Appsheet

Resumo do Projeto – AppSheet para Gestão de Eventos e Funcionários

Objetivo

Criar um aplicativo no AppSheet para otimizar a gestão de eventos da Khalifa Bartenders, incluindo a escala de funcionários, controle de estoque, relatórios de eventos, reembolsos e notificações automáticas via WhatsApp.

Módulos e Funcionalidades do Aplicativo

1. Gestão de Escala de Funcionários
    •    Importação automática de uma planilha com a programação dos eventos.
    •    Cadastro dos funcionários disponíveis para cada evento.
    •    Envio de notificações no WhatsApp para confirmar disponibilidade dos funcionários.
    •    Marcação de confirmação dentro do aplicativo.
    •    Atualização automática da planilha de escalas conforme as confirmações são recebidas.

2. Gestão de Eventos
    •    Cadastro dos eventos com dados como data, local, cliente, cardápio, quantidade de convidados, equipe escalada, etc.
    •    Criação automática de um grupo no WhatsApp para cada evento.
    •    Notificações automáticas para os funcionários no dia do evento com horário, local e lembrete para preenchimento do relatório.
    •    Possibilidade de edição caso o evento seja alterado (ex: mudança de local ou equipe).

3. Relatório do Evento
    •    Um funcionário líder preenche um formulário no AppSheet após o evento.
    •    O relatório inclui:
    •    Fotos e vídeos obrigatórios (upload dentro do AppSheet ou link para envio no WhatsApp).
    •    Checklist de estoque e insumos utilizados.
    •    Avaliação do evento, organização e atendimento.
    •    Controle de copos quebrados e materiais danificados.
    •    Observações finais.
    •    As respostas do relatório são armazenadas automaticamente em uma planilha do Google Sheets e enviadas para o grupo do evento no WhatsApp.

4. Controle de Reembolso de Uber
    •    Todos os funcionários do evento enviam no grupo do WhatsApp a foto do comprovante do Uber.
    •    O AppSheet deve coletar essas imagens e registrar o valor de cada reembolso automaticamente na planilha.
    •    No final da semana, gerar uma planilha com os valores totais a serem pagos.

5. Gestão de Pagamentos
    •    Cada funcionário confirma dentro do AppSheet os dias que trabalhou.
    •    O sistema cruza automaticamente as informações da escala e dos relatórios para evitar erros.
    •    Geração automática de uma planilha com os valores a serem pagos por cada evento.
    •    Criação de um grupo “Pagamentos” na comunidade do WhatsApp para lembretes automáticos sobre envio de informações de pagamento.

6. Notificações e Lembretes Automáticos
    •    Lembrete antes do evento: Notificar os funcionários do grupo sobre horário e local.
    •    Lembrete durante o evento: Notificar o funcionário líder para preencher o relatório.
    •    Lembrete após o evento: Notificar todos os funcionários para enviar os comprovantes de Uber.
    •    Lembrete semanal: Notificar os funcionários para confirmarem os dias trabalhados antes do fechamento dos pagamentos.

Tecnologias e Integrações
    •    AppSheet para criar o aplicativo.
    •    Google Sheets para armazenamento e atualização de dados.
    •    Google Forms (caso necessário) para relatórios adicionais.
    •    WhatsApp Business API / Integração com Zapier ou Make para automação de mensagens e criação de grupos automaticamente.

Resumo da Jornada do Usuário
    1.    Cadastro da escala de eventos e funcionários.
    2.    Confirmação de disponibilidade dos funcionários pelo WhatsApp.
    3.    Criação automática do grupo de WhatsApp do evento.
    4.    Lembretes automáticos sobre o evento.
    5.    Preenchimento do relatório pelo funcionário líder após o evento.
    6.    Envio de comprovantes de Uber pelo grupo.
    7.    Confirmação de dias trabalhados pelos funcionários.
    8.    Cálculo automático de pagamento e reembolsos.
    9.    Envio de lembretes sobre pagamento.