecutarán una vez estabilizada la operatoria y validadas las vistas de control.

ETAPA 1 – Estructura operativa base. Se implementarán bases de datos para: Sueldos; Nóminas/BPS; Altas y Bajas BPS; Contabilidad; Impuestos; Otras tareas; y Directorio de clientes. Las tareas deberán ser duplicables por período (mes/año), con histórico, estados claros, responsable asignado y registro de “ejecutor real”. Se requieren checklists variables según tipo de cliente, deadlines definidos por cliente y por proceso, y vínculo con documentación (Google Drive y/o Google Sheets como bitácora del cliente, donde se registren comentarios del período, particularidades, pedidos, incidencias, entregables y decisiones relevantes).

Se requiere un sistema de filtros y resúmenes: por cliente (estado general de sueldos, contabilidad, impuestos y tareas varias), por tipo de tarea (por ejemplo “Sueldos” para ver qué clientes faltan liquidar), por vencimiento próximo, por prioridad/relevancia, por responsable y por carga del equipo. Se contempla un sistema de “puntos” por tarea (tiempo/dificultad) para medir carga por empleado: puntajes estandarizados para tareas recurrentes y puntajes manuales para casos especiales. Además, se desean tableros de control para dirección (tareas vencidas, en riesgo, backlog y tiempos promedio por etapa), con capacidad de segmentar por período y por cliente.

El Directorio de clientes deberá incluir, como mínimo: razón social, RUT, tipo de actividad, régimen, contactos y roles, calendario de vencimientos acordados, accesos y credenciales (con resguardo seguro mediante enlaces o campos restringidos), links a carpetas Drive, bitácora operativa y notas de riesgo. Se deberá definir una convención de nombres (cliente–proceso–período), plantillas por tipo de cliente y permisos por perfil (operativo, supervisor, socio) para asegurar confidencialidad y control. También se requiere auditoría de cambios base.

Se debe contemplar que una tarea pueda tener múltiples deadlines y subtareas (ej. Egreso: baja en 5 días y liquidación en 10 días), reflejando avance parcial (50%) y total (100%). Las subtareas deberán poder asignarse a personas diferentes y, cuando aplique, existir dependencias (Operativo 2 no inicia hasta que Operativo 1 complete). Se desea notificación automática al responsable de la subtarea siguiente cuando la previa se marque como finalizada y registro del tiempo entre cada hito.

Asignación de tareas: (A) jerárquica por supervisores; (B) automática al creador cuando el operativo crea la tarea; (C) “bolsa” de tareas sin asignar para que el equipo las tome según disponibilidad, midiendo tiempo desde creación hasta asignación y desde asignación hasta cierre. Visualizaciones: cada usuario verá sus tareas y la bolsa de tareas abiertas; supervisores y socios verán el mapa completo, con indicadores de vencimientos y riesgos.

ETAPA 2– Integración con email: creación de tareas en Notion a partir de correos (altas, bajas y pedidos), manteniendo vínculo al mail original. Se requiere que, si el supervisor reasigna a un operativo, éste pueda acceder al contenido del correo desde Notion aunque no haya estado en copia.

ETAPA 3– Manuales de procesos: documentación posterior de procesos internos mediante manuales de procedimiento, definiendo responsabilidades, controles, entregables y criterios de cierre.

ETAPA 4– Servicios administrativos a clientes: estructuración de procesos y tareas operativas específicas para clientes donde el estudio presta servicios administrativos, independientes de la operatoria contable general (y acotadas a lo que ejecuta el estudio).

ETAPA 5– Integración con WhatsApp (exploratoria): análisis de viabilidad para registrar comunicaciones y eventualmente crear tareas desde WhatsApp