Apresentação da empresa:
Atuamos há dez anos no segmento de representação comercial. Representamos várias empresas que fabricam medicamentos e materiais de consumo para uso no mercado veterinário.
Importante ressaltar que nossa empresa realiza vendas de produtos que são enviados diretamente das indústrias para nossos clientes( distribuidoras do segmento veterinário, algumas lojas e hospitais).
A seguir, descreveremos por setor da nossa empresa as necessidades que temos em relação a um software eficaz.
Setor de vendas.
Cadastro de clientes:
-Endereço, telefone, e-mail, se é distribuidor, clínica ou hospital ( ramo de atividade), CNPJ, contato( nome da pessoa responsável) e cargo que ocupa na empresa.
Cadastro de produtos:
-Nome comercial, preço sem incidência de impostos, descrição, princípio ativo, origem (nacional ou importado )ncm, bem como a incidência de impostos, considerando-se o ncm, origem do produto, estado de origem e destino, enquadramento da empresa que compra e da empresa que vende, etc. E preço final com incidência de impostos.
-Tabelas de preços;
Pedidos:
-Diferenciar no sistema, orçamentos ( ainda não houve aprovação pelo cliente) e pedidos (após a aprovação pelo cliente o orçamento altera de status e é transformado em pedido)
-Necessário que o envio dos orçamentos e pedidos possam ser enviados ao cliente diretamente pelo sistema. E também que os pedidos possam ser enviados para as indústrias para que o mesmo possa ser faturado na indústria e os produtos enviados ao cliente.
-Na hipótese do pedido não poder ser faturado em sua totalidade, os itens que restaram do pedido deverão seguir para um “local” do sistema que chamaremos de BO( back order). Necessário que tenha os mesmos dados de seu pedido de origem( número do pedido, nome do cliente, data, ou seja, é o mesmo pedido de origem, só que “recortado”( recorte que mostrará apenas os itens que não foram enviados ao cliente) e que não terá o nome de pedido, e sim de BO( back order). Este recorte terá que ser alimentado internamente, pelo nosso setor de pós vendas imediatamente ao faturamento do pedido.
-Necessário que este bo fique atrelado ao histórico de operações do cliente no sistema, pois a ideia é que ao clicar no nome do cliente + ícone bo, apareçam na tela todos os bos que constarem para este cliente.
-Necessário haver um campo para cada item do produto que costa em BO para que seja registrado a data prevista para faturamento daqueles itens( por item).
-Na hipótese de não haver possibilidade de faturamento daquele BO, o nosso setor de pós venda poderá cancela-lo. Nesta hipótese, este BO que será cancelado deverá deduzir as vendas totais do mês. Ex: venda total 50.000,00.
BO no valor de 2.000,00.
Vendas totais de R$ 48.000,00.
Informações sobre vendas e relatórios:
Todos os pedidos deverão gerar informações sobre o histórico comercial do cliente.
Informações relevantes que serão permanentemente avaliadas e precisarão estar disponíveis no sistema através de relatórios gerenciais:
-Total de compra do cliente em determinado período;
-Total de compra do cliente por indústria em determinado período;
-Total de compra por produto em determinado período;
-Visualização de meta do cliente ( após ser inserida a meta de compra do cliente – por total de compras, abrangendo compras realizadas por todas as indústrias que representamos, ou por total de compras em determinada indústria, ou por total de compra em unidades de determinado produto). Por fim, todos os dados que constarão no sistema deverão ser customizáveis e exportáveis de acordo com o banco de dados.
-Importante também relatórios que apontem produtos que não estejam sendo vendidos por cliente em determinado período de tempo.
-Necessidade de alertas, em especial sobre a informação acima. Ou outros que possam ser solicitados de acordo com o banco de dados do sistema. Como alerta de produtos que habitualmente são vendidos.
Ex: cliente comprou Red Cell ultima vez em 20/6, então o vendedor receber um alerta dias antes sobre a necessidade de revender este produto até 20/07. Periodicidade previamente estabelecida por nós.
-Enfim, qualquer relatório, e informações descritos logo acima também poderão ser enviados como alertas, após definição, para e-mails e celulares.
-Os alertas também poderão ser visualizados em tela, ao clicar o nome do cliente, bem como o BO que constar para ele. Também as ocorrências que constarem para este cliente.*
Informações do setor de Pós vendas:
-Este setor após o faturamento do pedido pela indústria, receberá a nota fiscal correspondente. Imediatamente deverá inserir em nosso sistema todos os dados da nota fiscal referente ao pedido correspondente. Neste momento, o pedido dará origem ao pedido faturado.
Ele não duplica a venda, isto é importante. Ele adquire mais um status, o de faturado.
-Dados da nota que serão inseridos: número da nota, data de faturamento, dados da transportadora, condições de pagamento( Ex: 30/45 dias). E os itens faturados já constarão no pedido e não necessitarão ser digitados novamente, apenas mudarão de status. Os produtos que não foram faturados na sua totalidade, mas menos, ai sim deverá ser manualmente inserido a nova quantidade e automaticamente os itens faturados mudarão de status para faturados e a quantidade não faturada automaticamente entrará como BO.
-Este setor também trata de problemas ocasionado após o faturamento, que chamaremos de ocorrências. São problemas de ordem fiscal, como dados incorretos na nota fiscal, financeiros, quando o cliente torna-se inadimplente ou recebeu o produto com o preço errado na nota, avarias, etc.
-Nosso setor de pós venda é que é responsável por intermediar os problemas junto ao cliente e indústria até que tudo seja resolvido. Habitualmente registramos todas as tratativas ( cliente e indústria). E o objetivo é que todas estas tratativas sejam inseridas no sistema.
E que também possam ser visualizadas através de relatórios( ocorrências por cliente, por período, finalizadas, em andamento, em atraso). Todas as nossas ocorrências recebem status( financeiro, contábil, etc) e o status de em andamento, em atraso, finalizadas.
-Ao abrir a tela do cliente deverá também aparecer que há ocorrência em aberto.
Setor financeiro:
Este setor é responsável por receber e controlar comissões que serão geradas após o faturamento dos pedidos.
-Portanto os dados inseridos pelo setor de pós venda referentes aos valores dos produtos e condições de pagamento deverão alimentar automaticamente as comissões a receber.
-Temos dois tipos de recebimentos: por liquidez e por faturamento.
-Por liquidez: recebemos um percentual sobre o faturamento no mês subsequente ao que a indústria recebeu do cliente. Ex: a indústria recebeu em julho um total de 20.000,00 em títulos referentes a clientes para os quais efetuamos as vendas. Receberemos um percentual ( varia de indústria para indústria e em poucos casos por produto- seringas e agulhas de uma determinada indústria) deste valor em julho.
-Por faturamento: receberemos um percentual sobre tudo o que foi faturado no mês seguinte ao faturamento.
Outras necessidades referentes ao setor financeiro não é específico, seria controle de fluxo de caixa, etc. E neste controle as vendas não entram, apenas as comissões.
Necessidades em um futuro próximo:
-Emissão de notas fiscais
-Integração do sistema com o site, a fim de operarmos como um e-commerce.
Categoria: IT & Programação
Subcategoria: Programação
Qual é o alcance do projeto?: Criar um novo site personalizado
Isso é um projeto ou uma posição de trabalho?: Um projeto
Tenho, atualmente: Eu tenho uma ideia geral
Experiência nesse tipo de projeto: Sim (Eu já gerenciei esse tipo de projeto)
Disponibilidade requerida: Conforme necessário
Funções necessárias: Desenvolvedor
