Planilha para controle de posições dos setores e reposição de vagas

Preciso criar um controle, que acredito poder ser realizado por excel e vba, porém de uma forma mais automatizada e segura, para definir a estrutura de posições dos setores e reposição de pessoas.

Um caso de uso de exemplo: O setor de tecnologia da informação possui 4 posições (gerente, analista, técnico e auxiliar) definido institucionalmente, atualmente todas as vagas estão preenchidas e nomeadas.
Em certo momento o auxiliar solicitou desligamento, então a posição ficará vaga. Ao realizar a substituição, o RH irá informar o motivo de desligamento, data e outras informações importantes. Ao realizar a nova contratação, irá repor essa posição, que voltará a ficar ocupada e nomeada com o novo funcionário.
Um segundo caso é uma inclusão de nova posição por aumento de quadro no setor. Primeiramente o RH terá que adicionar essa nova posição no setor, com justificativa, data... Para depois ocupa-la com um novo funcionário.

Observação: É extremamente importante o controle das posições no setor, porque as movimentações de funcionários desligados e admitidos precisam estar vinculadas a essas posições, que precisam ser preservadas.

Também é necessário que a planilha base esteja em um formato que permita conexão com B.I. Para geração de dashboards.