Busco especialista em Google Workspace para desenvolver um sistema abrangente de gestão de reuniões e planos de ação, totalmente construído e automatizado dentro do ecossistema Google. Este projeto é de natureza crítica para otimizar nossos processos internos e a governança de nossas iniciativas.
**Descrição Detalhada do Projeto:**
O projeto consiste na criação de uma solução integrada que abrange o ciclo completo de uma reunião, desde o agendamento até a gestão e acompanhamento de planos de ação, utilizando exclusivamente as ferramentas do Google Workspace: Google Forms (ou Landing Page customizada), Google Sheets, Google Docs, Google Apps Script e Google Data Studio (Looker Studio).
O documento anexo, "
desenvolvimento-5w2h-.pdf", serve como o blueprint funcional detalhado das telas, fluxos de usuário e documentos gerados. Ele descreve visualmente como o sistema deve operar, e a implementação técnica deve espelhar essas especificações, aproveitando as capacidades nativas do Google Workspace.
**A seguir, detalhamos os principais módulos e o que o desenvolvedor precisará construir:**
> Módulo 1: Agendamento da Reunião (Input - Referência: "Documento 01" no PDF)
Funcionalidade: Esta é a interface inicial para a criação e agendamento de uma nova reunião. Deverá coletar todas as informações essenciais.
****Sugestão de Implementação Técnica:****
Front-end (Coleta de Dados): Será desenvolvida uma Landing Page customizada (html, css, javascript). Esta página se comunicará com o Google Apps Script (publicado como um Web App/API) para a submissão dos dados.
Campos de Entrada: Implementação dos campos para Data, Horário (Início/Término), Local, Departamento Demandante (com lista pré-definida de opções), Título da Reunião.
Listas Dinâmicas: A interface deve permitir a adição dinâmica de linhas para a lista de Participantes (Nome, Função, Email) e Pautas (Item, Assunto, Tempo, Prioridade). A prioridade das pautas deverá ser um campo de seleção (alta, baixa, normal, média).
Backend de Dados: Os dados submetidos pela Landing Page serão persistidos em uma Google Sheet dedicada, servindo como o repositório principal para os agendamentos.
Orquestração: O Google Apps Script atuará como o intermediário, recebendo os dados da Landing Page e registrando-os de forma estruturada no Google Sheet.
> Módulo 2: Convocação de Reunião (Output Pré-Reunião - Referência: "Documento 02" no PDF)
Funcionalidade: Gerar e distribuir automaticamente a convocação da reunião para todos os participantes listados no agendamento, logo após o registro da reunião.
****Sugestão de Implementação Técnica:****
Gatilho: O Google Apps Script deverá ser configurado para monitorar novas entradas na Google Sheet de agendamentos (Módulo 1). Um gatilho (onEdit ou onFormSubmit via a Landing Page) iniciará o processo.
Geração de Documento:
O Apps Script lerá os dados da reunião recém-agendada da Google Sheet.
Preencherá um template de Google Docs pré-formatado (conforme o layout da convocação apresentado no PDF) com os dados da reunião (Data, Horário, Local, Departamento Demandante, Título, Participantes, Pautas). A formatação das tabelas de Participantes e Pautas no Doc deve ser dinâmica para acomodar o número variável de entradas.
Exportação e Distribuição:
O Apps Script converterá o Google Doc preenchido para o formato PDF.
Anexará o PDF a um e-mail e o enviará para os endereços de e-mail de todos os participantes listados, utilizando o Gmail API.
Opcionalmente, uma cópia do PDF gerado poderá ser salva em uma pasta específica no Google Drive para fins de arquivamento.
> Módulo 3: lavive plano de bordo – plano de ação (colaboração durante a reunião & output final - referência: "documento 03" no pdf)
funcionalidade: este é o coração do sistema, projetado para ser um documento colaborativo e "vivo" durante a reunião, registrando discussões e, crucialmente, consolidando o plano de ação 5w2h.
****Sugestão de Implementação Técnica:****
Implementação Técnica:
Centralidade do Google Docs: Esta fase é fundamentalmente baseada na capacidade de colaboração em tempo real do Google Docs. O sistema não desenvolverá um editor de texto ou interface de edição própria, mas sim utilizará o Google Docs para a edição colaborativa.
Preparação pelo Apps Script:
O Google Apps Script criará uma cópia de um template de Google Docs (o "plano de bordo") para cada nova reunião.
Pré-preencherá a "Parte 01" deste Google Doc com os dados da reunião já existentes (vindos do agendamento inicial - Módulo 1), incluindo Participantes e Pautas.
Edição Colaborativa Durante a Reunião: Durante a reunião, o secretário(a) e/ou outros participantes (conforme permissões de acesso concedidas pelo Apps Script) editarão o Google Doc diretamente na interface do Google Docs, preenchendo as:
"Parte 02" (Facilitador/Secretário).
"Parte 03" (Anotações sobre a Reunião e a tabela 5W2H). A tabela 5W2H deverá ser editável, permitindo a adição de novas linhas conforme necessário diretamente no Google Doc.
Extração de Dados 5W2H: Após a reunião (ou via um gatilho manual/temporal), o Google Apps Script deverá ler e extrair os dados da tabela 5W2H (colunas: ID, O Quê, Por Quê, Onde, Quando, Quem, Como, Quanto Custa, Status) diretamente do Google Doc finalizado. Estes dados são cruciais e serão persistidos em uma Google Sheet mestre de Planos de Ação, que servirá de fonte para o dashboard.
Finalização e Distribuição: O Apps Script automatizará a exportação do Google Doc finalizado para PDF e sua distribuição por e-mail para todos os membros da reunião.
> Módulo 4: Dashboard Executivo Consolidado (Output Estratégico)
Funcionalidade: Fornecer à liderança uma visão estratégica e consolidada sobre o status das reuniões e o progresso dos planos de ação de todos os departamentos.
****Sugestão de Implementação Técnica:****
Utilizar Google Data Studio (Looker Studio) para criar um dashboard interativo e visualmente atraente.
Fonte de Dados: A Google Sheet mestre de Planos de Ação (alimentada pelos dados extraídos do Módulo 3) será a fonte de dados principal.
KPIs Iniciais: O dashboard deverá apresentar, no mínimo:
Número de Reuniões por Período/Departamento.
Total de Ações Criadas.
Ações por Status (A Fazer, Em Andamento, Concluído, Atrasado) - via gráfico de pizza/barras.
Ações por Responsável/Departamento.
Tempo Médio para Conclusão de Ações.
**Papel do Google Apps Script:***
O Google Apps Script será o "cérebro" de toda a solução. Ele será responsável por:
- Gerenciar a comunicação entre a Landing Page e o Google Sheets.
- Automatizar a criação, preenchimento e exportação de Google Docs para PDF.
- Orquestrar o envio de e-mails via Gmail.
- Realizar a leitura e extração de dados complexos (como tabelas) de Google Docs para Google Sheets.
- Implementar gatilhos baseados em eventos e tempo para automação dos fluxos.
- Gerenciar permissões de acesso aos documentos conforme os papéis de usuário.
Contexto general del proyecto
Nosso objetivo é ir além da simples ata de reunião. Buscamos transformar o processo de gestão de reuniões em um fluxo digital, transparente e eficiente. A implementação desta ferramenta garantirá que as discussões importantes se traduzam em planos de ação claros, com responsáveis e prazos definidos. Ao centralizar os dados e fornecer um dashboard consolidado, a liderança terá acesso a insights estratégicos em tempo real, permitindo uma tomada de decisão mais ágil, baseada em dados concretos, e promovendo maior responsabilidade e accountability em toda a organização. Este projeto visa otimizar a produtividade, a comunicação e a governança corporativa.
Plazo de Entrega: No definido